Cómo organizar un acto o evento en 6 sencillos pasos

Organizar un evento es una tarea compleja que requiere tener en cuenta muchos detalles. Veamos las claves

 

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Las seis preguntas básicas que todo organizador de eventos debería hacerse

La organización de un evento, por pequeño que sea, conlleva mucho trabajo de coordinación y preparación para que todo salga bien. Aquí damos seis preguntas claves si queremos que no se nos pase nada por alto.

1. What

¿Qué vamos a organizar?

  • Reunión Profesional

    Un acto más informal en el que invitamos a profesionales o expertos en una materia a debatir y compartir ideas e intercambiar experiencias en el ámbito de nuestro interés.

  • Congreso Profesional

    Un congreso requiere unas instalaciones y generalmente cuenta con la presencia de ponentes, personalidades o expertos en la materia de nuestro interés que imparten conferencias o maestrías sobre su área de conocimiento

  • Congreso o Reunión Comercial

    De forma más formal (Congreso) o informal (Reunión) invitamos a posilbes clientes, distribuidores, medios de comuniación o comerciales que puedan tener algún interés en un producto, en su comercialización o compra, en la que procuraremos explicar todas sus bondades y beneficios económicos.

  • Reunión Social

    Una reunión informal a la que se invitarán a personas con algún interés o historia comúm, pueden ser desde viejos compañeros de estudios, o personas interesadas en algún tipo de ayuda social, política o de otras características.

    El alcance de nuestros objetivos determinarán el tipo de lugar o acontecimiento (Brunch, Lunch, Cena, Desayuno...)

2. Why

¿Por qué vamos a organizar ese acto o evento?

  • El Objetivo

    Nunca debemos perder de vista el objetivo de nuestro congreso, acto, evento o reunión. Durante la organización e inclsuo durante el desarrollo del mismo, es fácil distraerse de una forma u otra e interesarse en otros aspectos al margen de nuestro objetivo.

    Por eso es importante tener un guión o esquema escrito es el que desglosemos la agenda al máximo detalle posible, incidiendo siempre en cómo poner nuestro objetivo al frente de cada momento

3. Who

¿Quién va a asistir? ¿A quién vamos a invitar?

  • Invitados, Ponentes, Personalidades, Congresistas, Participantes

    Saber quien es quien, y la importancia de cada cual en el acto organizado es vital. Sea cual sea el tamaño y la ambición de nuestro acto, siempre se agradece una lista y tarjetas que permitan al resto de asistentes identificar a las diferentes personas, sus funciones e importancia en el objetivo del mismo.

4. How

¿Cómo lo vamos a organizar todo?

  • Tipo de Acto

    Saber si realizamos una reunión más informal, un congreso más formal, o un evento social, happening, inauguración, acto político, acto solidario, o una simple cena de viejos compañeros de aula, es clave para iniciar el proceso de organización.

    Ser ambicioso pero realista es una fórmula infalible para el éxtio

    Desglosar y esquematizar todos los puntos, desde el objetivo, invitados, y agenda hasta el último minuto nos ayudará a que todo fluya mucho mejor

5. When

¿Cuándo va a tener lugar ese acto o evento? ¿Cuándo lo vamos a hacer?

  • La asistencia depende de las fechas

    Organizar un acto o evento durante fiestas, ferias, bank holidays, y otras fechas señaladas en el calendario no suele ser buena idea, escoger una fecha en la que no haya otros acontecimientos que puedan reducir la presencia en nuestro acto requiere un poco de estudio y algunas consultas con los posibles participantes.

6. Where

¿Dónde lo vamos a hacer? ¿Dónde va a celebrarse ese acto o evento?

  • Lugar de celebración

    Dependiendo nuevamente de la formalidad o alcance de nuestro acto, el lugar será importantes, desde un restaurante reservado, o una sala pública, o un hotel, o un palacio de congresos.

    La clave será siempre hacerlo con realismo y ambición a partes iguales, una reunión de compañeros no necesita ni mucho menos tanta preparación y planificación como un congreso de una multinacional, pero el empeño en que todo salga bien debe ser el mismo.

Desarrollando de forma adecuada cada una de estas fases podemos lograr organizar un acto o evento de éxito. El método de las seis preguntas -los anglosajones lo llaman el método de las seis W's-, es una forma realmente fácil de organizar todo tipo de eventos partiendo de un esquema tan sencillo como es el de responder a las seis preguntas propuestas con el detalle que sea necesario en cada caso.

 

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