36. Protocolo medios de comunicación. Conferencia de prensa.
Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicación hechos importantes de la Universidad.
7.2 Conferencia de prensa.
Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicación hechos importantes de la Universidad, que tengan interés para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales.
Tiene la ventaja de facilitar un diálogo abierto y formal sobre un tema que la Universidad propone a los medios.
Cuando desde la Universidad se convoca una conferencia de prensa se deben tomar en cuenta, como es lógico, algunos elementos que afectan a la relación de la Institución con los medios de comunicación:
- El interés o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye sobremanera en la asistencia de los medios de comunicación, el interés lo mide el informador, no el Gabinete de Comunicación de la Universidad o quién va a divulgar una determinada información.
- Hay horarios en los que no debe convocarse a los periodistas, pues si se hace, difícilmente acudirán los medios de comunicación: a partir de las 12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia de una autoridad o un personaje muy destacado.
- Decir "con que venga tal o cual medio de comunicación es fácil pero complica las cosas". Una buena política informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de información, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos.
- Una buena política informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de información, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos.
- El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, así que cualquier esfuerzo por facilitarle su tarea redunda en un mejor tratamiento de la información.
Una mirada desde el Ceremonial.
La decisión y organización de este tipo de eventos es responsabilidad de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. En ellas se tienen en cuenta aspectos como: la invitación, recepción de los invitados, organización del lugar, que se visibilice el logotipo de la Universidad, la ubicación de quien preside la rueda de prensa, ofrecer una atención social si fuera necesario y entregar información de apoyo a los periodistas que asistan a la conferencia. Además se debe facilitar que acceda a la fuente de información en privado, y la toma de audios y videos, previa autorización y preparación del vocero correspondiente al tema.