Cómo dar una rueda de prensa
Convocar a los medios para ofrecer una rueda de prensa -también se la conoce como conferencia de prensa- tiene su "protocolo". Invitar a los distintos medios de comunicación, tanto locales como nacionales e internacionales, dependerá del alcance que se quiera dar a esa noticia o comunicado. También, del interés que puede generar en un determinado público objetivo -noticias deportivas, de moda...-. Una rueda de prensa es un acto informativo.
Cómo invitar a una rueda de prensa
Para invitar a un medio de comunicación es necesario facilitar algunos datos para que evalúe si es interesante asistir a esa rueda de prensa para cubrir la noticia:
1. Quién da la rueda de prensa.
2. Para qué se da la rueda de prensa (objetivo de la misma).
3. Lugar (aportando los mayores datos posibles), fecha y hora del acto.
4. En determinados casos se adjunta carta o tarjeta de respuesta, para confirmar las asistencias. Los organizadores deben saber cuántos medios acudirán.
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Preparativos previos para ofrecer una rueda de prensa
Debemos hacer unos cuantos preparativos antes del acto :
1. Capacidad de la sala. Hay que calcular el número de personas que van a acudir.
2. Redactar los comunicados y resto de información escrita (dossier) a repartir.
3. Cuidar la decoración, sobre todo si van cámaras de televisión y fotógrafos.
4. En algunos casos, se puede ofrecer un vino español o un piscolabis similar a los asistentes.
5. Comprobar el resto de los detalles: megafonía, servicios, carteles identificadores en la mesa presidencial, control de acreditaciones, etcétera.
Una rueda de prensa es la que convoca una persona o entidad para dar a conocer detalles sobre algo (un producto o un hecho).
Debemos ofrecer un mensaje claro y directo. Cumplir el objetivo para el que fue montada la rueda de prensa. Tenemos que saber que los medios van a reflejar la noticia tal y como teníamos pensado.
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Tenemos que establecer unos turnos de preguntas para que los periodistas amplíen la información que desean cubrir. Dejemos los sitios más delanteros para la prensa gráfica. Debemos situarlos siempre de espaldas a la luz (sobre todo en ruedas de prensa al aire libre).
¿A qué hora convocar una rueda de prensa?
¿Cuál es la mejor hora para dar una rueda prensa? Convocar una rueda de prensa , supone desplazar a muchos periodistas y cámaras hasta el lugar donde se celebra.
Las mejores horas para ello, son a partir del mediodía hasta la hora de comer, y por la tarde, a partir de media tarde. Hay que tener en cuenta la importancia y objetivo de la rueda de prensa, ya que si la convocamos muy tarde, puede que no salga en los medios al día siguiente (si esa era nuestra intención).
Una vez finalizada la rueda de prensa, los días siguientes, es conveniente hacer un seguimiento en los medios de la repercusión de la información aportada.