Tips para hacer videoconferencias exitosas

De lo presencial a lo virtual: las videoconferencias y sus reglas

El uso de videoconferencias se ha incrementado de manera considerable en el mundo social y empresarial.

Actualmente se considera uno de los principales canales de comunicación, ya que permite a los participantes de diferentes lugares interactuar cara a cara en tiempo real.

17 consejos importantes para tener una videoconferencia exitosa

A continuación, te comparto algunos tips para hacer videoconferencias exitosas:

1. Espacio de trabajo agradable para dar una impresión positiva y lo más profesional posible:

- Es importante que el fondo del espacio en donde realizarás tu videoconferencia se vea sencillo. No se recomienda utilizar una decoración excesiva, ya que esto contradice el ámbito profesional y de trabajo.

- En caso de no conseguir un fondo lo más natural y sencillo posible, en Skype puedes hacer borroso el fondo. Y en Zoom, puedes seleccionar un fondo o background virtual, que puedes hacerlo con el logo de tu empresa.

2. Busca una buena iluminación:

- Lo ideal es realizar la videoconferencia en un espacio con bastante luz natural, de esta forma tu rostro se verá nítido y claro.

- En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, deberías sentarte donde llegue la luz de una lámpara o foco, no demasiado intensa.

3. Código de vestimenta o dress code:

- Viste de manera profesional, aunque estés en tu casa.

- Si trabajas para una empresa investiga si hay un dress code o código de vestimenta para las videoconferencias.

- Utiliza colores que te favorezcan. Cuando eliges un color adecuado te proyectas mucho mejor.

- Ten en cuenta el rol que cumplirás en la videoconferencia. No es lo mismo ser el organizador, director u orador que un participante.

- Cuando eres el gerente o el director, todas las miradas están puestas en ti, por lo que tu ropa deberá ser más formal; un atuendo casual bussiness puede ser el adecuado.

- Si tienes un rol público, deberás evitar las prendas casuales.

4. Imagen profesional:

- En caso de los caballeros, el bigote y la barba deberán de estar cuidados.

- Evita que te brille la cara.

- Accesorios discretos (peinado, maquillaje, joyas, uñas, etc).

5. Sitúa la webcam a la altura de los ojos:

- Coloca libros debajo de la computadora a manera de que puedas ver directamente a la cámara web y revisa que tu imagen esté centrada. Realiza varias pruebas con anterioridad.

- Por otro lado, cuando estés hablando, no mires a la pantalla, sino a la webcam. De esta manera, no darás la sensación de estar distraído o pensando en otra cosa.

- Cuando tú escuchas, debes de ver a la pantalla (diferencia focal: aprender a dónde ver).

- Mirar a la webcam es el equivalente a mirar a los ojos de otra persona en un encuentro presencial. Ese contacto da más fuerza y autenticidad a todo lo que tengas que decir.

6. Prepara la reunión:

- Es aconsejable que los participantes cuenten con anterioridad con una invitación a la videoconferencia.

- Si van a utilizar material, es importante que también cuenten con él con anterioridad los participantes.

- También es fundamental llevar una agenda con los temas a tratar.

- Ensaya la presentación con antelación.

- Si tu presentación tiene videos, comprueba que corran de manera normal.

7. Elige un sistema de videoconferencia adecuado:

- Lo primero que tienes que tomar en cuenta son tus necesidades: como número de participantes y acciones que requieren realizar para que la sesión se lleve de la mejor manera.

- Con el apoyo del departamento de informática de la empresa, o a partir de tu propia labor de investigación, averiguarás qué software es el mejor.

8. Cierra todas las apps y softwares para mejorar el rendimiento de la sesión:

-  Cierra todos los programas que tengas en marcha. Y asegúrate de guardar todo el trabajo que estés realizando en ese momento (edición de videos, documentos de Word o de Excel, etc.).

9. No tengas más pestañas abiertas en el navegador (por si compartes la pantalla):

- Los programas para webinars y videoconferencias permiten compartir tu pantalla. Por ello es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la celebración de la sesión. De este modo, evitas compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.

- Pon orden en tu escritorio. Recuerda que todos podrán observar tu escritorio y por tanto tu organización en él. Un escritorio caótico es una mala carta de presentación.

- Asimismo, verifica que no haya ningún archivo o software que correspondan a tu ámbito personal. Esto por motivos de privacidad y de profesionalidad.

10. Revisa la conexión de internet en tu casa:

- El ancho de banda es clave para un buen desarrollo de la videoconferencia.

11. Prueba el video y el audio:

- Deberías probar el software de videoconferencia antes de la sesión, sobre todo si es la primera vez que lo utilizas.

12. Ten cuidado con el micrófono y con la cámara:

- Silencia tu micrófono cuando no estés hablando, ya que se puede viciar el sonido y evitas que un ruido indeseado interfiera la reunión.

- También puedes apagar tu cámara en caso de que surja algún imprevisto.

13. Comenta en tu casa que tendrás una videoconferencia:

- Es recomendable comentar a los miembros de tu casa que tendrás una videoconferencia y compartirles el horario de ésta, para que en la medida de lo posible te ayuden a evitar ruidos o comentarios durante la misma.

14. Los gestos dicen mucho de ti:

- Los psicólogos opinan que buena parte de la comunicación se basa en el lenguaje corporal y, en menor medida, en el tono de la voz.

- Sólo el "7% de la comunicación tiene que ver con las palabras que se dicen". El 55%, sería el lenguaje de nuestro cuerpo. Y el 38%, la tonalidad de la voz.

- Ammy Cuddy, científica social y profesora de Harvard, habla sobre la importancia del lenguaje corporal. Cuddy expresa, que ha tenido más de cincuenta millones de visionados, que poner tu cuerpo en una "posición de poder" antes de la reunión, favorece a que tu comunicación sea más efectiva.

- Según Amy, esta posición, es todo lo contrario a encogerse. La idea es estirarse, ocupar el espacio, sentirte grande. Asumir alguna de las "cinco posiciones de poder" que ella describe en su conferencia TED, durante dos minutos antes de una sesión de videoconferencia, ayuda a sentir y transmitir un poder y una confianza palpables.

- Mueve las manos con seguridad y siéntate bien; La confianza y el entusiasmo que transmites te ayudan a ser más influyente y más persuasivo.

15. No ingieras alimentos durante la videoconferencia:

- Evita estar comiendo galletas, dulces o masticando chicle; puedes tomar agua, café o té, pero hazlo en vasos de cristal o en tazas.

16. Sé puntual en la videoconferencia:

- Sé puntual y avisa si por alguna razón no podrás asistir o te unirás más tarde a la videoconferencia.

- Si existe una diferencia de horario debido a que la conferencia se lleva a cabo en otro lugar donde el horario no es igual al tuyo, es importante conocer la diferencia.

17. Saluda y da las gracias:

- Ya seas el presentador o el asistente, es muy agradable el recibir un buenos días o un gracias por el esfuerzo y trabajo de las personas.

Recuerda que... los buenos modales te abren las puertas del Mundo.