Hija mía, tu necesitas contratar los servicios de una empresa o profesional porque te veo un poco perdida.

Haciendo un resumen rápido, pues el tema es mucho más complejo para poderlo resumir en unas líneas, como primer punto realizas la recepción de invitados, luego puede celebrarse una misa (o una entrega de distinciones, premios o reconocimientos diversos), posteriormente un aperitivo que precede a la comida, y puedes finalizar con un baile u otro espectáculo, dando a media tarde un "cup" o ponche para tomar fuerzas. Las posibilidades de organización son muchas.

En cuanto a ponerte en contacto con los alumnos, solo tienes que conseguir un listado de la promoción del año que celebra el aniversario.

Hacer las invitaciones, contratar el catering, la orquesta o artista, la floristería, las invitaciones, etc. etc. es labor de los organizadores y la antelación con la que debes hacerlo depende de las fechas y el tiempo con el que cuentes.

Si ves que te supera, mejor utiliza los sevicios de un profesional, que para eso están.