Generalmente, el Alcalde no acude a todos los actos organizados o participados por el Ayuntamiento. Este documento es utilizado para la designación de un miembro del gabinete para que presida un determinado acto.
Documento similar a la carta oficial, con escudo en la parte superior, centrado; encima del escudo, leyenda "República de Colombia" y en la parte inferior "Santiago de Cali". El Alcalde expone el acto y el motivo por el que no puede asistir a ese acto e indica la persona que lo representará. Al pie, la fecha y la firma del Alcalde.
El documento originalde designación lo puede encontrar al final de este artículo en formato .pdf.
Las principales características que deben tener estos documentos, para seguir unas normas de uniformidad en cuanto a tamaños, tipos de letra, etc. son las siguientes:
Contiene modelos de la papelería propia para correspondencia protocolar y modelos de documentos que pueden servir por sí mismos o pueden servir de modelos para redactar otros.
El papel debe ser bond o lino de alta blancura, con excepción de los diplomas que pueden ser en pergamino o en papel pergamino.
La letra para cartas hechas en computador será la Times New Roman, número 12.
La letra para documentos protocolarios hechos en computador, será la English Vivaldi.
La letra para papelería impresa en tipografía será la English Vivaldi.