16. Invitados.

3.3 Invitados.

3.3.1. Invitación para Homenajeado.

Se utiliza cuando se lleve a cabo una condecoración, otorgamiento de título, reconocimiento, entre otros, y para ello se debe pedir una cita a la persona a quien se le quiere rendir homenaje, a fin de convenir el día y la hora del homenaje, además, se le preguntará los nombres de las personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra decir que los cónyuges, hijos y personas, por parentesco o amistad del homenajeado, deben ser incluidos en la lista de invitados, además de destinarse un lugar especial y reservado para su ubicación en el acto.

Es recomendable que el homenajeado conozca y apruebe la lista de invitados antes de proceder a enviar las invitaciones.

Se debe disponer la recepción del homenajeado y su familia en el aeropuerto, si vienen de viaje, de manera que desde su llegada encuentren la bienvenida institucional, el transporte oficial al hotel o lugar de residencia y posteriormente el traslado al lugar del evento.

Es importante acordar con el invitado, desde la planeación del evento, el tipo de vestuario que se deberá portar de modo que se pueda también incluir en la tarjeta de invitación la indicación del mismo, o en todo caso, informarlo al momento de confirmar la asistencia de los invitados.

Así mismo se le deberá dar a conocer el orden del día del acto, quiénes le acompañarán en la mesa principal y demás detalles del evento.

3.3.2. Sillas reservas para invitados especiales.

En los eventos protocolarios que los organizadores confirmen la asistencia de autoridades civiles, militares, eclesiásticas; personalidades o invitados especiales, debe establecerse una zona de ubicación reservada en las sillas del auditorio o de acuerdo a la logística del evento lo exija, para estas personas. Por lo general esto se debe hacer en las ceremonias, inauguraciones, premiaciones o demás eventos que aplique la asistencia de estas personalidades.

Este reservado se deberá indicar con habladores dispuestos en las sillas, que podrán informar el cargo y nombre de quien la va a ocupar (En estricta precedencia cuando el caso lo exija, que es cuando hay presidentes, ministros o embajadores), o tener una referencia como "Reservado autoridades civiles, reservado autoridades académicas, reservado ganadores de la categoría XX", entre otros que se hayan identificado y sea menester disponer.

Así mismo, se deberá contar de un staff de apoyo para recibimiento y ubicación acorde con esta disposición de reserva, de manera que al llegar los invitados sean guiados conforme su invitación lo indique (cuando así haya sido el caso) y según la organización lo haya previsto.

Si el invitado ha confirmado su asistencia, el puesto reservado que se le haya asignado deberá permanecer así hasta tanto el invitado llegue, aún si el evento ha comenzado.

Si el invitado no confirmó su asistencia, se recomienda que las reservas se guarden por un tiempo prudencial hasta tanto el acto inicie y si pasados 15 minutos no llega el invitado, se podrá hacer uso de estas sillas para los asistentes que puntualmente hayan estado en el lugar del evento.

El éxito en la reserva de las sillas en un auditorio está directamente relacionado con la correcta gestión en la invitación y confirmación de la asistencia, que es la condición sine qua non se pueden asignar puestos de reservado a nuestros invitados.