Ceremonial escrito. II.

"La palabra es el arma de los humanos para aproximarse unos a otros". Ana Maria Matute.

Experto Universitario en Ceremonial y Protocolo, Heráldica y Vexilología de la Universidad de Oviedo

 

Imagen Protocolo y Etiqueta protocolo.org

Tarjeta:

Personal: Solo se escribe nombres y apellidos completos, en una línea en el centro de la tarjeta, suele ser más pequeña que la comercial. No se agregan direcciones, ni teléfonos, ni títulos.

Empresarial: se imprime el logotipo de la empresa. Debajo irán impresos el título profesional y el nombre de la persona, debajo de este, el puesto o cargo, la dirección (extremo inferior izquierdo de quien redacta) y teléfono, fax (extremo inferior derecho). La impresión más conveniente es en negro con relieve.

Correspondencia.

Elementos para escribir:

Papel: tamaño carta o A4 de la mejor calidad posible. El color debe ser sobrio (blanco, marfil, gris, lila y celeste, evitar colores fuertes). Para la impresión del membrete o logotipo se usa el color institucional. Tinta negra para escribir. Si se usa una segunda hoja, esta no tendrá membrete.

Sobres: harán juego con el papel carta. La impresión de la dirección se colocará en la solapa. Si se tratara de un sobre comercial, se colocará el logotipo y la dirección en el frente.

Esquelas: Carta breve utilizada para correspondencia de cortesia. En ella se agradece, se piden disculpas, se felicita, se presentan condolencias. Es una forma de comunicación menos formal y más personal. El formato del papel es de la mitad de una hoja A4.

Según se redacte en 1ª persona o en 3ª el uso del papel será vertical, para la redacción en 1ª persona, u horizontal si está redactado en 3ª persona.

Cuando se redacta en 3ª persona además del formato del papel apaisado (u horizontal) la ubicación de los elementos será diferente.

El nombre de quien remite con el cargo se colocará en la parte superior del papel en el ángulo izquierdo. Se comienza con la firma, sigue el texto y se termina con el lugar, fecha y datos
de la persona a quien la dirigimos (angulo inferior izquierdo).

Si se redacta en 1ª persona el formato del papel es vertical y el resto del formato es similar al de una carta.

Esquelas de agradecimiento:

- Por regalos: en papel esquela o tarjetones personales. Debe ser escrita inmediatamente después de haber recibido el regalo.

- Describir el placer que nos ha causado el regalo.

- Agradecer la generosidad de la persona.

- Describir el regalo.

- Elogiar las cualidades del mismo.

- Después de recepciones: también se utiliza para agradecer una invitación.

- Hacerle saber lo bien que nos hemos sentido en el lugar de la recepción.

- Elogiar todo el general y alguno de los puntos más llamativos en especial (el grupo de invitados, el arreglo de la mesa, las flores, etc).

Esquela de condolencia: Se puede contar algún recuerdo. Si la relación con la familia no fuera muy estrecha se aguardará una o dos semanas antes de hacerlo. Dejar ese tiempo para los amigos más íntimos, pero no dejar de hacerlo, porque se puede interpretar como indiferencia.

Telegramas de condolencia: Se envían si la relación no hubiera sido muy íntima o si lo hubiera sido solo comercial. Ej: nuestras más profundas condolencias; reciba todo nuestro afecto en tan doloroso momento; acompañando con el nuestro su gran dolor; ante esta gran pérdida, reciba nuestro más sincero afecto; unidos en el dolor ante la perdida de ...

Invitaciones: tres tipos de tarjetas impresas.

- Una usada para acontecimientos importantes que será impresa especialmente con todos los datos necesarios.

- Otra en la que además de estar impresos todos los datos del acontecimiento se dejará libre un espacio luego de: "Tiene el honor de invitar a ..." donde manuscrito se completará con el nombre del invitado. Son las llamadas invitaciones protocolares o personalizadas.

- Otra, tendrá un espacio para escribir el nombre del invitado, otro para especificar a que se esta invitando, otro para la fecha y hora. La dirección se coloca en el ángulo inferior izquierdo.

Medidas aproximadas: 17 o 18 cm. de ancho, por 13 cm. de alto

Las siglas R.S.V.P. o S.R.C. se colocan en el águlo inferior derecho, debajo el número de teléfono. Si se hubieran hecho las invitaciones por teéefono primero y por lo tanto ya se ha recibido la confirmación, se cruza R.S.V.P. y el número de teléfono, escribiendo "p.m." (pour memoire).

Nunca debe escribirse la palabra "horas", ni su abreviatura (hs.) ya que es una redundancia en idioma español. Al decir a las ..., se sobreentiende que se refiere a horas.

Tampoco corresponde escribir la hora expresada con los códigos: a.m. - p.m. ya que los mismos tampoco corresponden al idioma español.

En idioma español siempre el nombre de los meses y de los días se escriben con minúscula.

Formula de cortesíaa: "Tiene el honor de invitar a ...".

Cartas:

Hay tres tipos de cartas:

- Amistosas.

- Sociales.

- Comerciales.

Cartas amistosas: No existen reglas. Una buena carta será como una charla.

Cartas sociales: El formato correcto para estas son las esquelas. Sin embargo se las suele utilizar como invitaciones, contestaciones a invitaciones, agradecimiento de invitaciones, de regalos o atenciones, condolencias.

Cartas comerciales: tienen siempre un propósito definido. Su lenguaje debe ser breve, claro y cortés.

El encabezamiento dirá Señor. o Estimado Señor. (seguido de punto (.) y no de coma (,) ya que ésta corresponde al estilo del idioma inglés.

Si es a una empresa y se desconoce un destinatario puntual puede dirigirse a:

"Estimados Señores".

La antefirma será: Saludo a Ud. /Uds. atentamente.

Actualización del ceremonial escrito.

Excepto en la correspondencia oficial que debe conservar las normas del decreto 333/ 85, en la actualidad en la correspondencia comercial se omiten las formas tradicionales (de nuestra mayor consideración, por la presente ... etc.).

El estilo y la estructura de redacción de la oración serán directos; es decir se enuncia el tema sin rodeos y la idea secundaria se redacta a continuación.

Es importante recordar que los párrafos deben separarse con espaciado doble y el saludo irá separado con espaciado triple del cuerpo de la carta.

Importante mantener la coherencia gramatical. Si el cuerpo de la carta es redactado en 1ª persona, mantenerla en el saludo.

La palabra cordialmente solo se utiliza cuando hay una relación comercial de larga data o vínculos muy allegados ya que alude a compromiso afectivo, en su lugar se utiliza, por ejemplo, la fórmula atentamente.

El adaptar nuestra redacción a las normas vigentes es también imagen.

Imagen personal que habla de una persona preocupada en la capacitación y actualización constantes.

Imagen institucional porque muestra que sus recursos humanos y comunicacionales son acordes al devenir de los tiempos.

 

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