Orientaciones prácticas sobre invitados y presidencias.

Orientaciones prácticas sobre invitados y presidencias.

Al hablar de anfitrión, presidencia e invitados creo que es importante dejar claras una serie de posibles dudas.

El anfitrión, que es quien convoca, invita, quien preside , quien ordena y quien agasaja a su invitados, lo hace en función de su cargo y tanto el cargo político al que se debe por la confianza que le han dado sus votantes, como el del Presidente de una empresa, quien de igual forma, se debe a sus accionistas o socios, ambos deben actuar, teniendo siempre en cuenta que lo hacen de acuerdo a un mandato.

De ahí, que de por si, no deben variar la voluntad de quienes les han dado la confianza y por tanto no son quien para determinar que otros ocupen su lugar y menos actuar de anfitrión, a no ser que disposiciones superiores lo determinen así, como es el caso del Jefe de Estado u autoridades de rango superior.

Siempre, de alguna forma, diría yo, es necesario el consentimiento expreso o implícito de quienes los han situado en el cargo ya que sus actuaciones son siempre en nombre de la Institución u organismo que representan.

No nos engañemos, invitamos a nuestros actos a personalidades y autoridades, dos tipos de personas que hay que diferenciar y que nunca tendrán el mismo trato, para que de alguna forma nos den prestigio y vistan nuestra ceremonia. La duda viene cuando hemos de decidir donde sentar a este invitado importante, autoridad u homenajeado.

En los actos de carácter oficial, o sea en un acto convocado por un organismo oficial donde el anfitrión es una autoridad oficial, y el acto tiene carácter de oficialidad, son los decretos de precedencias los que normalmente nos lo resuelven y clarifican; así como en casos, son las propias disposiciones de los organismos, que siempre deberán estar supeditadas al decreto estatal de precedencias.

En actos no oficiales donde el anfitrión invita a una autoridad, siempre se la deberá agasajar y distinguir de forma adecuada, aunque eso no quiere decir que deba presidir obligatoriamente, a no ser que se le haya invitado expresamente para ello, o se entienda, que por la propia conveniencia de la entidad, y según criterio, expreso o implicito, de los socios o accionistas deba ocupar el primer lugar o lugar destacado. Nunca por un capricho individual del Presidente.

No obstante el anfitrión nunca dejará de ser anfitrión, por eso que dará su derecha a la autoridad invitada cediéndole el sitio de honor, pero no el ejercicio del poder que lleva de por si el hecho de ser el anfitrión, ya que ese poder le viene dado por los accionistas o socios de la empresa o entidad y no por si mismo como presidente.

Muchas veces encontramos la solución en el aspecto visual y es en estos casos que se recomienda utilizar la presidencia par, mal llamada doble presidencia, ya que guste o no, el lugar de honor será siempre el de la derecha de los dos lugares del centro que se reserva para quien ostente mayor honor.

En definitiva siempre habrá un lugar más destacado que se reservará para quien presida o para aquella persona que se le quiera otorgar una distinción especial.

La práctica de años, nos ha hecho pasar por mil y una situación en las que el engorro de colocar autoridades y personalidades nos hace sudar, y más, teniendo en cuenta que siempre se han de buscar artilugios, para como bien podríamos decir aquí, contentar a Dios y al Diablo. La creatividad, el sentido común, el conocimiento de la situación y la educación, es lo que nos ha de conducir a un buen resultado.

Sin ir mas lejos, el año pasado en Cancún, en un Congreso, debíamos sentar a las autoridades del Congreso, a autoridades oficiales y a autoridades académicas, además de invitados especiales y ponentes.

Todos querían su lugar destacado. De ahí que de acuerdo a un antiguo principio para destacar personas, en el que se nos recomienda que lo mejor son las Presidencias cortas, se montaron tres presidencias, una central y dos más, una a cada lado, situadas no perpendiculares al público, sino abiertas partiendo de la Presidencia central.

En la central que fue par, se situó en el asiento central derecho al Gobernador, a su izquierda el Presidente del Congreso, que le daba su derecha al Gobernador y que en ningún momento dejó de ser anfitrión, ya que fue quien saludó, agradeció la presencia de las personalidades allí presentes y siendo quien dió el turno de palabra, cerrando el Congreso concluyendo, con la petición al Gobernador que fuera él quien cerrase el acto.

En la Presidencia de la derecha, por tratarse un congreso con carácter académico, se situaron las autoridades académicas, sentando en el centro a la de mayor rango y en la presidencia de la izquierda de igual forma las autoridades asistentes, reservando la primera fila para invitados y ponentes.

Todos se sintieron halagados y contentos, resultando un estrado muy vistoso y bien compaginado. En los Premios Príncipe de Asturias, que año tras año se celebran en Oviedo (España) y Preside el propio Príncipe Felipe, a quien le acompaña normalmente algun Jefe de Estado o Presidente de Gobierno que haya resultado Premiado, éste se coloca en un sillón diferente al resto de los premiados, algo adelantado y sobre una alfombra pequeña, ocupando el primer lugar, el más cercano a la Presidencia y a la derecha de los reservados a los premiados.

En otros actos el homenajeado o invitado especial puede situarse fuera de la presidencia solo , a la derecha de la presidencia ,en sillón especial destacado sobre alfombra y siempre lo más cercano posible a quien preside.

Ante estas pequeñas dificultades y para asegurar nuestro éxito, que en definitiva es la satisfacción de nuestros invitados, siempre recomiendo, antes de cualquier acto, la utilización de cuartillas de papel y lápiz a fin de plasmar los lugares con los nombres hasta lograr la satisfacción de la colocación, tras analizar todas las posibilidades.

Y algo muy importante en este tipo de borradores de planos, es, antes de empezar a dibujar situar en la parte derecha del papel una "I" de izquierda y en la izquierda una "D" de derecha, pues con eso de que todo gira en torno a la Presidencia y normalmente es lo contrario de la situación del público, debo confesar que ante lo complicado que a veces es el ordenamiento, yo lo he necesitado más de una vez.

Ante la garantía del éxito y la posibilidad del fracaso, a nadie se le caen los anillos por utilizar esas pequeñas trampillas, que tenemos bien claras en nuestro librito particular, llamado "experiencias" y que tantas veces nos han ayudado a salir adelante.

Nota sobre el autor: Javier Pérez-Portabella Maristany, es miembro Fundador de la Academia Hispánica de Ceremonial, Fundador y Past-Presidente de la Confederación Iberoamericana de Comunicación y Relaciones Públicas -CIRP-, Presidente del Consejo Superior de Comunicación y Relaciones Públicas de España, Presidente de la Fundación Para el Fomento de la Comunicación y el Desarrollo-Agora (Barcelona, España), Director del Master Internacional en Gestión y Dirección de Comunicación Organizacional.