Conclusiones. Manual de protocolo. I

Conclusiones. Redacción de un manual de protocolo

Redactar el manual de protocolo de una universidad, en este caso la UNED, resulta una tarea complicada pero gratificante.

El concepto fundamental a tener en cuenta para elaborar este trabajo y que se debe tener presente a lo largo del mismo, es el de la autonomía universitaria. Derecho constitucional imprescindible con el que cuentan las universidades y que supone la capacidad de autogobierno, dentro de sus competencias, para elaborar sus propias normas de funcionamiento, entre las cuales se incluye el protocolo.

La UNED cuenta con una serie de símbolos que es preciso interpretar en primer lugar debido a que constituyen la imagen por los que va a ser identificada y reconocida. Sus símbolos específicos son la bandera, el escudo y el logotipo. Otros, como por ejemplo el traje académico, son de uso general en la universidad española.

Antes de entrar en el análisis de cada tipo de acto, es preciso establecer un orden de precedencias interno y una serie de pautas a seguir en la ordenación de presidencias e invitados. En este aspecto, la UNED resulta especialmente complicada debido a sus peculiaridades en cuanto a que se trata a una universidad no presencial, de ámbito nacional y dependiente directamente del Gobierno de la Nación y de las Cortes Generales:

- Su carácter nacional hace que cuente con la figura del Director de Centro Asociado, no contemplada en ninguna otra universidad y, por tanto, difícil de categorizar.

- Al depender directamente del Gobierno Central, y no de las Comunidades Autónomas, es frecuente la presencia en los actos de autoridades diferentes a las que habitualmente acuden a otras universidades como, por ejemplo, ministros, secretarios de estado...

Una vez que se han establecido los criterios especificados anteriormente, se posee la información suficiente para comenzar a implantar normas sobre los diferentes tipos de actos y su programación. Aquellos que requieren de una mayor reglamentación son los actos solemnes, puesto que conllevan un ritual muy específico que debe ser claramente determinado en aras de facilitar tanto a la organización como a los participantes en los mismos un esquema de actuación fácilmente comprensible pero siempre dentro de la tradición y la importancia que los guarnece.

Un factor muy importante para la imagen corporativa de la Universidad son los regalos corporativos y publicitarios. Se trata de elementos que facilitan la identificación de la institución y que contribuyen a su reconocimiento inmediato.

Por último, es imprescindible estipular las competencias que deben ser atribuidas al Director de Protocolo y Relaciones Externas de la UNED quien, como experto en esta disciplina, debe dirigir todas las tareas relativas a la organización de actos y asesorar a las autoridades de la universidad en materia protocolaria.

Como se puede comprobar son muchos los puntos a tratar y a tener en cuenta, sobre todo por la peculiaridad de la materia, lo que ha generado no pocas dificultades a la hora de plantear tanto el proceso de investigación como el desarrollo del presente manual.

La primera traba ante la que me encontré fue la gran falta de información y reglamentación respecto al protocolo universitario. No son muchas las universidades que disponen de un Manual de Protocolo y, las que lo poseen, lo hacen de una manera muy escueta e incluso, en algunos aspectos, se contradicen.

Un ejemplo de estas discrepancias es la normativa acerca del uso del birrete. En algunas universidades, como por ejemplo la Universidad de Alicante, se considera que los componentes de la comitiva académica deben acceder al lugar dónde se celebre la ceremonia descubiertos y, al comenzar el acto, el Rector dice: "Sentaos y cubríos. Se abre la sesión". Por el contrario, la Universidad de Granada, considera que deben entrar cubiertos y esperar a que el Rector diga: "Sentaos y descubríos. Se abre la sesión".

En la UNED se había desvirtuado el uso correcto del birrete de manera que la comitiva académica accedía al salón de actos con él en la mano y así permanecía durante todo el acto, salvo alguna excepción en que el Rector tomaba la iniciativa de ponérselo y le imitaban. Después de haber investigado sobre los usos del birrete, establecidos en el artículo 17 del manual, creí conveniente restablecer la correcta utilización del mismo por el significado que conlleva su imposición por parte del Rector en la toma de posesión de los nuevos doctores y la señal de respeto que supone cubrirse en los momentos adecuados. A este respecto considero más lógico, en consonancia con los usos del birrete, acceder cubierto con el mismo en el lugar dónde tiene lugar el acto y descubrirse cuando así lo ordene el Rector. Si se considera que es necesario ponerse el birrete cuando se toma la palabra, resulta obvio que para ello se debe estar descubierto.

Otra dificultad relativa a la simbología universitaria se presenta con el escudo y el logotipo de la institución. Hasta junio de 2007, fecha en que se creó el logotipo y, por ende, el Manual de Identidad Corporativa de la UNED, era el escudo el único símbolo utilizado. A partir de ese momento, se crea un conflicto en torno a cuál de ellos plasmar en cada situación. Hoy en día sigue sin existir ninguna norma que estipule para qué utilizar cada uno. Debido a la falta de reglamentación al respecto y que nadie ha resuelto aún el dilema, mis soluciones al problema se basan en la costumbre, observando cómo se suele utilizar en el quehacer diario de la Universidad.

• Conclusiones. Manual de protocolo. I.
• Conclusiones. Manual de protocolo. II.