Precedencia y disposición de autoridades en actos universitarios.

Primer Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

INTRODUCCIÓN.

Antes de tratar el tema objeto de nuestra consideración, quisiera hacer dos breves indicaciones que deben servirnos de punto de partida.

En primer lugar, entre las Conclusiones del "I Congreso Internacional de Protocolo", celebrado en Oviedo en el mes de septiembre del pasado año, la sexta conclusión señalaba expresamente: "En la Universidad [las Reales Academias y otras instituciones similares], los congresistas aquí reunidos estiman que deben respetarse escrupulosamente las normativas y tradiciones en el Protocolo, especialmente en la composición de las Presidencias". Es, por tanto, en el marco de la naturaleza y modos de hacer del protocolo universitario en el que debe establecerse el orden de precedencia y la disposición de autoridades asistentes a actos de carácter universitario.

En segundo lugar, y sin menoscabo de lo dicho anteriormente, no debemos perder de vista la universidad que demanda la sociedad del siglo XXI. En este sentido, la apertura a los nuevos actores -instituciones y autoridades- sociales y económicos, que, en muchos casos, participan decisivamente en la configuración y desarrollo de las universidades (de manera singular las empresas públicas y privadas) podría ayudarnos a reflexionar sobre la atención en ocasiones obsesiva que, a mi juicio, los profesionales del protocolo universitario dedicamos al papel o al nivel de representación que las autoridades, en particular, políticas, desempeñan en los actos universitarios. Este sería, pues, el primer criterio de actuación que desearía transmitir desde estas páginas.

Hagamos ahora un breve repaso a los actos de carácter universitario que, de manera más extendida, se celebran en nuestras instituciones, antes de proceder a explicar cuáles serían los criterios más adecuados para la precedencia y disposición de autoridades, en cada uno de ellos.

1. TIPOS DE ACTOS.

La clasificación más sencilla de los actos más significativos que tienen lugar en las universidades españolas, hasta la fecha, podría quedar como sigue.

En primer lugar, habría que hablar de los Actos internos o relativos a los ÓRGANOS DE GOBIERNO - Claustro y Juntas, fundamentalmente. No vamos a entrar ahora en su análisis, puesto que cada Universidad posee sus Estatutos y Reglamentos, que estipulan como deben convocarse, celebrarse y organizarse este tipo de actos.

En segundo lugar, podríamos referirnos a los actos de contenido ACADÉMICO o Actos propios de nuestras universidades. Estos actos pueden ser de dos tipos: actos de carácter general y actos de carácter específico. Entre los primeros, podemos incluir los siguientes: Apertura de Curso Académico, investidura de nuevos doctores, toma de posesión de nuevos profesores, investidura de Doctores "Honoris Causa", fiestas de Patronos de Facultades y, también, en actos más variados, la entrega de Medallas de honor, o de oro, de la Universidad, así como la de Diplomas o Escudos a los "números uno" de cada promoción.

Entre los actos de carácter específico podemos señalar, entre otros, los diversos actos conmemorativos que tradicionalmente celebran las universidades. En el caso de Alcalá, en el mes de noviembre tiene lugar el "Annua Commemoratio Cisneriana", en el Paraninfo de la Universidad, acto en el que se produce la entrega de Escudos de la Universidad a los "números uno" de promoción.

Existe, por último, un tercer tipo de actos que podríamos denominar Actos UNIVERSITARIOS, de contenido no propiamente académico. Entre ellos destacan la firma de convenios con otras instituciones, públicas o privadas; la inauguración y clausura de congresos, exposiciones, etc.; la presentación de publicaciones; y la jornada de "puertas abiertas" de la Universidad o de una Facultad concreta, entre otros actos.

Esta sencilla clasificación puede constituir un criterio de referencia de gran utilidad, no sólo a la hora de establecer la precedencia y ordenación de autoridades sino, además, en el momento de decidir quiénes pueden o deben ser invitados a los distintos actos que hemos indicado.

En cualquier caso, la disposición de autoridades en cada uno de los actos debe, en todo momento, tener en cuenta un factor clave como es "el espacio".

2. ORDENACIÓN DE LOS ESPACIOS.

A este respecto, es preciso hacer algunas consideraciones de importancia. En primer lugar, acerca de los tipos de espacio donde aplicar el protocolo universitario.

En orden a establecer un criterio de actuación adecuado, sugerimos el siguiente reparto: el Aula Magna o Paraninfo y el Salón de Grados de cada Facultad, para actos preferentemente académicos; los Salones de Actos, para aquellos relativos a los Órganos de Gobierno de la Universidad, así como para los actos que denominamos "Universitarios" - de contenido, por tanto, no específicamente académico.

En tercer lugar, no hay que olvidar, a la hora de establecer el desarrollo de las ceremonias, que constituyen una "oportunidad de integración", lo cual, en muchos casos, no resulta fácil dada la dispersión, incluso geográfica, de los distintos centros y facultades de una institución como la nuestra, actualmente en constante crecimiento y expansión. En este sentido, sugerimos, por ejemplo, que los Directores de Departamentos dispongan, al menos, de una zona reservada para ellos. Tengamos en cuenta que la estructura interna de muchas universidades es departamental y que si bien la especialización sigue en alza, cada vez es más frecuente la existencia de Departamentos universitarios con carácter interfacultativo.

En cuarto lugar, y en relación con la ordenación de los espacios, no hay que perder nunca de vista que el desarrollo de las ceremonias universitarias transmiten una imagen o modo de ser como institución, así como un modo de proceder y gestionar - especialmente en actos no académicos - que nos ha caracterizado de manera singular, dotando al protocolo universitario de una identidad específica y de una proyección única, gracias a su tradicional prestigio y atractivo.

Por último, hay que valorar siempre, en función del espacio disponible y de la distribución del mismo, los aspectos de seguridad, por un lado, y la disposición de los medios de comunicación - gráficos, periodistas y medios audiovisuales (cámaras) - por otro. En este sentido, confirmar las autoridades que van a asistir no es ni mucho menos, un capricho protocolario, ni constituye un afán de control innecesario, sino todo lo contrario. De otro lado, respecto a los medios de comunicación es un buen criterio de actuación reservar una zona acotada para ellos y, si es posible, siempre la misma.

Hechas estas consideraciones, que facilitarán la recepción y el acomodo de las autoridades invitadas evitando, en no pocos casos, situaciones embarazosas e incluso desagradables, vamos a referirnos ahora a la ordenación de las autoridades presentes en los actos.

3. ORDENACIÓN DE AUTORIDADES.

Comencemos con algunas recomendaciones sobre la formación de las Presidencias.

En las cesiones de Presidencia de los actos conviene ser restrictivos en los Actos propios o de contenido Académico. En estos casos, recomendamos ceder la Presidencia del Acto únicamente a los miembros de la Casa Real, con este orden de prelación: Rey o Reina y Príncipe o Princesa de Asturias. Tan solo en casos excepcionales, y en aquellos en que la tradición universitaria así lo haya contemplado, se cederá la Presidencia en Actos Académicos a la máxima jefatura del Gobierno nacional ó autonómico: Presidente del Gobierno ó Presidente de Comunidad Autónoma.

En cuanto a la posibilidad de establecer una doble Presidencia, ésta podría darse en los actos universitarios no académicos, siempre con carácter restrictivo y en particular en los actos no "de" (organizadora) sino "en" (como anfitriona) la Universidad - actos, por otra parte, cada vez más frecuentes en los recintos universitarios. Hay un criterio de actuación aconsejable a la hora de restringir la formación de este tipo de Presidencias. En este supuesto, debe hacerse hincapié que para acceder a la formación de una doble Presidencia, el lugar de celebración del Acto no sería nunca ni el Aula Magna o Paraninfo, ni los Salones de Grado. En este sentido, se aconseja, además, que la Universidad no figure como organizadora del Acto.

Por lo que se refiere a la composición de las mesas de presidencia es conveniente no extenderlas más allá de 5 puestos, para las presidencias de Actos, Académicos, ni tampoco más de 7 puestos en los Actos "no académicos".

Las mesas de presidencia de los Actos Académicos deben estar ocupadas por académicos, pero pueden formarse "presidencias mixtas", siendo posible incluir normalmente en ellas al Presidente del Consejo Social de la Universidad, Presidente de la Comunidad Autónoma o Presidente del Parlamento o Asamblea Autonómica, autoridades educativas, nacionales ó autonómicas, con rango superior al de Director General, Delegado del Gobierno y Alcalde de la ciudad. En cuanto a la posibilidad de incluir autoridades militares ó religiosas en las mesas de presidencia de estos Actos, no lo consideramos oportuno, excepto en aquellas universidades donde se contemple tradicionalmente.

Sugerimos, por tanto, un criterio flexible para la composición de las mesas de presidencia en "Actos propios" de la universidad, mientras que, salvo excepciones, nos inclinamos por ser lo más restrictivo posible en lo referente a las Presidencias de este tipo de Actos.

Las mesas de presidencia de los Actos Universitarios (no académicos, por tanto, según nuestra clasificación) pueden estar ocupadas por otras autoridades de las Administraciones del Estado -nacional, autonómicas o locales - al igual que por representantes de otras instituciones o empresas, públicas y privadas. No obstante, en este tipo de Actos tienen siempre precedencia las autoridades académicas ante las no académicas.

Por lo que respecta a la presencia de otras autoridades - en particular, sociales y económicas - en las mesas de presidencia de este tipo de Actos, sí es recomendable que el orden de prelación corresponda, siempre, a las autoridades académicas y situar, a continuación, a las autoridades relacionadas con la materia específica del Acto (en concreto, los patrocinadores).

4. ORDENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS.

Finalmente, quisiéramos cerrar estas páginas apuntando algunos criterios generales de actuación acerca de la disposición de lugares ó puestos en el espacio, por excelencia, de nuestras universidades: el Aula Magna ó Paraninfo.

Lo más aconsejable sería reglamentar el ordenamiento y la distribución de los espacios (al menos)*1, de manera que sea conocida esta reglamentación por la comunidad universitaria - y, en particular, académica.

De este modo se solucionarían, de antemano, muchos problemas y se alcanzaría una mayor integración de la Universidad en la participación en actos institucionales que le son propios, así como una mayor eficiencia en la organización de los mismos.

Por otra parte, a la hora de establecer esta reglamentación, resultaría más conveniente fijar una especie de "decreto de mínimos" que impidiese rigideces siempre innecesarias para "organizadores" e invitados (autoridades o no) y facilitase el disfrute completo de los actos y celebraciones en el marco universitario - que, al fin y al cabo, de eso también se trata...

Granada, 6 de marzo de 1996.

(1)* NOTA: La Universidad de Alcalá ha fijado la distribución de puestos en su Paraninfo, mediante Acuerdo de la Junta de Gobierno de 14 de octubre de 1993.