90. Ruedas de prensa. I.

Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución...

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.

 

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12. Algunos programas básicos.

12.1 Ruedas de prensa.

Son reuniones convocadas por una persona o entidad a fin de dar a conocer a los medios de comunicación algunos hechos de la institución que son noticia y cuya difusión resulta de interés para quien la organiza. Si bien este tipo de eventos generalmente se delega íntegramente al área de Comunicaciones hay aspectos que conciernen al área de protocolo.

Normas generales.

1. La coordinación de protocolo, velará por la imagen, asesorará en lo
concerniente a la sala en que se efectuará la conferencia para lograr un óptimo
aspecto.

2. Prestará cuidado en la recepción de los invitados a la rueda de prensa.

3. La ubicación de las personas.

4. Procurará que las autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía y que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos necesarios para desarrollar su labor.

El lugar.

1. Una vez que se haya realizado el listado de periodistas invitados, se iniciará la tarea de elegir el salón adecuado. Un salón cómodo, amplio, claro y acogedor para este tipo de eventos; Si no se desea hacer en la institución, es recomendable alquilar el salón de un hotel de categoría.

2. Se debe procurar que el lugar elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico, amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables, atriles para los conferencistas, teléfonos, fax, etc.

3. Lo ideal es que la rueda de Prensa se pueda llevar a cabo en la institución, en un salón adecuado para tal fin. Esto permite el contacto cotidiano con los medios de comunicación y a través de ellos proyectar la imagen institucional.

4. Además de los objetos ya mencionados, el salón deberá contar con los siguientes elementos dispuestos de una determinada manera.

5. El foco de atención, en otras palabras, el sitio que ocupará el funcionario entrevistado, deberá disponerse sobreelevado. De esta forma, podrá ser visualizado por los presentes y los planos de fotografía más fácil de captar.
Este foco deberá ubicarse en contraluz de ventanas para que los fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el objetivo reciba iluminación natural.

6. La tarima debe tener por lo menos unos 20 o 30 centímetros de altura. Así, se logra reforzar la atención de los asistentes a la Rueda de Prensa y permite que todos puedan observar sin importar la altura corporal de las personas sentadas en primera fila. Por razones estéticas, este entarimado debe estar alfombrado o cubierto por algún revestimiento.

7. También pueden emplearse dos tipos de atriles uno individual y otro colectivo. El atril sirve de apoyo tanto para las manos y brazos del entrevistado como así también de ayuda - memoria en el que se ubican papeles de consulta. El atril colectivo se utiliza cuando el entrevistado brinda una conferencia junto a sus colaboradores. Los atriles deben llevar al frente el escudo institucional.

8. La sala de prensa debe contar con elementos de proyección y reproducción para la ilustración de las conferencias con video o presentaciones multimediales.

Ornamentación.

1. En caso que no se utilicen atriles, la mesa del estrado debe cubrirse con un mantel y faldones, con el objeto de evitar a los presentes la antiestética visión de los pies de los entrevistados; quienes pueden dejar al descubierto tics nerviosos.

2. Deben proveerse al menos dos micrófonos para pasar continuamente éstos entre los entrevistados y así responder a las preguntas de los periodistas. Se aconseja utilizar al menos dos micrófonos, para que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado y el otro vaya al centro desde la izquierda. Por la misma razón, es aconsejable que se cuenten con dos micrófonos inalámbricos para que los reporteros utilicen; uno de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Así se evitan las molestias que acarrean los cables de los micrófonos entre los asistentes.

3. Los principales elementos de ornamentación de un salón son: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, pendón y bandera institucional.

Algunas consideraciones.

a. Arreglos florales: no utilizar arreglos de grandes dimensiones ni flores
artificiales.

b. Plantas ornamentales: deben ser sencillas y armónicas.

 

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