Manual de Ceremonial y Protocolo. Instituto Profesional Valle Central.

Ceremonial y Protocolo.

Todo acto Institucional requiere de ciertas formalidades para su organización y desarrollo, de modo de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto, que las distintas unidades de nuestro Instituto puedan ordenar el ceremonial de los actos que organicen sobre bases comunes para toda la institución.

Esta publicación es una síntesis del Manual de Ceremonial y Protocolo del Instituto Profesional Valle Central, elaborado por el Departamento de Comunicaciones, con las principales normas que deben observarse para la realización de actos de esta naturaleza.

Clasificación de los actos Institucionales.

Actos solemnes:

Son aquellos que el Instituto Profesional Valle Central celebra periódicamente, de acuerdo a normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación.

Su organización es responsabilidad del Relacionador Público, pero en este caso recae en el Departamento de Comunicaciones, sin perjuicio de la colaboración que le puedan brindar otras unidades de la Institución. Estos actos son los que se nombran a continuación:

· Aniversario Institucional.

· Inauguración del Año Académico.

· Organización de semana "mechona".

· Ceremonias de Titulación.

Actos institucionales:

· Inauguración de obras de alcance institucional.

· Reconocimientos y homenajes.

En el primer caso, su organización es responsabilidad de la unidad directamente beneficiada, la que contará con la colaboración del Departamento de Comunicaciones en lo relativo a su coordinación y ejecución. Las invitaciones serán suscritas por el Rector y la máxima autoridad de la unidad organizador.

La responsabilidad de la organización de los actos de homenaje por años de servicios a académicos y no académicos, en tanto, corresponde al Departamento Comunicaciones.

Actos interinstitucionales:

Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:

· Firma de convenios o acuerdos.

· Entrega de donaciones.

· Visitas protocolares.

Su organización es de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada con el estrechamiento y/o consolidación de estos lazos, con la colaboración del Departamento de Comunicaciones. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas o, si ello no fuere posible, sólo por la Rectoría.

Actos académicos:

Comprenden las ceremonias de:

· Entrega de títulos o diplomas.

· Premiaciones.

· Inauguración de laboratorios u otros.

· Celebración de efemérides.

· Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios, congresos, etc.).

La organización y coordinación de los actos académicos, son de responsabilidad de la unidad gestora de la iniciativa, con la colaboración del Departamento de Comunicaciones. Las invitaciones a este tipo de ceremonias serán cursadas por la máxima autoridad de la unidad organizadora.

Ceremonial Institucional.

Algunas de las formalidades que deben observarse en la organización de un acto Institucional (universitario) son las siguientes:

Invitación.

Al establecer la fecha y hora de la realización de una ceremonia, debe considerarse la disponibilidad de tiempo de la autoridad invitada, ya sea ésta externa o interna, particularmente si se desea que haga uso de la palabra. Para ello, la unidad organizadora le comunicará; de preferencia por escrito, el propósito de la invitación con la debida anticipación, especificando si deberá intervenir en el acto y, si así fuere, sugiriendo la temática a tratar.

Se enviará carta firmada por el Rector cuando se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Senado, Presidente de la Corte Suprema, Presidente de la Cámara de Diputados, ex-Presidentes de la República, Cardenales, Embajadores extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro y Contralor General de la República.

A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.

Recepción de autoridades.

Para la recepción de invitados, se debe considerar la jerarquía de quienes reciben y de quienes se recibe. En cualquier caso, debe estar siempre algún directivo de la unidad organizadora, en representación de su máxima autoridad, si éste no pudiere hacerlo.

Si asisten altas autoridades externas, éstas serán recibidas por el Rector, Vicerrector, Director Académico, etc. en la Rectoría, desde donde se dirigirán lugar correspondiente, marcando su llegada al inicio del acto. De la misma manera se procederá, para las firmas de convenios y/o entrega de donaciones, con las autoridades de la institución involucrada.

Ubicación de los invitados.

La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia y actuando como dueño de casa la máxima autoridad de la unidad organizadora. Esta cederá el centro de la primera fila, de la mesa de honor o testera (lugar destinado al anfitrión) al Rector o su representante legal cuando asista, ubicándose a su izquierda.

Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un número impar de personas, no superior a siete, con el dueño de casa al centro. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecho a izquierdo, de mayor a menor jerarquía.

Para la firma de convenios y/o entrega de donaciones, los máximos representantes de las instituciones serán ubicados protocolarmente en al centro de uno de los costados de una mesa, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si fueren tres los firmantes, el Rector se situará en el centro. Los demás asistentes serán ubicados de acuerdo a su jerarquía e intercalando invitados internos y externos en los lugares asignados al público o alrededor de la mesa.

Uso de las banderas nacional e institucional.

La Bandera Nacional sólo se empleará para los actos universitarios solemnes de inauguración del año académico y de celebración del aniversario institucional y en aquellos en que esté presente el Presidente de la República -en cuyo caso se enarbola el Estandarte Presidencial- o un Ministro de Estado en su representación. En las otras ceremonias se usará el pabellón institucional, de acuerdo a las siguientes normas:

- La bandera institucional nunca puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañen, ni puede quedar izada a menor altura que las demás.

- La bandera de la institucional debe ser colocada siempre en forma tal que destaque en el conjunto.

- En el caso de conferencias , la bandera institucional debe ir colocada al lado derecho del principal orador, esto es a la izquierda según la percepción del público.

- Si está acompañada de un número par de banderas, ocupará el lugar al centro de ellas. Los demás pabellones, en tanto, se colocarán a su derecha e izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de precedencia establecido.

- Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador, u otra ubicación en forma que destaque.

- La precedencia de las otras banderas presentes será determinada por orden alfabético, salvo que existan otros motivos que considerar, por ejemplo: jerarquía de las instituciones representadas, presencia de naciones extranjeras u otra razón.

El Himno Nacional.

Este será interpretado únicamente en los actos universitarios solemnes de inauguración del año académico y de celebración del aniversario institucional, al comienzo de la ceremonia. En los otros actos, sólo se interpretará el Himno del Instituto Valle Central, al inicio o al término de la actividad.

Programa básico de algunos actos Institucionales.

Inauguración de obras.

· Introducción.

· Himno del Instituto Valle Central.

· Palabras de la máxima autoridad de la unidad beneficiada.

· Palabras del Rector.

· Corte de cinta.

· Recorrido por el lugar.

Reconocimientos y homenajes.

· Introducción.

· Palabras del Rector o su representante.

· Entrega de reconocimientos.

· Himno del Instituto Valle Central.

· Cierre.

Firma de convenios.

· Introducción.

· Lectura de las principales cláusulas del acuerdo.

· Firma de los documentos.

· Palabras del Rector o su representante.

· Palabras del representante de la (s) otra (s) institución (es).

· Cierre.

Entrega de donaciones.

· Introducción.

· Palabras del representante de la institución que entrega la donación.

· Entrega de la donación o firma de los documentos correspondientes.

· Palabras del Rector.

· Cierre.

Visitas protocolares.

· Saludo al Rector en Rectoría.

· Entrega de obsequios y folletos institucionales.

· Recorrido por la Institución.

Entrega de títulos.

· Introducción.

· Himno de Instituto Valle Central.

· Palabras del Rector.

· Entrega de títulos.

· Entrega de distinciones y obsequios (mejor alumno, mejor compañero, deportistas destacados, etc.).

· Palabras de un egresado.

· Canción del Adiós.

· Cierre.

Precedencia de Instituto Profesional Valle Central.

La precedencia de las autoridades del Instituto Profesional Valle Central, que regirá en las ceremonias o actos que se realicen en la Institución será la siguiente:

· Rector Nacional.

· Presidente De Consejo Directivo.

· Vicerrector Nacional.

· Director Nacional.

· Rectores Regionales.

· Directores de Sede.