54. Guía para la preparación y ejecución de los actos. I.

La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo.

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.

 

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6.2 Guía para la preparación y ejecución de los actos.

La preparación de un acto se inicia, evidentemente, con la decisión de ejecutarlo. Una vez que se decide esa realización, debe comenzarse su preparación con la antelación suficiente que permita su planeamiento y ejecución según la finalidad que se persiga y en función del volumen y la complejidad de gestión de las invitaciones y de la producción (montaje del "escenario").

6.3 Planificación.

Para una buena planificación, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. En qué consiste el acto.
b. Qué carácter va a tener.
c. Fecha o fechas de realización.
d. Lugar.
e. Criterios de invitados.
f. Presidencia.
g. Desarrollo.

Fases de un evento.

a. Preparación.
b. Ejecución.
c. Análisis posterior.

6.3.1 Primera fase de preparación.

Inicia con la idea y termina cuando comienza el evento.

a. Determinación del evento.

- Objetivos (Generales y específicos).
- Día, hora y lugar.
- Proyección (A quién va dirigido).
- Selección del logo.
- Decoración y/o ambientación.
- Espacio VIP.

b. Programa.

- Lista de ponentes, proposición, selección.
- Confirmación ponentes.
- Lista de invitados.
- Número de asistentes.
- Definición autoridades.
- Coordinación, elaboración materiales publicitarios y mensajes del evento (Diseño logotipo, pendones, papelería, invitaciones, materiales a distribuir).
- Elaboración y distribución de invitaciones (correo ordinario, personalizado y correo electrónico).
- Elaboración y aprobación del Guión.

c. Tipo de evento y material de apoyo.

- Tipo de evento (Protocolar, semi - protocolar e informal).
- Planos de montaje.
- Credenciales para autoridades e invitados.
- Contratación equipos necesarios.
- Discursos y/o ponencias.
- Contratación decoración salón.
- Adquisición de presentes (para invitados especiales).
- Elaboración y aprobación del presupuesto.
- Verificación y prueba del sonido.
- Verificación de montaje y decoración.

d. Acto social.

- Lugar y hora.
- Cantidad de personas.
- Clase de evento.
- Contratación agencia de festejos.
- Presupuesto.
- Música.

e. Prensa.

- Ubicación de la prensa.
- Publicidad de medios internos.
- Recomendación de pautas publicitarias y promoción.
- Presupuesto.
- Chequeo de periodistas que cubren la fuente.
- Fotógrafos de la institución.
- Personal para grabar el evento.

f. Contratación personal de apoyo.

- Personal de protocolo.
- Maestro de ceremonia.
- Presentador.
- Personal de apoyo inscripciones, entrega de programas, portafolio y credenciales.
- Personal de seguridad: Vigilancia y paramédicos.

 

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