05. Organización de eventos para la institución.

Organización de eventos para la institución.

Para la adecuada realización de cada evento en la Institución, primero se debe catalogar el acto en la anterior clasificación, para tener claro el protocolo que debe seguirse en su planeación, consecución, logística y responsabilidades.

- Reservar el espacio e implementos audiovisuales.

- Suscribir el acto en el Centro de Información Institucional.

- Diligenciar formato de información para programa el evento en el Centro de
Información.

- Confirmar agenda (de quienes presiden el acto según clasificación).

- Confirmar Disponibilidad Presupuestal.

- Si se requiere colaboración de la Oficina de Comunicaciones diligenciar el
formato ref. Requerimiento acompañamiento en eventos (enviarlo mínimo con
ocho (8) días hábiles antes de la ejecución del acto).

- Planear el evento con un tiempo prudencial.

- Solicitar colaboración de logística a la Oficina de Servicios Generales (mínimo
ocho (8) días hábiles antes).

Responsabilidades.

Según el tipo de evento:

- Directivos. Oferentes de los actos. Actores principales.

- Coordinadores. Empoderados del evento: planeación, consecución, información y desarrollo.

- Oficina de Comunicaciones. Tratamiento transversal de los actos protocolarios de la Institución. Empoderada, guía y/o asesora. Redacción y aplicación de libretos. Maestro de ceremonia.

- Oficina de Servicios Generales. Logística. Proveedores de herramientas audiovisuales, de oficios varios y personal capacitado para atender todas las necesidades que requiere el acto.

Nota: si en el evento se ofrecerán refrigerios, serán los coordinadores de cada acto los directamente encargados de su contratación (pues son los responsables de la solicitud y disponibilidad presupuestal).

Por el contrario Servicios Generales deberá proveer elementos de consumo básico: café, agua, aromática; y colaborará en la logística y atención del refrigerio.