15. Actos Académicos.

4. Actos Académicos.

Los actos académicos gozan de una especial relevancia, dentro de la comunidad educativa, ya que son desarrollados con un amplio despliegue ceremonial, en la mayor parte de los casos, amparados en tradiciones centenarias.

Primeramente la Unidad o sede organizadora del evento debe coordinar con Supervisión, el Consejo Académico General (u otras unidades de ser el caso) la fecha o fechas en las que se llevará a cabo el evento a fin de que no coincida con otras actividades organizadas previamente. Igualmente será necesario verificar la disponibilidad de tiempo de las autoridades de la ESPEA que acudirán a este. Posteriormente deberá hacerse llegar una agenda tentativa de las actividades a desarrollarse y el o los lugares destinados a ser sede de este evento.

Así también será responsabilidad de la Unidad o unidades organizadoras lo siguiente:

- Definir el listado de los invitados.

- Cursar las invitaciones siguiendo los lineamientos del uso del logotipo institucional.

- Tomar en cuenta el tiempo de entrega/recepción de las invitaciones.

- Coordinar la entrega de correspondencia, con la finalidad de hacer llegar con la debida anticipación los reportes de entrega recepción de las invitaciones.

- Visitar con antelación el lugar donde se va a realizar el acto, verificar todos los requerimientos (mantelería, amplificación, iluminación, etc.) y establecer contactos con la unidad responsable de atenderlos.

- Supervisar que todos los equipos de audio estén en óptimas condiciones.

- Determinar la necesidad de la confirmación de los invitados.

- Contratación de attachés que atienden la recepción y ubicación de los invitados al acto.

- Verificar otras necesidades como puede ser la entrega de certificados, reconocimientos, presentes, etc.

- Intermedio musical: piezas apropiadas a la solemnidad del acto.

- Identificar la necesidad de un maestro de ceremonia para realizar la debida asesoría.

- Verificar la asistencia de las autoridades y personalidades que formaran la mesa directiva.

- Preparar la lista de vocativos en orden de precedencia.

- Preparar requerimientos adicionales: banderas, estandartes, banner de la unidad académica..

- Solicitar guardias de seguridad cuando el evento lo requiera.

- Solicitar reservación del parqueadero, de ser necesario.

Además la unidad organizadora deberá elaborar con suficiente anticipación la lista de las autoridades e invitados especiales de manera que pueda elaborar el orden de precedencias y por lo tanto reservar o colocar los asientos suficientes para la ubicación específica de cada uno de ellos.