109. Negociación con participación de una delegación extranjera. II.

Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración.

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.

 

Detalle de la Organización.

- Se seleccionará un salón adecuado para la reunión, el espacio se ambientará con la iluminación adecuada, con una sencilla decoración. El personal de servicio de cafetería permanecerá cercano para asistir a las comitivas.

- Se chequeará el buen funcionamiento del sistema de aire y calefacción, porque el clima de trabajo debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva ó negativa para el trabajo y para la toma de decisiones.

- Se adecuará el espacio con una mesa alargada y las ubicaciones serán por precedencias para que el diálogo entre las comitivas sea fluido.

- Las precedencias son el centro y luego se ubicarán por orden lateral (de derecha a izquierda) cada comitiva. Cada una tomará una banda; no se mezclarán las comitivas, y se intentará que coincidan los cargos de cada lado ó que cada área esté una frente a otra.

- Se dispondrán mesas auxiliares con material de trabajo; papeles, lapiceros, computadores, etc.

- Se ubicarán los intérpretes detrás de las personas que tiene que hacer la traducción, nunca se sientan al mismo nivel.

- Las secretarias no se ubicarán en la mesa de negociación; se colocará una mesa redonda con todo el material necesario para trabajar y asistir a sus jefes.

- Cuando el anfitrión y la persona de mayor rango de la otra comitiva ingresan al salón y se ubican en la mesa dará comienzo la reunión y finalizará cuando consideren las partes (los mismos que dieron comienzo) que han llegado a su objetivo o han alcanzado los lineamientos para una futura consolidación de sus metas.

- Con respecto a la entregada de obsequios, el invitado podrá entregarle al anfitrión un regalo en privado ó podrá hacer entrega de un obsequio ante las comitivas (siendo este último de valor institucional). Cuál forma será la indicada quedará a decisión del anfitrión.

- Se tendrá en cuenta y se deberá chequear qué tiene programado la comitiva invitada para este momento, puesto que la reciprocidad debe ser igual.

Dispositivo de Partida.

1. Confirmar el horario de partida.

2. Disponer de los vehículos para el traslado.

3. Disponer de la sala "Vip".

4. Realizar los trámites de emigraciones de las personas de mayor rango.

5. Enviar un representante de jerarquía a despedir a la delegación.

6. Despachar el equipaje.

7. Esperar el abordo de los invitados.

8. Regreso a la sede de la institución y fin de la labor.

Figura 29. Mesa para Delegaciones.

Mesa delegaciones. Modelo mesa para delegaciones. protocolo.org

Mesa de delegaciones.

- Ideal para cumbres de Jefes de Estado.

- Reuniones empresariales.

- Permite varias presidencias ordenadas por precedencias.

 

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