Normativa en materia de Protocolo en las Universidades.

Cuarto Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

El motivo que nos indujo a la elección del tema de nuestra ponencia, "Normativa en materia de protocolo en las universidades", surgió en la reunión que tuvimos los responsables de protocolo de varias Universidades en Alcalá de Henares. En ella nos planteamos las lagunas normativas que tenían la mayoría de las universidades en lo que se refiere a protocolo.

También planteamos que la existencia de un reglamento de protocolo facilitaría el que parte de las incidencias que se nos plantean en el desarrollo de los actos académicos podían quedar minimizadas si los asistentes a los mismos conocen datos como lugar que van a ocupar, traje académico o desarrollo de los mismos.

Todos nosotros sabemos las dificultades que entraña la elaboración de un reglamento de protocolo en el que puedan quedar encuadrados todos los aspectos concernientes al tema. Pero pensemos por un momento que somos los responsables de protocolo y nos encargan la elaboración de un reglamento, ¿por dónde empezar? Dado que estamos en la era de Internet y los buscadores lo primero que podríamos hacer es investigar en las otras universidades y ver qué han regulado, también podemos llamar a compañeros y preguntarles qué tienen. Toda esta información junto con la que obtengamos de lo que existe en nuestra universidad nos serviría para poder elaborar el reglamento general de protocolo de la universidad o bien distintas normativas independientes del mismo.

Los reglamentos de las distintas universidades que surgieran, tendrían muchos puntos en común, ya que la Universidad:

- Es una Institución que se remonta a 1088 y está basada en unos símbolos, protocolo y ceremoniales que han perdurado a lo largo de los tiempos. La legislación, el uso, las costumbres y la tradición se han encargado de que se transmitan a lo largo de los siglos.

- Goza de autonomía de acuerdo con el artículo 27.10 de la Constitución Española y La Ley Orgánica 6/2001 de 21 de diciembre (LOU) y consecuentemente actúa en desarrollo de la misma para la preparación de sus actos.

- Ha transmitido al resto de las Instituciones su patrimonio cultural y sus tradiciones.

Fijándonos en la legislación de los siglos XIX y XX, de aplicación en nuestros días, podrían formar parte de nuestro reglamento acompañando a las normativas propias de cada Universidad como son los Estatutos u otros reglamentos:

a) Referente a las precedencias entre los asistentes a los actos académicos que no pertenecen a la comunidad universitaria:

- R.D. 2099/1983 de 4 de agosto (Reglamento de Ordenación General de Precedencias en el Estado) y sus modificaciones.

- Normativa de precedencias aplicable en la Comunidad Autónoma de que se trate, por ejemplo en el caso de Andalucía el Decreto 77/2002 de 26 de febrero, por el que se regula el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andalucía y que aplicaríamos en defecto del anterior.

b) En relación con los tratamientos de las autoridades académicas:

- Ley 29/7/1943, sobre ordenación de la Universidad Española en la que se recoge el tratamiento del Rector, Presidente del Consejo Social, Vicerrectores, Secretario General, Decanos y Directores de Centros Universitarios, Directores de Departamento, así como de los cargos asimilados a los mismos.

c) En cuanto a la normativa sobre el traje académico, se encuentra regulado su composición, forma, materiales, uso y color, que podemos encontrar en:

- R.D. 6/3/1850, determinando el traje y las insignias académicas que han de usar los graduados y catedráticos de todas las Universidades literarias e Institutos de segunda enseñanza del Reino.

- R.D. 2/10/1850, designando el traje y las insignias académicas que han de usar los graduados y catedráticos de las Universidades e Institutos de segunda enseñanza.

- R.D. 10/1/1931 del Ministerio de Instrucción Pública. Protocolo en solemnidades o actos de estilo (artículo 5).

- R.D. 22/5/1859 aprobando el Reglamento de las Universidades del Reino (artículos 5, 13 y 35).

- Orden 30/11/1967 por la que se dictan normas regulando el traje académico y distintivos en las Escuelas Técnicas Superiores de Arquitectura e Ingeniería.

d) Si tratamos el tema sobre Medallas y otras distinciones nos basaremos en:

- R.D. 6/3/1850, anteriormente recogido.

- R.D. 2/10/1850, anteriormente recogido.

- Orden 30/11/1967, recogida anteriormente que recoge una parte dedicada a las Insignias para los Doctores y otra de Insignias privativas del Profesorado Titular de Cátedra.

- Real Orden de 13/6/1893 (Gaceta del 1/7/1893), que en su apartado 3 recoge las Insignias Académicas de los Doctores.

e) Si hablamos sobre los himnos, tendremos que tener en cuenta:

- El R.D. 15/6/1997 de 10 de octubre por el que se regula el Himno Nacional, para saber cuando debe acompañar al Himno Académico.

f) En el tema de los actos solemnes de la Universidad así como los de  Inauguración del Curso o Investidura de Doctor Honoris Causa:

- R. D. 10/1/1931, ya señalado anteriormente.

- La tradición y la costumbre, ambas necesarias para la formación de la comitiva y el mantenimiento de la solemnidad de los actos.

g) En relación con el cargo de Maestro de Ceremonias, que actualmente está volviendo a ser utilizado en algunas universidades nos debemos remontar a los:

- R. D. 2/10/1850 y 22/5/1859 entre otros, ya tratados anteriormente.

Toda esta legislación común como vemos a todas las Universidades hace que nuestra Institución haya mantenido a lo largo del tiempo unos usos, costumbres y símbolos que la hacen diferentes a las demás. Ahora bien los cambios que se están produciendo con la entrada de nuevas titulaciones y disposiciones que nos afectan de una manera muy especial y nuestra entrada en el Espacio Europeo de Enseñanza Superior deben impulsarnos a abordar una serie de temas como pueden ser los colores de las nuevas titulaciones (actualmente hay titulaciones que tienen diferente color según la universidad donde se impartan) o los nuevos doctores, el lugar que ocupan los Presidentes de los Consejos Sociales (objeto de otra ponencia en este Encuentro) y a los que la LOU les concede un papel muy importante, que nos permitan mantener la uniformidad y las señas de identidad que a la Universidad la distinguen y le permiten conservar su idiosincracia a través de los tiempos y frente a otras Instituciones.

Tras estas consideraciones, y una vez realizadas las consultas a las Universidades Españolas sobre las normativas que poseían en materia de protocolo, vamos a presentar el estado actual en que se encuentran, no sin antes hacer notar el interés que han demostrado la mayoría de las mismas en recabar más información sobre este tema y en hacernos llegar su intención de elaborar normativas al respecto.

El objetivo de este estudio se centra en la recopilación y en el análisis de las normativas específicas que, sobre materia de protocolo universitario existe actualmente en las universidades españolas. Así, de un total de 71 universidades públicas y privadas, se ha trabajado sobre la información facilitada por 58 universidades, lo que supone el 81.6% de las mismas. El estudio, sin pretender ser exhaustivo por la amplitud del mismo y las características diferenciales de cada Universidad, pretende hacer una primera aproximación que nos sirva para conocer con qué normas o reglamentos cuentan las universidades en materia de Protocolo.

No se ha querido entrar en este estudio en el análisis relativo a la conveniencia o no de contar con normas específicas en materia de Protocolo universitario, si bien, sí se ha detectado el interés entre responsables de Protocolo de las universidades por conocer cómo funcionan el resto de instituciones académicas, así como por conocer las ventajas e inconvenientes que supone contar con unas normas que ordenen y marquen pautas y moldes de actuación en una materia que, sin ser arbitraria, sí está sujeta a una fuerte dosis de flexibilidad unido a la voluntad de los equipos rectorales.

Esta flexibilidad, propia del Protocolo y que también se refleja en el Real Decreto de Precedencia de 1983, constituye una herramienta de doble filo utilizada tanto para mantener con firmeza la autonomía de la institución universitaria como para favorecer o aceptar presiones de algunas administraciones.

Sin pretender entrar en el fin y en el fondo que pudiera existir tras cada normativa, y con el único deseo de poner de manifiesto las herramientas normativas de trabajo de las que disponen los responsables de Protocolo de las universidades españolas, abordamos este reto.

De las 58 universidades analizadas se detectan varias líneas directrices o patronos más o menos genéricos que podrían darnos las pautas de una Universidad tipo.

En esta hipotética Universidad nos encontraríamos con un responsable de Protocolo que cómo herramienta normativa utilizaría el Real Decreto de Precedencias de 1983 así como los reglamentos y normativas de su comunidad autónoma. En su Universidad tendría regulado el ceremonial de apertura del curso académico y la concesión del doctorado Honoris Causa, máxima distinción que una Universidad puede otorgar, ya sea mediante normativa aprobada en los Consejos de Gobierno o bien, en la mayoría de los casos, por los usos adquiridos con el tiempo. Este ceremonial guardaría similitud, en lo esencial, entre las diferentes universidades, al emanar de la tradición y la costumbre de la institución académica. En esta Universidad tipo, no existiría reglamento de protocolo, de símbolos o disposiciones normativas de este tipo, pero sí estarían regulados los procesos de concesión de medallas y distinciones de la Universidad. La descripción de los tipos de distinciones estaría igualmente regulada en disposiciones aprobadas a lo largo de la Historia de cada Universidad. Finalmente, algunos artículos de los estatutos, tres o cuatro a lo sumo, recogerían algunos de estos temas tan variados cómo las ceremonias, festividades, los honores, distinciones, el uso de banderas, símbolos, escudos, medallas.

Aunque este pudiera ser el diagnóstico normativo tipo de una Universidad actual vale la pena pararse a describir la realidad que actualmente existe en las Universidades Españolas. De las Universidades que se han podido analizar, sólo un reducido grupo, apenas media docena siendo generosos, cuentan con un reglamento específico en los que se regulan temas cómo la precedencia de cargos académicos y no académicos, los honores, los símbolos, el ceremonial, el uso de la bandera, el traje académico, etc. Si bien, hay cuatro Universidades que están pendientes de aprobar este tipo de reglamentos, entendemos que de contenido similar. Dos Universidades más, cuentan con reglamentos de "dispositivas honoríficas" o de "Escudo, Sellos, Bandera y Medalla".

En 38 de las 58 Universidades analizadas no existe normativa específica, si bien, en muchas de ellas se alude a la regulación de procedimientos de concesión de medallas y/o del doctorado Honoris Causa. Junto a ello sus responsables aluden, por regla general, al cuidado de la tradición en los actos solemnes.

Esta circunstancia nos debe hacer reflexionar en primer lugar sobre la utilidad de los reglamentos que regulan con más detalle y el valor normativo de los temas que escapan a la concesión de distinciones.

Del análisis realizado se deduce que cada Universidad ha vivido una realidad diferente, unas marcadas por una larga historia y consolidada trayectoria que no han necesitado hacer valer y respetar ante otras instituciones, entre otras cosas, porque venían existiendo mucho antes que las actuales administraciones. En otros casos, la juventud de algunas universidades ha requerido de una dosis adicional de fortaleza para hacer valer la autonomía universitaria de la institución.

El buen clima o las tensiones vividas entre la administración y cada Universidad han determinado también la regulación de disposiciones y normativas en algunos casos. Un instrumento que ha servido de herramienta indispensable de trabajo para la celebración de estos actos en algunas Universidades y para tener argumentos más sólidos que complementen el Real Decreto de precedencias del Estado.

Estas tensiones se detectan con mayor crudeza en las Universidades públicas en las que al tiempo que la comunidad universitaria aboga por el hecho de que la autonomía de la Universidad se refleje en la celebración y organización de los actos académicos, los equipos rectorales han de medir sus fuerzas con el poder político que les financia.

No dudamos en que la historia de muchas Universidades estará llena de heroicidades por defender esa autonomía universitaria por encima de presiones políticas, pero también que esas presiones habrán vencido en ocasiones en la balanza que sólo los rectores administran. Nuestra función, como responsables de Protocolo está en aportar los argumentos necesarios y en organizar los actos sabiendo conjugar el principio de autonomía universitaria con la realidad y el entorno político, social, cultural y religioso, en su caso, en el que se desenvuelve una Universidad. El resto, la posible decisión política más o menos acertada, dependerá en última instancia del Rector.

En muchas ocasiones el Reglamento General de Precedencias del Estado resulta insuficiente para atender las necesidades y peculiaridades de una institución académica, la diversidad de actos que se organizan unido a la no menos diversidad de autoridades de todo tipo, muchas de ellas, no contempladas en el Decreto de Precedencia, crean la necesidad de actuar con una serie de criterios objetivos y transparentes dado que la arbitrariedad no suele ser buena herramienta de trabajo.

Las decisiones deben estar argumentadas, si bien, en ocasiones, hay que buscar un argumento para justificar una decisión. Por regla general, entre la documentación consultada se detecta que existen dos figuras clave en la conservación de las tradiciones de las Universidades, como son el Rector y el Secretario General, a ellos, se unen el Consejo de Gobierno, como órgano colegiado que también tiene en algunas universidades este tipo de funciones. Si bien, serán los responsables de protocolo de las diferentes instituciones académicas quienes materialicen los criterios y velen por la continuidad de la tradición.

Las características de cada Universidad la hacen diferente de las demás. Encontramos universidades en las que la presencia de un Jefe de Estado, de un Ministro o de un Premio Nobel puede ser algo de especial o de incluso extraordinaria relevancia, mientras que, en otros casos, la presencia de determinadas autoridades es algo relativamente normal. Igualmente, en los últimos años, la proliferación de universidades ha contribuido a la diversificación en la organización de los actos solemnes que tradicionalmente vienen celebrándose en las universidades. Las singularidades y modificaciones introducidas han aportado un sello singular a algunas instituciones universitarias gracias también, a la autonomía de la que gozan y a la flexibilidad, característica esencial del protocolo.

Dentro de las universidades que cuentan con un reglamento propiamente dicho, nos encontramos con una dificultad inicial en la medida en que no toda normativa, regulación, disposición, circular o incluso reglamento tiene ni un contenido similar ni refleja tampoco el peso normativo que tiene dentro de cada Universidad. Así, no sólo se han revisado en profundidad los "reglamentos", sino también aquellas normativas que, por su contenido, tienen entidad suficiente como para constituir un reglamento. Una vez aclarado este aspecto tan sólo hemos detectado cinco normativas que regulan de forma más o menos completa aspectos como la concesión de medallas y distinciones o la regulación de los actos académicos y temas como los símbolos, los honores, las precedencias entre las autoridades académicas y no académicas, los himnos, trajes, banderas, etc. Si bien, las diferencias entre estos documentos dificultan su análisis conjunto.

Así, en primer lugar, podríamos citar a la Universidad de León, que cuenta con un Reglamento de Traje Académico y otro de Actos Académicos. Se trata de un documento que, pese a abordar solamente estos dos aspectos es muy minucioso en su concreción llegando a establecer cómo debe utilizarse cada uno de los diferentes elementos del traje académico, las medallas, varas (que podrán ser utilizadas por el Rector, Decanos o Directores de Escuelas) o condecoraciones. En el Reglamento de Actos Académicos, establece quiénes son consideradas autoridades académicas, quiénes forman el cortejo académico, así como los diferentes modos de proceder.

En dos reglamentos, los de las universidades de Almería y Huelva se establece una larga lista de precedencia de personalidades que no pertenezcan a la comunidad universitaria, se trata, en ambos casos, de una relación que va más allá de lo regulado en el Real Decreto 2099/1983 de 4 de agosto y en las normativas de la comunidad autónoma. Se incluyen así otras autoridades que, sin estar en ninguna de estas normativas mencionadas, sí son asistentes habituales a los actos académicos, como concejales, alcaldes de municipios, representantes de entidades empresariales, culturales o sindicales.

Junto a ellas, también nos ha llamado la atención aspectos singulares como los regulados por la Universidad de Alcalá en una circular sobre actos con asistencia de políticos o sobre la organización material de un doctorado Honoris Causa en la que se establece cómo se dividen los costes que trae consigo un acto de estas características. También cabe señalar la descripción técnica que en la Universidad de Zaragoza se hace en el anexo que bajo el nombre de "Emblemática" al describir la medalla y el escudo. O el enfoque de algunas universidades al establecer qué autoridades pueden acceder a la presidencia de los actos o quienes pueden ser sustituidos o legalmente representados, como así se establece en la Universidad de Navarra.

Diferencias y similitudes se han encontrado al revisar la regulación para la concesión de medallas y distinciones.Aunque en todas ellas se percibe un control y una seriedad para que puedan ser otorgadas en algunas universidades se encuentra regulado al detalle todo el proceso relativo a quién puede promover y de qué manera el que sea otorgada una distinción. Entre las modalidades de medallas destacan las de oro, plata y bronce, por su número, pero también es frecuente ver cómo las Universidades recurren, para la designación de medallas a acontecimientos o personajes históricos, tal es el caso de la "Medalla de Oro Carlos V", de la Universidad de Granada o la "Medalla de Oro Averroes", de la Universidad de Córdoba. Dentro de las universidades que regulan la concesión de medallas hemos encontrado un grupo de universidades significativo, si bien, entre ellas tampoco se detecta una homogeneidad. En este grupo y, a modo de ejemplo, podríamos englobar a universidades como las de Valladolid, Castilla La Mancha, Salamanca, Córdoba, Cantabria, Pontificia de Comillas, Granada, Rovira i Virgili, Pablo de Olavide, Huelva o Pública de Navarra. Si bien, no podemos perder de referencia que tanto los niveles, la extensión o la forma de regulación es diferente en cada Universidad. Igualmente, en algunos casos, lo que se regula al detalle son los procedimientos de concesión de doctores Honoris Causa. Esto es una buena muestra de la diversidad en la regulación normativa de cada Universidad.