18. Firma de convenios.

Firma de convenios.

Los convenios son acuerdos que se celebran entre instituciones, organismos o naciones para un beneficio común y colectivo.

Existen distintos tipos de convenios:

Convenio Marco: permite desarrollar los objetivos generales de la relación entre la Universidad Nacional de Cuyo y otras instituciones. Es firmado por el Rector.

Convenio Específico: Establece una actividad/es determinada/s a desarrollar en algún/as área/s del conocimiento. Es firmado por el Rector.

Acuerdo específico: Se remite al convenio marco y especifica actividades concretas a realizar. Lo firma el Decano de la Facultad participante, siempre que esté expresa la delegación en el convenio marco para suscribir el acuerdo.

Una vez cumplida las formalidades legales, se establecen el día, lugar y hora de la firma, la cual puede llevarse a cabo en un lugar público o privado (despacho de una de las partes firmantes).

La firma de todo convenio debe ser realizada de manera simultánea por las máximas autoridades de las partes intervinientes.

Para la suscripción de los convenios, deberá haber un asistente encargado de hacer el cruce de carpetas en el momento de la firma y de entregar a cada parte el convenio completamente firmado una vez finalizado el acto.

Para la firma de convenios, los máximos representantes de las instituciones serán ubicados protocolarmente por orden de precedencia, por ejemplo, si fueren tres los firmantes, el Rector se situará en el centro, los demás asistentes serán ubicados de acuerdo a su jerarquía y de manera alternada, invitados internos y externos en los lugares asignados al público, partiendo la precedencia desde los sitios del centro del conjunto de sillas o auditorio.

Es conveniente recordar algunos aspectos que contribuyen a la prolijidad del acto. En primer lugar, insistimos en la necesidad de un trabajo conjunto de las tres áreas que lógicamente podrán intervenir en un acto de firma de convenio: Ceremonial, Secretaría Privada y Prensa.

En segundo lugar, la importancia de recibir y despedir de la manera correcta a las personalidades que firmarán los documentos.

En tercer lugar, si el documento fuese muy extenso, se deberá leer una síntesis y en el momento de la firma sólo se rubricará un folio para no demorar el acto. El resto del convenio se firmará en el propio despacho del Rector o en una sala acondicionada para ese efecto.

Por último, tanto el mensaje del Rector como el de la autoridad que firma el convenio deben ser breves, de tono cordial y tendrán como motivo principal manifestar de forma oral el beneplácito del acuerdo.

Las secuencias en la firma de convenios es la siguiente:

- Recepción de autoridades e invitados.
- Reseña del motivo de la ceremonia por parte del locutor y presentación de autoridades.
- Lectura de las principales cláusulas del Convenio.
- Firma de los documentos.
- Palabras de la(s) otra(s) institución(es) firmante(s).
- Palabras del Rector.