Correspondencia protocolar.
Es muy importante gestionar bien el flujo de cartas que se envían y reciben para poder atender de forma correcta estas comunicaciones.
Universidad Técnica Federico Santa María.
Universidad Técnica Federico Santa María. Manual de Ceremonial y Protocolo.
Correspondencia protocolar.
La correspondencia protocolar se encarga de gestionar el conjunto de cartas, invitaciones y otros documentos que deben ser enviados o que son recibidos, y que son funciones del correspondiente responsable de este tipo de correspondencia.
Tarjeta de invitación: Al remitirse una invitación a una actividad de la USM, se guardarán las siguientes formalidades:
- La redacción debe realizarse en tercera persona.
- El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo y 21 como máximo, y éste estará a cargo de la unidad organizadora. En caso que se invite autoridades de Gobierno de alto rango (Presidente de la República, Ministros de Estado, etc.) se sugiere que sean cursadas con 30 días de anticipación, y suscritas por el Rector.
- Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales (Intendente Regional, diputados y senadores de la zona, etc.), serán cursadas por el Rector y se sugiere que se despachen con 20 días de antelación.
- Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseño adecuados, indicando claramente el propósito de la misma, lugar, hora, y demás pormenores. Indicar teléfono de confrmación y designar a una persona que llame para confrmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados.
- Si la invitación es personalizada deben indicarse nombre y cargo del invitante y cargo, unidad o institución, nombre y apellidos del invitado.
- Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de Usted. Las invitaciones por tarjeta no deben firmarse.
- Todas las invitaciones deben ser previamente conocidas por RR.PP., la que podrá recomendar cambios en su redacción o presentación, si no cumplen las normas protocolares corporativas.