19. Visita de Autoridades Extranjeras.
Tan pronto como se confirme la visita oficial, debe difundirse tanto a la oficina central como a la sede o sedes la más amplia información al respecto.
4.4 Visita de Autoridades Extranjeras.
Tan pronto como se confirme la visita oficial, debe difundirse tanto a la oficina central como a la sede o sedes la más amplia información al respecto. A su vez, la autoridad local responsable debe remitirle, por lo menos, una copia de la agenda preliminar del evento, especificándole a que actividades se espera que asista.
Cuando la agenda final ya esté lista, se le debe enviar una copia especificando a que eventos tiene que asistir y, especialmente, en cuales tiene que participar. Se le debe especificar el tipo de vestuario para cada una de las actividades (de etiqueta, de calle, sport, etc.).
Si la visita no está familiarizada con el clima de la región, es conveniente proporcionarle información de utilidad (lluvia, calor, frío, paraguas, impermeable, etc.).
A la autoridad visitante y su delegación de ser este el caso debe esperarlo a su llegada, normalmente en aeropuerto, la máxima autoridad institucional en este caso el Rector y una delegación prudente. Si las ocupaciones y el tiempo de esta persona no permiten que se encargue de esto, esta importante función debe delegarse en otra autoridad sea este el Canciller de la ESPEA o el Vicerrector
Después de dar la bienvenida a la autoridad, se presenta al comité de recepción.
Es muy conveniente que una o dos personas se encarguen del equipaje del visitante, a fin de evitarle esta molestia.
Efectuadas las presentaciones se debe conducir a la autoridad al automóvil que lo trasladará a su hotel.
Con anticipación a la llegada de la visita al hotel, es conveniente inspeccionar la habitación, con el objeto de subsanar cualquier detalle o inconveniente. Es de buen gusto recibir la visita con refrigerios, flores a algún tipo de bebida. Así mismo, es recomendable proporcionarle los periódicos locales u otras publicaciones; como imprescindible es entregarle una agenda y/o programa detallado, comentándolo con él o fijando una cita para tal efecto.
Es importante que la visita del dignatario sea fructífera y placentera, por lo tanto se tratará en lo posible que la autoridad visitante nunca ande por su cuenta, inseguro del lugar y de la hora del evento. Debe establecerse con anticipación a que hora se le va a recoger.
Es importante que la programación considere un tiempo de descanso prudente entre una y otra actividad.
Cuando llegue la hora de partir, se debe ser tan cuidadoso como en la llegada. Será necesario encargarse de todos los pormenores relacionados con el transporte y confirmación del vuelo.
Es importante establecer la hora en que se va a recoger el equipaje y la del traslado al aeropuerto. Si es posible, el anfitrión (Rector, Canciller, Vicerrector) debe acompañar a la visita desde el hotel hasta el lugar de embarque.
Se debe tener la información precisa de si el avión saldrá a tiempo o tendrá retraso, ya que si así fuere se acompañará en todo momento a la visita. Si el retraso es tan serio que signifique quedarse otra noche, se debe encargar de su alojamiento y transporte.
Finalmente, es muy importante que el comité de despedida se encuentre en el aeropuerto con la debida antelación. Eso da buena imagen de organización y dejará en la visita una grata sensación.