El mejor reglamento: el que no existe. El sentido común.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

Si empezamos por el principio, todo parece indicar que la función que tenemos los responsables del protocolo es la de evitarnos la incomodidad de tomar decisiones (Es mas fácil que nos venga regulado de arriba). Para ello, establecemos unos criterios, deducimos de ellos unas normas, las acordamos después para que sean para todos un código, y ante cada situación no debemos hacer ya mucho mas que simplemente aplicarlo (con eficacia, claro está).

La previsión es confortable; la improvisación, en cambio, aunque sea muy creativa y se resuelva finalmente bien, no deja de ser una estresante cadena de decisiones -y riesgos- cómo mínimo incómoda.

Porqué el protocolo afecta sólo al contexto de la actividad que debe poderse producir cómodamente. El contexto no debe inquietar ni interrumpir el texto, sino facilitarlo y hacerlo igualmente perceptible -sin interferencias ni ruidos- a los que asisten al acontecimiento. Ciertamente en algunas situaciones excepcionales -la coronación de la reina de Inglaterra, quizás- todo parece querer decirnos que el protocolo allí es el mensaje.

Lo habitual, sin embargo, es que el protocolo sea transparente: que facilite y potencie la acción -verbal o gestual- del acontecimiento.

Pero para que ello sea así- y así creo que debe ser- no creo que deba haber un criterio más determinante que el del sentido común. No sé si todos entenderemos lo mismo bajo este epígrafe pero de lo que si estoy seguro es de lo que no es el sentido común. No es la neurosis del jefe de protocolo, no es el ego de la autoridad de la institución, no es el sometimiento ciego a "lo hemos hecho siempre así", no es la improvisación, no lo son los nervios del personal administrativo o subalterno, no lo es la prensa, no es la voluntad de impresionar, ni la opinión popular o la personal sicopatología del jefe de protocolo.

Bajo el nombre de "sentido común", pues, incluyo la racionalidad -primero, la racionalidad- y el conocimiento de la tradición, la planificación del acto, la información clara a todos de cómo va a desarrollarse el acto, y su realización atenta -sobre todo, atenta- pero también amable y pausada. Sentido común.

Pero vayamos por partes. Es decir, repensemos brevemente cada uno de los cuatro puntos a los que he hecho alusión:

- Criterios.

- Normas.

- Código.

- y realización.

1. Criterios.

Cualquier criterio que no sea de sentido común o es perturbador o es ofensivo. Y entre estos criterios, los de sentido común claro está, permitidme apuntar dos:

Lo consuetudinario, primero. Si apuntábamos que la finalidad del protocolo es casi desaparecer para facilitar -con el confort intelectual, de lo previsible- lo esencial, el mantenimiento de la tradición refuerza la seguridad de los que protagonizan el acto. Ciertamente, el factor del "pedigrí" histórico es un valor y un valor precioso que sólo algunos pueden esgrimir. Pero no hay que olvidar que la continuidad -aquella continuidad, por ejemplo, que se da en la previsión de la rima en la poesía clásica- es una garantía de placentera constatación de que lo que va a suceder -porque debe suceder-, finalmente sucede.

¿No es de sentido común conseguir que lo que haya servido -y sirve- se mantenga? Pues el sentido común debe concluir que lo consuetudinario es razonable, prestigioso y, lo que es esencial, transparente. Y, por tanto, pertinente.

La novedad. La realidad -la de las instituciones-, nuestras universidades, se transforma, sin duda.

¿No es de sentido común, igualmente, aceptarlo y modificar cuanto haya que modificar para adoptarlo y adaptarlo?

No hablo de cambio en las personas, lo cual no debería interferir en los criterios, sino de cambios en el estatus de la institución, en las condiciones del espacio o en las características del auditorio. Aquí es donde el responsable del protocolo debe -con sentido común- hacer prevalecer los criterios básicos: dignidad de la autoridad, respeto a los asistentes, cortesía del anfitrión, orden lógico del acto, recepción clara de los mensajes esenciales, cortesía con los invitados, dignidad del acto. Todo lo que haya que innovar debe hacerse con el sentido común de quien tiene en su mente las funciones del protocolo que, insisto, son como apuntaba dignidad de la autoridad, respeto a los asistentes, cortesía del anfitrión, orden lógico del acto, recepción clara de los mensajes esenciales, cortesía con los invitados y dignidad del acto. Si hay colisión entre algunos de estos aspectos, hay que actuar con sentido común de manera que el fin esencial del protocolo -facilitar ordenadamente y discretamente el acto- se pueda llevar a cabo.

Vayamos al segundo punto:

2. Las Normas.

¿Son necesarias? Naturalmente, por sentido común. ¿Son rígidas e inalterables? Naturalmente no, por sentido común.

Establecer unas normas generales de protocolo es esencial si la función del protocolo es evitar problemas -los de decidir, los de improvisar- para facilitar mejor el curso del acto. No hay que inventarlo todo cada vez porque seria, sin duda, no sólo arriesgado sino sobre todo incómodo. Incómodo para el responsable del protocolo pero sobre todo para sus destinatarios.

¿Es aceptable que a cada actividad nueva se nos sorprenda con un procediiento innovador?

Ciertamente no tendría ni un ápice de sentido común. Pero cuando haya que alterar las normas, naturalmente se cambian. Porque, ¿son instrumentales o finalistas? Son instrumentales sin duda y, por tanto, no sólo modificables sino necesariamente modificadas para servir mejor la función.

Si el espacio es inmenso o muy pequeño, si el acceso es cómodo o al contrario, si los invitados tienen unas características singulares, si se transmite por medios audiovisuales y con aplicaciones tecnológicas, si aquel día hay una climatología excepcional o un retraso imprevisto, habrá, sin duda, que modificar las normas.

O ¿alguien cree razonable que la norma se imponga aún en el caso que de ello se derive una imagen inadecuada de la institución, o que los mensajes básicos del acto se diluyan, o que el acto se prolongue inadecuadamente hasta hacerse pesado o que los invitados se incomoden por alguna otra razón?

Ya se que todas y todos los de esta sala lo compartimos y ya se, también, que esto es de sentido común, pero así he titulado esta intervención porqué no hay otro criterio que el de resolver cualquier situación con buen sentido y la mirada fija en los objetivos del protocolo. Naturalmente, más en los esenciales que en los rutinariamente accesorios.

Podemos pasar, pues, ahora, al tercer punto:

3. Código.

Por código entendemos, "el sistema de signos o señales que permiten crear y comprender un mensaje" Lo cual quiere decir, claro está, dos cosas: que este código tenga sentido y que sus claves sean compartidas por el emisor -la institución- y el receptor.

Para el primer aspecto -el de que el mensaje sea percibido- hay, ante todo, que hacer visible y evidente el mensaje: el mérito del receptor de la distinción, la gratitud de la institución hacia una personalidad, la ejemplaridad de lo que se enfatiza o cualquier otra cosa. El sentido común nos obliga ante todo, como les decía, a hacernos conscientes de lo que queremos significar. Primero nosotros. Sin esto, todo fallará o se diluirá. Sentido común, lo se. Pero a menudo inhabitual.

El segundo aspecto del código consiste, claro está, en que sus signos sean compartidos. Si no hay una información adecuada -transparencia- de todo ello -de la norma o de su sentido- nuestra función se ritualiza y se hace opaca. Podrá ser cómoda, pero no significativa.

Nos queda el último aspecto, el de la realización especifica del acto conducido por el responsable de protocolo.

4. La realización.

No hay duda que, como sucede con los camareros en los grandes restaurantes suizos, hay que ser casi transparente.

Nuestra presencia debe ser un apoyo psicológico para quien lleva el peso del acto, conocedor de que hay alguien que está atento a lo que pueda suceder, que prevé cada incidencia y que ha previsto cada momento. Quienes participan en el acto tienen, naturalmente, una información previa de lo que va a suceder: sin sorpresas ni sobresaltos, con una previsión impecable y perfectamente conocida.

Ello exige también un estilo lleno de sentido común. Un buen estilo que, a nuestro parecer, se identifica con la discreción. El protagonista es el mensaje, no la estafeta de correos. No hace falta insistir en ello. Pero también pausado, decía, porqué la ejecución ha de dar la sensación de naturalidad, no de que alguien emite órdenes y otros, disciplinadamente, las cumplen. El ritmo y la anticipación tienen la finalidad de que todo parezca pausado, ordenado, sencillo y lógico emanado del sentido común.

A modo de epílogo:

Quería ahora formular unas preguntas, quizás sin respuesta inmediata, quizás mis preocupaciones no sean realmente las de muchos de ustedes, pero, ¿Somos lo suficientemente pro activos cuando podríamos y deberíamos serio? ¿Somos lo suficientemente innovadores y soñadores? cuando convendría -creo- que lo fuéramos.

¿Tenemos la suficiente responsabilidad -cada uno de nosotros- en nuestras propias organizaciones, para adaptarnos a esos cambios y a esas nuevas necesidades a las que se enfrentan nuestras organizaciones, nuestras universidades?

¿Somos conscientes de que nuestras universidades cambian y cambian muy velozmente, o eso sería lo que debería suceder?

¿Somos pieza clave en nuestras organizaciones para desbrozar el camino espeso que se nos presenta ante esos nuevos retos y esos nuevos paradigmas que van a marcar la vida de nuestras universidades?

¿Tratamos a nuestros clientes -estudiantes- como ellos quisieran ser tratados?
Quizás no les haya interesado ni mucho ni poco mi intervención. Creo que no les he aportado nada nuevo.

Pero examinando el excelente programa de este encuentro y observando los títulos de las ponencias donde se tratan las precedencias y las presidencias, donde se habla de la situación del responsable de protocolo, de la normativa, del reglamento. Y como ya estaban todos los temas tratados, estaban todos los títulos cogidos, creí oportuno reflexionar y compartir con todas y todos Ustedes esta visión del sentido común como máxima concreción del que creo que se espera de nuestro colectivo profesional. Y, hacerlo, precisamente, en este momento en que nuestras Universidades, les decía antes, están desarrollándose, están cambiando -o deberían hacerlo-.

Deseo agradecer públicamente a la Universidad de Cantabria la cálida acogida y el eficaz trabajo de Celina y su fantástico equipo.

Quiero terminar mis palabras con una frase del Presidente de la Universidad de Standford, Gerhard Casper, que dijo, hace ahora exactamente diez años:

"... cuando se encuentre en los albores de su segundo milenio, la Universidad, en tanto que entidad corpórea, no se parecerá mucho a lo que hasta hoy ha sido, si verdaderamente continua existiendo de forma reconocible."