67. Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos. I.

Dirección general, comisión académica, comisión financiera, comisión logística, comisión comunicaciones, comisión protocolo, comisión de cultura...

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.

 

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6.18 Comisiones de trabajo para la organización de los diferentes actos.

6.18.1 Dirección General.

Es la encargada de asignar las tareas al equipo y supervisar su cumplimiento de acuerdo a cronogramas.

6.18.2 Comisiones.

Los integrantes de los comisiones se encargarán de la parte académica, financiera, logística, de comunicaciones, Protocolo.

Estos son primordiales para el buen desarrollo de los eventos:

- Académica.
- Financiera.
- Logística.
- Comunicaciones.
- Protocolo.
- Cultura.
- Acompañantes.

6.18.2.1 Comisión académica.

Las tareas asignadas serán:

- Confirmación de los conferencistas.
- Programación, información para divulgación y labor de promoción en medios.
- Acompañamiento a los conferencistas en la divulgación, entre otros.

Este comité se crea cuando el evento es de tipo:

- Conferencia.
- Seminario.
- Taller.
- Congreso.
- Simposio.
- Cualquier otro de esta misma índole.

Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:

- Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento.
- Revisar el temario a desarrollar.
- Seleccionar las ponencias o trabajos según la normativa establecida.
- Determinar la metodología de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento.
- Recopilar, ordenar la reproducción y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo.
- Coordinar la elaboración de la memoria o publicación de los trabajos presentados en él, entre otras.

6.18.2.2 Comisión financiera.

Centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a:

- Actividades administrativas y financieras del evento: presupuesto, su elaboración y ejecución.
- Consigue patrocinios, convenios con hoteles, restaurantes, empresas, pertinentes para el evento.
- Manejo de tiquetes de invitados y conferencistas.
- Pago de servicios de conferencias.
- Toda la gestión financiera que conlleve el evento.

6.18.2.3 Comisión logística.

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecución del evento. Las tareas a ejecutar son:

- Salones.
- Transporte y atención de invitados y conferencistas (Alimentación - alojamiento).
- Secretaría.
- Apoyo técnico-audiovisual.
- Área de inscripciones.
- Apoyo de servicios generales.

Subcomisión de apoyo transporte y atención de invitados y conferencistas: Se encarga de las siguientes actividades:

- (Alimentación - alojamiento).
- Registrar los vehículos asignados al evento.
- Establecer horarios y turnos de servicio.
- Coordinar las necesidades de vehículos para comisiones.
- Llevar registro de entradas y salidas de conductores y vehículos.
- Proporcionar el material y necesidades de los conductores.
- Controlar caja menor para gastos de vehículos.
- Establecer rutas de trabajo para envío y entregas.
- Establecer comunicación permanente con la Dirección General del evento.
- Registro de invitados al hotel.
- Transporte hotel - evento.
- Llevar itinerario de disponibilidad de habitaciones en hoteles.

Subcomisión de apoyo técnico-audiovisual. Es responsable de coordinar todo lo relacionado con:

- Sonido.
- Grabación.
- Filmaciones.
- Fotografías.
- Equipos necesarios para la presentación de trabajos tales como pantalla para proyección, Video Beam, micrófono inalámbrico, entre otros.

Subcomisión de servicios generales. Se encarga de coordinar lo referente a los siguientes servicios:

1. Iluminación.
2. Teléfono.
3. Ventilación.
4. Electricidad, del auditorio donde tendrá lugar el evento.
5. Señalización.
6. Adecuación.
7. Seguridad.
8. Vigilancia.
9. Aseo.
10. Ambientación.
11. Provisión o suministro de materiales, en general, necesarios para realizar el evento, manejo de computadoras, entre otros.

 

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