74. Organizadores, logística, marketing y comunicación.
Componentes fundamentales a tener en cuenta para la realización de un Congreso.
9.2 Organizadores.
Estos se encargarán de concretar la participación de los profesionales que actuarán como ponentes, identificarán con claridad la pertinencia de fechas y la coincidencia con las agendas personales de los ponentes.
9.3. Logística.
Los que se encargarán de asuntos puntuales como: local, recursos de conectividad, recursos audiovisuales, formularios de registro, procesos de inscripción y pago, reservaciones de hotel, recibimientos y traslados de los ponentes.
9.4 Marketing y comunicación.
Ellos tendrán a cargo la difusión del congreso a través de diversos medios, producirán los materiales impresos: tarjetas de participantes, carpetas, folletos, boletines de prensa, anuncios, afiches, sitios web, etc.
Es importante conocer el número estimado de las delegaciones y participantes con que se puede contar para prever con mayores rangos de precisión la inversión que contemplará el congreso.
Realizar un análisis exhaustivo de los gastos que se harán en el evento.
Elaborar un programa completo que incluya horarios fijos para:
1. Registro de participantes.
2. Evento de apertura del congreso.
3. Reproducción y entrega de memorias.
4. Entrega de certificaciones de participación.
5. Acto de clausura del congreso y entrega de diplomas de agradecimiento a los ponentes que participaron en el congreso.
Además las actividades de cada delegación y para todas en general, se incluirán:
1. Visitas protocolares a los anfitriones.
2. Organización de recepciones de agradecimiento a las delegaciones
participantes.
3. Visitas colaterales: museos, lugares de interés turístico, etc.
4. Según los países de procedencia de las delegaciones extranjeras, debe preverse la traducción simultánea por idiomas, la bilateral para los conferencistas.