Hola Stella, es muy difícil resumir todo lo que tendrías que hacer. En relación con los invitados te puedo dar algunas ideas de como abordar el asunto protocolario....
Los invitados:
Tendrás que reservar en el desfile asientos para las autoridades y personalidades que asistan. Para su colocación y ordenación protocolaria existe un Real Decreto, R.D.2099/83, de 4 de agosto, que regula las precedencias del Estado. En algunas Comunidades Autónomas las prededencias están reguladas por Decretos que de alguna manera complementan al R. D. del Estado. Informate sobre esto.
El resto de invitados se ordenarán según varios criterios como su relación con la empresa o institución que organiza el acto, la importancia de la empresa que representan (si representan alguna),su importancia a nivel mediático..
Tendrás que planear los recibimientos de autoridades y personalidades (quién recibe, cuando, dónde, cómo).
En fin, hazte con un buen manual de protocolo para planificar el acto adecuadamente, si es tan importante como dices, tienes mucho trabajo que hacer. Te deseo suerte, un saludo.