Cómo dar una rueda de prensa. A quién convocar y a qué hora hacer la rueda de prensa
Organizar una rueda de prensa
La ruedas de prensa se organizan y convocan para hacer algunas declaraciones o manifestaciones de interés público. O al menos debería ser para eso -cosa que no siempre ocurre-.
Convocar a los medios para ofrecer una rueda de prensa -también se la conoce como conferencia de prensa- tiene su "protocolo". Invitar a los distintos medios de comunicación, tanto locales como nacionales e internacionales, dependerá del alcance que se quiera dar a una noticia o comunicado. También, del interés que puede generar en un determinado público objetivo -noticias deportivas, de moda...-. Una rueda de prensa es un acto informativo.
Cómo invitar a una rueda de prensa
Para invitar a un medio de comunicación es necesario facilitar algunos datos para que evalúe si es interesante asistir a esa rueda de prensa para cubrir la noticia:
1. Quién da la rueda de prensa.
2. Para qué se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).
3. Lugar (aportando los mayores datos posibles), fecha y hora del acto.
4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para confirmar las asistencias. Los organizadores deben saber cuántos medios acudirán. Sobre todo por cuestiones de espacio.
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Preparativos previos para ofrecer una rueda de prensa
Debemos hacer unos cuantos preparativos antes del acto:
1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que van a acudir.
2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dosier) a repartir.
3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y fotógrafos. Hay que buscarles un sitio apropiado para que puedan hacer bien su trabajo y de la forma más cómoda posible.
4. En algunos casos, se puede ofrecer un vino español o un piscolabis similar a los asistentes.
5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles identificadores en la mesa presidencial, control de acreditaciones, etcétera.
Quién da la rueda de prensa y para qué
Una rueda de prensa la convoca una persona o entidad para dar a conocer detalles sobre algo (un producto, un servicio o un acontecimiento). Cuando se trata de personas suelen darse las ruedas de prensa para comunicar una información personal: retirada de una carrera deportiva, dimisión de un cargo, nombramiento para un puesto determinado, etcétera.
Debemos ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para el que fue montada la rueda de prensa. Tenemos que saber que los medios van a reflejar la noticia tal y como teníamos pensado. El tema debe tener la suficiente importancia para que sea atractiva para los medios de comunicación. No se puede hacer perder el tiempo a los profesionales de la comunicación haciendo convocatorias para 'no decir nada interesante'.
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Tenemos que establecer unos turnos de preguntas para que los periodistas amplíen la información que desean cubrir. Es apropiado dejar los sitios más cerca del 'escenario' para la prensa gráfica. Debemos situarlos siempre de espaldas a la luz (sobre todo en ruedas de prensa al aire libre).
¿A qué hora convocar una rueda de prensa?
¿Cuál es la mejor hora para dar una rueda prensa? Convocar una rueda de prensa, supone desplazar a muchos periodistas y cámaras hasta el lugar donde se celebra.
Las mejores horas para ello, son a partir del mediodía hasta la hora de comer, y por la tarde, a partir de media tarde. Hay que tener en cuenta la importancia y objetivo de la rueda de prensa, ya que si la convocamos muy tarde, puede que no salga en los medios al día siguiente (si esa era nuestra intención).
Por último, una vez finalizada la rueda de prensa, los días siguientes, es conveniente hacer un seguimiento de los distintos medios de comunicación, para evaluar la repercusión de la información ofrecida en la rueda de prensa. Medir cuántos medios se han eco de esa información y cómo la han reflejado en cada medio.