Protocolo deportivo a nivel internacional. III

Coordinación de las distintas áreas: los enlaces

Protocolo deportivo a nivel internacional

Todo lo anterior muestra la complejidad del diseño y demuestra que se puede alcanzar el éxito en el desarrollo de cualquier acto con una planificación exhaustiva, que contemple todo lo necesario, y una organización que permita el asesoramiento y coordinación a todos los niveles y busque soluciones lógicas dentro del respeto a los principios generales del protocolo.

La necesidad de coordinar las actividades de las diferentes áreas, en que se distribuye la organización de un acontecimiento deportivo de carácter internacional con gran número de países participantes, se hace extensiva al ámbito específico del protocolo, ya que a la presencia de autoridades políticas, de representación diplomática, etc. Se unen las autoridades deportivas. En estas ocasiones los equipos habituales de protocolo no son suficientes, por lo que parece necesario recurrir al apoyo de otras especialistas, así aparece la figura del "enlace" con los representantes diplomáticos y, en su caso, con los deportivos de los diferentes países.

Las funciones del "enlace" deben definirse en cada acontecimiento deportivo y para todo su desarrollo; se realizan cerca de la autoridad o grupo con el que se enlaza y comprenden: recepción de autoridades, información general, asistencia y asesoramiento personal, solución de incidencias, coordinación de desplazamientos programados, atención a peticiones de transporte no previstas, etcétera.

El elevado número de personas que se utilizan para esta actividad hace necesario que, por el servicio o departamento de protocolo y atención a personalidades, se mantenga actualizada una ficha general con las actividades que realiza cada "enlace" a diario.

El perfil del "enlace" incluirá, conocimientos de protocolo, de relaciones diplomáticas, dominio de idiomas, conocimientos prácticos de seguridad de personas y formación de caravanas, etc., y, entre sus cualidades personales: serenidad, flexibilidad, capacidad de reacción ante situaciones imprevistas e iniciativa para resolverlas.

El orden de la banderas de los países participantes

Es muy importante, en los eventos internacionales, establecer con antelación el procedimiento para ordenar las banderas de los países participantes, de las federaciones correspondientes, de los equipos, etc. Además, si desfilan los deportistas, habrá que precisar el orden de desfile de los diferentes países, recurriendo a una fórmula que no moleste a nadie; por ejemplo, el C.I.O. determina que, en las Olimpíadas, las delegaciones desfilen por orden alfabético en el idioma del país anfitrión, aunque abre siempre la marcha la delegación de Grecia y la cierra la del país anfitrión.

A veces, a pesar de todas las previsiones, se producen incidencias que han de resolverse con tacto y flexibilidad, tal y como sucedió en la ceremonia de clausura de los Juegos Olímpicos de 1980 en Moscú.

Los Estados Unidos, que no habían asistido por razones extradeportivas, se negaron a que, una vez arriada la bandera de la Unión Soviética, fuese izada la norteamericana en el estadio Lenin, ( como corresponde hacer con la bandera del país que albergará los siguientes Juegos, según determina la Carta Olímpica); el problema se solucionó izando la bandera de la ciudad de Los Ángeles, que sería la sede de los Juegos de 1984. Lo que demuestra que, en el protocolo, hay que recurrir a la lógica y anticipar soluciones a todo tipo de problemas.

La jerarquización de espacios, tiempos y personas

En el ámbito del protocolo la metodología a emplear debe adaptarse a la triple jerarquización que debe contemplar la arquitectura de todo acontecimiento. Hay que jerarquizar espacios, tiempos y personas, y diseñar la logística de apoyo necesaria, lo que obliga a tener en cuenta que:

1. La jerarquización espacial comprende:

- Configuración de la tribuna de honor que, ya hemos concretado anteriormente, debe contemplar al menos tres zonas diferentes: la presidencia centrada y dos espacios, a derecha e izquierda de la misma, destinados respectivamente a autoridades deportivas y civiles. Sin olvidar que, en casos de acontecimientos excepcionales ( el ejemplo ya comentado de los Juegos Olímpicos de Barcelona '92), pueden establecerse zonas suplementarias para invitados especiales.

- Espacios anexos a la tribuna de honor con fines complementarios: sala de respeto, antepalco o sala de espera, servicios de guardarropa, bar, asistencia médica, ascensores y escaleras y rampas para discapacitados, servicios higiénicos, etcétera.

- Aspectos relacionados con distribución de alojamientos, considerando los diversos niveles de representación que se determinen.

- Ubicación de banderas, engalanado de edificios, etc.

Todo lo anterior forma parte de la faceta de protocolo "estructural" que, desarrolla en su mayor parte el personal auxiliar, pero debe ser supervisado por el equipo de protocolo.

2. La jerarquización temporal debe, en esencia, coordinar los horarios de salida de los alojamientos y los de llegada al estadio de las personalidades para que se efectúen de manera inversa a su rango personal; de tal manera que, cuando se produzca la presencia de la autoridad de mayor rango, el resto de personalidades e invitados ocupen su lugar asignado. Además hay que planificar en tiempo otras actividades complementarias, como son los transportes, organización de caravanas cuando sea preciso y las medidas de seguridad.

3. La jerarquización de personas es una labor compleja que obliga a preparar listas con el orden de prelación: del Estado, Autonómicas y Locales; autoridades deportivas internacionales y nacionales; invitados, según países y dentro de cada país. Estos listados facilitarán la determinación de las precedencias para los diversos actos que se celebren, tanto a nivel deportivo, cultural como en recepciones oficiales.

4. La logística de apoyo es clave para que todo pueda funcionar con precisión y orden. Se llevan a cabo una serie de actividades que van desde la selección del personal auxiliar, asignación de medios de transporte, pasando por la señalización de butacas en el palco con el nombre de los invitados, elaboración de invitaciones, saludas, paneles informativos y un amplio número de acciones que dependerán del lugar, época del año, clase de evento, etc.

• Protocolo deportivo a nivel internacional. I
• Protocolo deportivo a nivel internacional. II
• Protocolo deportivo a nivel internacional. III
• Protocolo deportivo a nivel internacional. IV