Soporte informático en la preparación de actos universitarios.

Primer Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

1. INTRODUCCIÓN.

Buenos días ...

De las muchas posibilidades para exponer este tema, he elegido la que me parece más sencilla, hacer un poco la relación del trabajo cotidiano y de la preparación y desarrollo de un acto.

Para empezar, como la mayor parte, no soy especialista en informática, ni tampoco tengo ninguna titulación respecto al protocolo, soy una usuaria que trata de sacar el máximo rendimiento de los instrumentos que tenemos a mano.

No existe ninguna aplicación ni programa específico para el protocolo, por lo que hay que aprovechar los existentes y en el trabajo diario se mezclan los programas más potentes con, lo que podríamos llamar, la "cuenta de la vieja", y todo con una buena dosis de imaginación en especial en lo referente a la actualización de ficheros.

En resumen intentaré dar una idea de cómo funciona el sistema de documentación e informática en un Servicio universitario de tamaño medio y una cierta especialización.

2. MATERIAL, PROGRAMAS Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

El equipo informático con el que contamos consta de 3 ordenadores 386 con 3 puntos de conexión a la Red Interna de la Universidad.

Dos impresoras una láser y otra matricial, también conectadas a la Red.

Los programas que habitualmente usamos en nuestro trabajo son: MSDOS, WORD PERFECT, DBASE IV, WINDOWS, HARWARD GRAPHICS.

Contamos así mismo, con una Red Interna de la Universidad, con protocolo NOVELL, y con conexiones en todos los puestos de trabajo de la Administración universitaria y casi el 50% de los profesores.

Por esta red son accesibles distintas bases de datos internas de nuestra Universidad, así como, múltiples informaciones en CD ROM, que contienen legislación, bibliografía, proyectos de investigación, etc.; entre ellas: Aranzadi, Science Citation Index, C.S.I.C, etc.

Estamos conectados a Internet en entorno WINDOWS.

También contamos con correo electrónico (en nuestra Universidad, Pmail).

Comentarles que, dentro de la Red Internet, existen unos servidores "WEB", donde se puede colocar información y a la que se puede acceder desde cualquier punto de Internet.

Servidores que teóricamente hay en todas las Universidades. Este sería el sitio adecuado para que todos pusiéramos la información que consideráramos interesante compartir con el resto de Universidades, incluso a nivel internacional.

Esto nos permitiría una mayor fluidez de información, siempre y cuando todas las Universidades lo utilizáramos.

Toda la información está contenida en el disco duro del Servidor de la Red y en disquettes. La experiencia demuestra que muchos actos se realizan fuera del horario normal de trabajo, por lo que es conveniente que uno de los ordenadores tenga cargado en el disco duro los programas más usuales.

La información está organizada en: Directorios: Por Actos y Actividades.

Archivos: dentro de cada directorio con cada apartado de la información: Invitados, Desarrollo, Colocación en la sala, etc., dependiendo del acto.

3. DOCUMENTACIÓN. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS.

A) Base de datos.

La base de datos debe contener a todas las personas, sus cargos y tratamientos, que de alguna forma pueden participar en un acto universitario, o que deben ser invitados, o, en fin, con los que se deben mantener relaciones protocolarias, que en algunos casos se confunden con las relaciones institucionales y de ahí el nombre real de nuestro Servicio en la Universidad de Granada.

1. UNIVERSIDAD.

- Organización administrativa de la Universidad: Centros, Departamentos, Institutos, Colegios, etc. (elaboración propia sobre datos de la red informática). Nota 1.

Nota 1; He dejado aparte otros considerandos por ser de especial importancia, y normalmente olvidados, pero que contribuyen con su esfuerzo, más que muchos, al desarrollo universitario.

- Organización administrativa de otras Universidades hasta el nivel de Secretaría de Universidad, incluyendo Servicios, equivalentes al propio. En base papel se debe disponer de fichero general hasta el nivel de Departamento, (elaboración propia sobre datos proporcionados por el Consejo de Universidades y otras Universidades en base papel e informática).

- Autoridades académicas de la Universidad, hasta el nivel de Secretario de Departamento (elaboración propia sobre datos de Secretaría General).

- Consejo Social (información informatizada propia del Consejo Social).

- Honores y distinciones de la Universidad. Medallas de Oro, Rectores honorarios, Doctores honoris causa, etc. (elaboración propia).

- Autoridades académicas de otras Universidades hasta el nivel de Secretario General. Se debe disponer también hasta de Departamentos aunque no informatizado. (elaboración propia sobre datos del Consejo de Universidades).

- Universidades hermanas por convenio o pertenencia grupos de Universidades, (elaboración propia).

- Grupos de Universidades a los que se pertenece y sus responsables (Grupo Coimbra, Universidades del Mediterráneo, etc.). (elaboración propia).

2. ADMINISTRACIONES E INSTITUCIONES DEL ESTADO.

- Organización de la Administración y Autoridades civiles:

- Provinciales y de las ciudades y/o provincias de implantación de la Universidad.

- Regionales, hasta nivel de Director General.

- Nacionales hasta Director General.

- Departamentales (Educación), regionales o nacionales, hasta Jefe de Servicio.

- Agencias, etc. en relación con la Universidad. CICYT, Agencia Nacional de Evaluación, Plan Nacional, Plan Andaluz de Investigación, etc.

3. ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIONES INTERNACIONALES.

- Organización de la U.E., en especial lo relacionado con la Universidad. Programas Erasmus, etc.

- Organizaciones internacionales de interés. Unesco, Agencia Europea del Espacio, etc.

4. SOCIEDAD CIVIL.

- Elementos de la Sociedad civil:

- Organizaciones patronales.

- Sindicatos.

- Grandes empresas.

- Fundaciones.

5. ENTIDADES RELACIONADAS DIRECTAMENTE CON LA UNIVERSIDAD.

- Empresas, fundaciones, etc., con las que mantienen relaciones por convenios, participación en patronatos, etc. Lo   docente-administrativo   no   agota las  funciones   y responsabilidades en la Universidad. La Investigación queda por lo general fuera de los circuitos, y lo mismo la Administración y los Servicios. De ahí la necesidad de invitar a participar y utilizar como cauce de invitación específica y genérica para la comunidad universitaria a:

6. RESPONSABLES DE INVESTIGACIÓN.

- Investigadores principales de proyectos.

- Responsables de Grupos de Investigación.

- Responsables de grandes contratos o de convenios.

- Directores de actividades de postgrado, especialmente Masters, etc.

7. RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN HASTA EL NIVEL DE SECCIÓN.

Cada una de estas bases de datos, lleva incluido un campo específico que nos permite seleccionarlas y pasarlas a otras bases o ficheros, como los de Actos Varios, Apertura, Doctores honoris, etc.

De cada autoridad u organismo se pueden salvar y seleccionar de forma independiente el nombre y la dirección, de manera que el fichero se puede usar para la invitación o para el desarrollo del acto (tarjetas, etc.).

B) Documentación.

A pesar de que existen bases de datos más o menos extensas tienen múltiples problemas, uno de los principales su actualización. En el caso de la Universidad además la Apertura de Curso se separa de cuatro a cinco meses del acto anterior por lo que las variaciones en las autoridades externas e internas puede ser grande.

Se puede obtener información más o menos elaborada, y en casos informatizada en:

Secretaría General de la Universidad. Recae en ella la notaría de la Universidad por lo que tiene actualizados los ficheros de Cargos Universitarios. Por ella pasan las tomas de posesión. También tienen actualizado el fichero de miembros de los Órganos de Gobierno: Claustro, Junta de Gobierno, etc, que son invitados de forma específica a todos los actos universitarios.

Consejo Social. Que mantiene actualizado el fichero con sus miembros y en el que se encuentran además otras informaciones de empresas, fundaciones, etc. Tienen también los convenios y contratos de investigación que promueven o tramitan y de forma muy completa los cursos, masters, etc., aprobados, pues son la última instancia por la que pasan para su aprobación definitiva.

Sección de personal que mantiene actualizados los ficheros de los miembros de la Universidad, profesores y personal de administración y servicios.

Servicio de Investigación y en su caso Servicios económicos que poseen toda la información sobre proyectos, contratos, etc.

Agencias nacionales también se pueden encontrar los datos en las publicaciones anuales que realizan el Plan Nacional de Investigación y la CICYT, etc.

ATRI (equivalente granadino de la OTRI) que posee un fichero actualizado y sobre todo limpio de empresas y en especial de aquellas que tienen relación con la Universidad. Estos datos también se encuentran en las Cámaras de Comercio e Industria pero no se pueden utilizar. Por razones fiscales, en un tanto por ciento muy elevado, el domicilio es erróneo o inutilizable o son empresas reconocidas pero inactivas. La ATRI también tiene actualizados los convenios y contratos de investigación.

Departamentos de relaciones internacionales y de convenios, que tienen actualizado el fichero de centros con los que se mantienen relaciones especiales.

Fichero de Altos Cargos (FAO disponible y que se actualiza cada mes. Posee todas las autoridades a nivel nacional y regional, incluidos los parlamentarios.

Gobiernos Civiles. Mantienen un fichero de todas las autoridades provinciales, aunque no siempre actualizado por las continuas variaciones que se producen. A través del Gobierno Civil, se pueden obtener además datos de la administración central.

Delegaciones de Gobernación de los Gobiernos regionales que poseen la información de los cargos regionales, aunque su actualización depende de la diligencia de los funcionarios pues no siempre existe un servicio específico.

Centro de Documentación Europea. Tiene información actualizada de todas las instituciones y autoridades, incluidos los parlamentarios de la UE. Su información esta disponible en la mayor parte de las ciudades y en relación con la Universidad.

Prensa diaria. A pesar de lo que pueda parecer la prensa diaria y los Boletines Informativos de la Universidad permiten tener actualizados los ficheros y sobre todo actuar en los casos en que un acto se desarrolla entre la elección y la toma de posesión. En la mayor parte de los casos conviene invitar simultáneamente a la autoridad saliente y a la entrante.

Who's Who in Spain. S.A. que suministra información de altos cargos con datos complementarios de tipo personal y profesional, incluyendo familiares, aficiones, cargos desempeñados, etc.

La puesta en marcha de la red INTERNET permite además del correo electrónico acceder a bases de datos y a información de otros centros universitarios y de la Administración; por el momento no hemos tenido tiempo de conocer los datos accesibles.

4. ACTOS Y ACTIVIDADES.

Existe un archivo en el que se guarda toda la información de los actos y actividades del Servicio, que pueda ser de interés para el trabajo diario y para homogeneizar los actos periódicos.

En el Archivo de actos existen diversos directorios:

A. Actos.

- Actos varios. Incluye la mayor parte de los no solemnes y en general los que son frecuentes o no, pero no periódicos.

- Celebraciones de Patrones de los centros a los que asiste el Rector.

- Inauguración y Clausura de jornadas, congresos, seminarios; diferenciando:

- organizados por la Universidad,

- organizados por entidades propias de la Universidad (Departamentos, Centros, etc.),

- organizados por entidades ajenas a la Universidad pero que residen en ella (Colegios Mayores, asociaciones, etc.),

- celebrados en la Universidad en la que esta es un ente colaborador,

- organizados fuera de ella en la que se invita a la Universidad de forma prioritaria.

- Inauguración y clausura de cursos, etc.;

- propios,

- en colaboración.

- Apertura de Curso.

- Doctorado Honoris causa.

- Medallas de Oro y otros honores.

- Convenios.

- Ruedas de prensa.

B. Actividades.

- Congresos 96.

- Congresos en Preparación.

- Reuniones del Consejo de Universidades.

- Reuniones del Consejo Andaluz de Universidades.

- Actos puntuales; conferencias, visitas, etc.

C. Informaciones de interés y de apoyo a lo anterior.

- Desarrollo de los actos (Ordo procedendi), de todos, excepto de los más solemnes que este aspecto esta incluido en el fichero del acto.

- Etiquetas para la correspondencia.

- Listado de los receptores del Boletín informativo de la Universidad.

- Guía de Hoteles con los que se mantienen relaciones y convenios.

D. Un Directorio a modo de ejemplo.

De forma orientativa veamos que contiene el directorio APERTURA correspondiente al Acto de Apertura de Curso:

Programa.

Invitaciones para el acto. Invitaciones para la comida. Invitaciones para el concierto.

Elementos del desarrollo del acto:

- Juramento de nuevos doctores.

- Listado de los nuevos doctores por facultades organizados por orden de antigüedad.

- Medallas de Plata Relación de beneficiarios.

- Menciones de Jubilación y fallecimiento.

- Desarrollo del acto pormenorizado (Ordo procedendi) con las fórmulas rituales para cada caso.

- Letreros para cada autoridad asistente o los que por alguna razón (nuevos doctores, jubilados, familiares de fallecidos, medallas de plata) intervienen o se desplazan durante el acto.

- Plano de la Sala, con los sectores y los puestos a ocupar por los invitados y por los confirmados.

La experiencia muestra que más del 80% de la información es válida de un año para otro en los actos similares. Para otros tipos de actos la información es básicamente para archivo y normalización, como Ruedas de Prensa, etc.

5. AUTOSUFICIENCIA.

El trabajo informático autónomo permite una cierta autosuficiencia del servicio, especialmente interesante para los casos de necesidad por prisas. La parte inicial del acto se puede hacer directamente en el Servicio sin contar con apoyo administrativo ajeno. Como ejemplo con las impresoras mencionadas se pueden elaborar adecuadamente:

- Invitaciones, incluso personalizadas.

- Etiquetas para el correo interno y externo.

- Letreros para los asistentes.

- Desarrollo del Acto para el Rector o persona que presida (Ordo procedendi).

- En algunos casos se elaboran también títulos o certificados de asistencia a Seminarios, Congresos, etc.

Y para terminar...

La informática es sin duda de gran ayuda en la Administración, pero mucho más para un Servicio por lo general mal comprendido dentro de la propia Administración Universitaria. En los últimos años se han multiplicado por diez los actos que requieren tratamiento protocolario, sin embargo no se ha incrementado el número de personas del servicio; sin la informática seria imposible atender a nuestro trabajo.