Normas de Protocolo y Ceremonial. II. Recepciones oficiales y privadas.

El trato oficial con los miembros del gobierno ante el cual se está acreditado, así como con los representantes de otras naciones debe ser cordial, franco y respetuoso.

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Las Recepciones Oficiales y Privadas.

El funcionario del Servicio Exterior, en razón misma de su trabajo, recibe muestras de cortesía e invitaciones a recepciones, comidas, cocteles y otros tipos de reuniones, que pueden tener diferentes propósitos. Obviamente de acuerdo al principio de la reciprocidad, tiene la obligación de corresponder a tales amabilidades y, de acuerdo también a las más elevadas normas de urbanidad o de educación.

No se debe olvidar que dichas distinciones son en buena parte dirigidas hacia su país; aún cuando el funcionario como individuo haya logrado captar las simpatías de las demás personas y pueda ser merecedor de tales muestras:

" Los agentes extranjeros representan algo más elevado que a sus propias personas. Es la persona moral de la cual son su expresión a la que se dirigen los honores que se rinden al diplomático ".

Con relación a la forma de organizar u ofrecer agasajos como los mencionados, el poder explicar cómo comportarse durante dichos actos y querer exponer las reglas de la etiqueta en el vestir, requeriría de un espacio muy vasto. Como se habrá visto en capítulos precedentes, el propósito del presente trabajo no es elaborar un tratado de reglas para la convivencia social, ya sea oficial a privada; solamente se trata de recordar ciertos usos y costumbres que son parte de la gente bien educada.

En este caso, vale la pena citar un párrafo de una entrevista concedida a los medios de información, por el Director de Protocolo Diplomático de Polonia en el año 1985:

" Al hablar de los buenos modales en la mesa o de la forma de vestir, se hace en términos generales. Aquí se muestran los principios de la cultura individual; cultura y buenos modales que desafortunadamente, ya no se enseñan en las escuelas; lo cual es una lástima, pues sería inaudito por ejemplo, que un diplomático se presentara a determinado compromiso, con un abrigo grasiento, o con una gorra de cuadritos; o bien que haga ruido durante una comida al tomar la sopa y ponga los codos sobre la mesa ". (Henryk Laszcz, El Principio de la Modestia, Ed. Semanario Polityka, Polonia, 26 de enero de 1985, Entrevista.).

Tal como se expresa en el enunciado del presente inciso, en este capítulo se dará relevancia a los compromisos oficiales y privados, que debe atender un funcionario del Servicio Exterior, particularmente el agente diplomático.

Los Compromisos Oficiales.

Estando en una misión diplomática los compromisos pueden obedecer a diferentes motivos, entre los más comunes están las celebraciones patrias, como el "Día Nacional", para cuya conmemoración en términos generales, se ofrece una recepción o un coctel, según la costumbre o los medios de que se disponga.

Estas recepciones pueden ser ofrecidas al mediodía, por la tarde o en la noche; en ciertos países es más usual invitar al mediodía. Estos convivios tienen un carácter ciertamente informal en cuanto a la manera de servir, pues por tratarse de una asistencia importante en número, la gente permanece de pie; lo cual obliga también a considerar que será de breve duración, de una hora y media o de dos horas será el promedio, salvo excepciones.

Las recepciones oficiales pueden tener otros motivos, como las que se ofrecen en honor de algún alto funcionario de su gobierno que esté de visita en el país; para presentar a un miembro de la propia misión con las autoridades locales y los demás colegas del cuerpo diplomático; o para el caso de la imposición de alguna condecoración a una personalidad de la localidad.

Hay también recepciones de gran gala (frac y condecoraciones), se dan en casos de visitas de altos dignatarios, que son huéspedes oficiales del gobierno del país receptor. O bien, en ceremonias oficiales en países monárquicos.

Asimismo, se ofrecen comidas o cenas formales (sentados) al cuerpo diplomático, al decano, al Ministro de Relaciones Exteriores o a otra personalidad. En cada caso, se requiere ser muy cuidadoso y prever todos los detalles por insignificantes que parezcan, para que la reunión sea todo un éxito.

Con el propósito de que tanto las comidas, como las recepciones oficiales, estén revestidas de las formalidades del caso, el Jefe de la Misión y los demás funcionarios deben ordenar que se impriman las invitaciones correspondientes, cuidando de que al invitado se le dispense el tratamiento correcto (excelentísimo, honorable, etc.). Se debe precisar si la invitación incluye al cónyuge y, la hora.

No se deben olvidar pequeños detalles, como el domicilio donde tendrá lugar la recepción, el número telefónico y, en el ángulo inferior derecho -en caso de que se considere necesario-, las iniciales que indican la necesidad de confirmar la asistencia; éstas pueden escribirse de varios modos, pero las más usuales son la forma francesa R.S.V.P. (Répondre s'íl vous plait) o la fórmula empleada en español S.R.C. (se ruega contestar).

Por otra parte, se debe elaborar minuciosamente una lista de los invitados, que responda al propósito del festejo y que sin desearlo -por olvido u omisión-, se vaya a provocar el resentimiento de alguien que creyó que debería ser invitado.

Para este tipo de recepciones, el oferente y su esposa deben estar en la puerta para recibir y para despedir a los invitados; el resto de los funcionarios de la misión, deben dedicarse a colaborar para que los invitados se sientan bien atendidos.

Para el caso de las recepciones conmemorativas de un día nacional, el Jefe de Misión debe recibir en la puerta acompañado de sus colaboradores -algunos o todos, dependiendo del número-, los que formarán una fila en orden jerárquico de mayor a menor.

En cuanto a los Funcionarios que asisten como invitados, deben estar muy conscientes de la puntualidad, tanto para llegar, como para la partida, excepto si el invitado de más alto rango (el Ministro de Relaciones, el decano del cuerpo diplomático u otro) no se han retirado. Cuando la mayor parte de los invitados hayan llegado, el Jefe de la misión con su esposa, pueden retirarse de la puerta y departir con la demás gente; en tal caso, el colaborador de más alto rango lo reemplazará en la recepción.

En cuanto a las comidas formales, de carácter oficial, se debe tener especial cuidado en invitar a "personalidades compatibles". Es decir, que entre los concurrentes no vayan a coincidir los representantes de dos países en guerra por ejemplo, o cuyas relaciones presenten una tirantez, que pueda reflejarse en el ambiente de la reunión.

 

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