Ana,
En la minuta debes de poner el motivo del encuentro y la fecha porque puede ser un bonito recuerdo, sobre todo si cuidas la presentación. Puedes hacerla con ordenador (te recomiendo la pagina web dafont.es donde encontraras muchisimos tipos de fuentes para descargas y no tener que utilizar el tipico arial, times new roman o similar) o a mano (más personalizadas) ya que sereis pocos y quedan más originales.
En la minuta no se ponen el nombre de los padres generalmente (salvo que tu desees lo contrario) pero si es así pones el nombre del padre/madre que vive y debajo el texto "Viuda/Viudo de.... (y el nombre del fallecido/a). Pon tu nombre y el de tu novio en la cabecera, luego centrado el menú y como pie el motivo, la fecha y gralmente la ciudad donde ocurre. Puedes modificar la distribucción si en vez del tipico tarjeton utilizas un diptico u otro formato.
En cuanto en donde celebrar la pedida, al tratarse de un evento privado y personal, puedes organizarlo donde mas se acomode a tus posibilidades y deseos. Lo tradicional es hacerlo en casa de los padres de la novia pero cualquier otro sitio es valido, si los novios estan agusto.
Un saludo