Si eres asistente de una autoridad diplomática (entiendo que dentro de un consulado o emabajada) lo mejor es que consultes con el dpto de protocolo o comunicación correspondiente: cada institución tiene su "reglas". Para protocolo, en general, tienes infinidad de libros como el que te han aconsejado.

Un saludo,

Creo que deberías especificar algo más la situación del recibimiento, el cargo del diplomático, la causa, la hora, la situación... De todas formas existen gran cantidad de libros de protoclo donde encontrarás información, hay, concretamente, uno muy completo "La diplomacia y su protocolo" de Blanca López Caballero que te será bastante util.