8 reglas de etiqueta para tener una videoconferencia con éxito (con infografía)
Las videoconferencias y las videollamadas han tenido una auge espectacular tanto en el ámbito empresarial como en el social y familiar
Cómo hacer una videoconferencia eficaz
La videoconferencia es una forma de comunicación con imagen, texto y sonido que permite a una o varias personas compartir cualquier tipo de información o conocimiento tanto de forma verbal como de forma escrita y con el apoyo de la imagen. También es posible compartir documentos, archivos informáticos, etcétera, etcétera.
La videoconferencia no es un servicio nuevo. La primera videoconferencia se hizo en abril de 1964. El problema, hasta hace unos pocos años, era el precio tanto de los equipos necesarios para realizar una videoconferencia como el alto precio de las comunicaciones. El abaratamiento de ambos costes es lo que ha popularizado, actualmente, este tipo de comunicaciones.
La evolución de la tecnología ha hecho posible que un dispositivo de bolsillo, como un simple smartphone (teléfono móvil-celular), pueda servir para hacer una videollamada o una videoconferencia. Esta revolucionaria tecnología unida a la gran reducción de costes que han tenido las tarifas telefónicas, han logrado que estos servicios lleguen a millones de consumidores en todo el mundo.
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8 reglas de etiqueta para realizar una videoconferencia productiva y eficaz
1. Comprobaciones previas. Antes de comenzar la videoconferencia es recomendable comprobar que todo funciona. La cámara, el micrófono, el router, la calidad de la conexión, etcétera. También debemos comprobar si el software está bien instalado y actualizado. Si no lo hacemos, puede que en el momento de empezar la reunión surjan algunos problemas o nos pida alguna actualización del software.
2. Iluminación. Tener una buena luz es importante. Aunque la cámara sea de buena calidad y con una buena resolución, si la luz no es buena, la imagen no se verá con la nitidez y calidad deseada.
3. Selección del fondo. No es apropiado colocarse delante un fondo brillante o con una luz posterior -como una ventana, por ejemplo-. Tampoco debemos tener detrás de nosotros una imagen exótica, una pared sucia o desconchada, un armario o librería desordenada, etcétera. Es recomendable elegir un fondo lo más neutro posible y que 'combine' bien con nuestra fisonomía y vestuario. Es decir, que nosotros seamos el 'actor' principal de la comunicación sin otras distracciones.
Una recomendación más. Mejor elegir una zona de la casa o de la oficina donde no pueda pasar nadie por detrás. No sería la primera persona que está en una videoconferencia y pasa alguien ligero de ropa por detrás, o alguna escena similar.
4. Vestir de forma adecuada. Es importante dar una buena imagen. Por esta razón, hay que elegir un vestuario acorde al momento, que no produzca destellos con las luces o reflejos en la cámara -cuidado con los complementos que suelen ser los que más los producen-. El vestuario debe ser 'completo'. Es decir, esa imagen de una persona vestida solamente con la parte superior del cuerpo no es más que una anécdota. Si no nos vestimos al completo, puede que en un momento dado tengamos que levantarnos para ir a buscar algo -o hacer algún movimiento similar- y entonces... puede verse algo que no debería haberse visto.
5. El encuadre. Tenemos que sentarnos en una posición en la que podamos movernos con cierta comodidad sin perder un buen encuadre. Debemos colocar la cámara y nuestra silla de forma que tengamos un buen encuadre, y la vez que estemos cómodos.
6. Cuidado con los ruidos. No hay cosa más molesta y desagradable que intentar hablar o estar escuchando a otra persona con ruidos de fondo. En la mayoría de los casos son ruidos que podemos controlar. Dejar la televisión o la radio puesta, una venta abierta, una mascota un poco traviesa, etcétera, son cuestiones que podemos y debemos controlar.
7. Puntualidad. La videoconferencia debe empezar a la hora prevista. Si falta alguien, que se incorpore cuando llegue. No es educado ni apropiado hacer esperar a las personas que han sido puntuales. Además, casi todo el mundo tiene más cosas que hacer y, seguramente, tiene otros compromisos que cumplir. La reunión debe empezar a la hora indicada y durar el tiempo previsto -puede darse alguna pequeña variación como mucho-.
8. Los turnos y orden del día. Una videoconferencia o reunión virtual tiene un orden del día que se debe respetar. Si se quieren tratar otros temas, habrá que convocar otra reunión. Hay que ceñirse a lo establecido en la convocatoria. También hay que evitar salirse del tema con trivialidades sobre cómo se nos ve en pantalla, que casa u oficina más bonita tienes, etcétera. Estas cosas hacen perder mucho tiempo. Antes de tomar los turnos de palabra es necesario presentarse para que los demás nos conozcan.
Una vez que la videoconferencia ha comenzado se deben respetar los turnos de palabra, esperar a los turnos de preguntas y debemos evitar interrumpir. El moderador o anfitrión de la reunión será el encargo de hacer cumplir las normas. Una buena opción, para evitar interrupciones y ruidos, es poner el micrófono en silencio cuando no tenemos que intervenir.
Videoconferencias: 8 reglas de etiqueta para tener una reunión más productiva y eficaz
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