Protocolo para una exposición. Organización e inauguración (con vídeo)
Detrás de cualquier exposición hay unos preparativos previos muy intensos en los que nada se deja al azar o la improvisación
Organizar una exposición: su protocolo
Organizar una exposición es una tarea que requiere de muchos conocimientos profesionales para que todo salga bien. Hay que tener en cuenta tantos detalles que no se puede dejar nada a la improvisación -hasta la 'improvisación' debe estar prevista, dicen los profesionales-. La lista de invitados, gestionar las confirmaciones o las ausencias, ofrecer un aperitivo o un vino español a los invitados, recibir, despedir, etc.
El acto inaugural
El primer acto y principal de una exposición es la inauguración. Este acto formal sirve como punto de partida para dar comienzo a la exposición que estará a disposición de los visitantes durante un tiempo determinado. Después de una gran labor de preparación y organización la inauguración es "el pistoletazo de salida" a un evento que ha llevado muchas horas de intenso trabajo.
Una inauguración conlleva también una serie de preparativos importantes: lista de invitados -a quién se va invitar, autoridades, personalidades del mundo de la cultura, de la economía, etc.-, qué se va a ofrecer -vino español, aperitivo, cóctel, etc.-, confección y envío de invitaciones, comprobar confirmaciones o no asistencias, si va a tener lugar un corte de cinta, si habrá bendición religiosa, etc., etc.
La exposición es una puesta en conocimiento de la sociedad de un determinado conjunto de elementos con un cierto valor histórico, tecnológico, cultural, etc. También, sirve para promocionar la imagen de una empresa o institución como organizadora y/o patrocinadora de esta organización.
Cada evento es distinto y tiene sus propias particularidades que hay que tenerlas muy presentes. Otros eventos similares pueden servir de referencia, pero cada evento es único como un traje hecho a medida.
¿Qué funciones tiene un comisario de una exposición?
El comisario de una exposición es el gestor y supervisor de la misma, el que propone el tema de la exposición, lo que se va a exponer, cómo se va a exponer, etc. También es la persona que suele hacer de cicerone y que acompaña a las autoridades y visitantes de cierto rango.
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¿Cómo ir vestido a una inauguración?
Hay que ir vestido acorde a la situación y las circunstancias. Lo más habitual es indicarlo en la propia invitación. Si no se indica nada habrá que valorar dónde tiene lugar, a qué hora, qué tipo de exposición es, quién asiste, etc.
Ángel Cid, colaborador habitual del programa de TV Melilla "Protocolo hoy" explica de forma muy clara cómo organizar una exposición o un evento similar.
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