Ser un buen anfitrión. El arte de cumplir con los compromisos sociales
Un buen anfitrión debe tener en cuenta ciertos aspectos básicos de cortesía, educación y comportamiento, para hacer sentirse cómodos a sus invitados
Las habilidades de un buen anfitrión: atender a los invitados
Las personas que conviven en sociedad, que trabajan, que tienen vecinos, familia y amigos, es normal que tengan que cumplir con ciertos compromisos sociales a lo largo de su vida. También es habitual que suelan tener compromisos sociales a los que deben corresponder.
Siempre que organicemos cualquier tipo de encuentro, reunión o celebración debemos tener en cuenta ciertos aspectos básicos de cortesía, educación y comportamiento, para hacer sentirse cómodos a nuestros invitados.
La lista de invitados y las invitaciones
Una vez que hemos definido con cierta claridad la lista de invitados , debemos proceder a realizar las invitaciones . Si no tenemos muchos invitados y son de confianza, amigos o familiares, podemos realizar la invitación de una forma un tanto informal, por medio del teléfono, o bien podemos invitar personalmente de forma verbal. Si el encuentro es algo más formal, o la cantidad de invitados es numerosa, podemos invitar de forma escrita por medio de una tarjeta de invitación, o bien, por medio de una carta.
A mayor importancia del evento y de los invitados, con mayor tiempo de antelación debemos hacer el envío de las correspondientes invitaciones. Los invitados de cierta notoriedad o autoridades suelen tener las agendas repletas de compromisos, por lo que se deben realizar las invitaciones con cierta antelación para que puedan buscar, entre sus múltiples compromisos, un 'hueco'.
Si la invitación es para una localización en la ciudad, si no es muy conocida la zona, podemos incluir un pequeño plano que sirva de orientación a los invitados para llegar con mayor facilidad.
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Si la invitación es a una finca, hacienda o un lugar similar, además de un plano que facilite su localización es bueno reservar un espacio, si es posible, para habilitarlo como parking, ya que la mayoría de los invitados llegarán en su propio vehículo.
La puntualidad de los invitados y el aperitivo
Si vamos a tener muchos invitados, podemos poner una hora de inicio de llegada de los invitados (le esperamos a partir de...) para permitir que los invitados se vayan incorporando de forma escalonada. Es una forma de dar un mayor margen de tiempo para que lleguen todos los invitados. Dar un pequeño aperitivo previo o un lunch es importante para que los invitados se vayan conociendo entre ellos. Es un buen "elemento socializador" y de entretenimiento para dar tiempo a que lleguen todos los invitados.
Los anfitriones deben recibir a la puerta a sus invitados, para saludarles e invitarles a pasar e incorporarse a la reunión. También es correcto que los anfitriones hagan las correspondientes presentaciones entre los invitados que no se conocen, siempre que ello sea posible. Un buen anfitrión, aparte de ser buen organizador, tiene que ser un buen "relaciones públicas" y debe saber hacer presentaciones, conversar, e incluso debe saber cómo salir de situaciones embarazosas o incómodas. Debe tratar de crear un ambiente agradable para todos sus invitados. Por eso confeccionar una buena lista de invitados es fundamental para tener una reunión de éxito.
Funciones para ser un buen anfitrión
1. Saber recibir y despedir a sus invitados.
2. Saber controlar todo tipo de situaciones, por incómodas que sean (discusiones, invitados que han bebido más de la cuenta, etc.).
3. Moverse con soltura charlando, a poder ser, con todos los invitados, y haciendo sentirse cómodos a todos ellos, por muy tímidos o retraídos que sean.
4. Saber elegir el menú adecuado al tipo de evento, a la época del año y al gusto de la mayoría de sus invitados. Lo mismo con la bebida, la decoración y el ambiente general de la sala.
5. Tener la casa en perfectas condiciones, sobre todo las dependencias donde tendrá lugar el encuentro y otras zonas donde pueden entrar los invitados (jardín, biblioteca, baños, etc.). Hay que procurar que no falte de nada.
6. Saber colocar a los invitados. Hay que evitar poner juntas a personas que tienen cierta enemistad, colocar a un invitado extranjero entre personas que no hablan su idioma, etc.
7. Atender y facilitar, en la medida de lo posible, el movimiento de personas con alguna discapacidad, personas mayores, etc.
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8. Resumiendo, estar atento a todo cuanto acontece para evitar que cualquier imprevisto estropee el desarrollo del encuentro.
Un buen anfitrión debe estar pendiente de sus invitados desde que llegan a nuestra casa hasta que se van. La función principal de un buen anfitrión es hacer que sus invitados se sientan cómodos y bien atendidos.