Reglamento Interno de Protocolo y Relaciones para el H. Ayuntamiento de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas (México).

C. DR. FRANCISCO ANTONIO ROJAS TOLEDO, Presidente Municipal Constitucional del Honorable Ayuntamiento de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; con fundamento en lo dispuesto en los Artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 63 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas; 2, 38 fracción II, 39, 42 fracciones I, II y XIII, 63 fracciones I, IV, V y X, 146, 147, 148, 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157 y 160 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Chiapas; en cumplimiento al acuerdo de cabildo tomado por el Honorable Ayuntamiento en sesión ordinaria celebrada el día ______ de ________ de 2000, Acta número _________, A sus habitantes HACE SABER:

Que el Honorable Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, en uso de las facultades que le concede el artículo 38 fracción II de la Ley Orgánica Municipal del Estado; y,

C O N S I D E R A N D O S:

Que se hace necesario la expedición de un ordenamiento legal que regule las bases para el otorgamiento de las distinciones y reconocimientos que concede el Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, y en virtud de que se puede afirmar que no existe base jurídica para el otorgamiento de los mismos y considerando que el Ayuntamiento cuenta con una Comisión de Relaciones y Protocolo que se encuentra relacionada con la materia cívica, incluyendo en ésta la función de reconocer el mérito del ciudadano o grupo de ciudadanos, que contribuyen al mejoramiento y bienestar de la ciudad capital, Tuxtla Gutiérrez y de sus habitantes.

Que uno de los objetivos con que cuenta este Ayuntamiento Constitucional, es el de promover la vinculación de nuestra ciudad con habitantes de otros puntos del orbe mediante el otorgamiento de reconocimientos a "Visitantes Distinguidos", así como declararlos "Huésped de Honor".

Que la Ley Orgánica Municipal del Estado de Chiapas, faculta a los Ayuntamientos para formular disposiciones reglamentarias para la correcta regulación de las actividades culturales, cívicas, deportivas y sociales que lleven a cabo en el Municipio; con la finalidad de promover la vinculación de la Ciudad con habitantes de otros puntos del orbe nacional e internacional.

Por las consideraciones anteriores, este Honorable Ayuntamiento, expide el siguiente:

REGLAMENTO INTERNO DE PROTOCOLO Y RELACIONES PARA EL H. AYUNTAMIENTO DE TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS.

CAPITULO PRIMERO.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTICULO 1.

Las disposiciones contempladas en el presente Ordenamiento son de orden interno y de aplicación obligatoria para las figuras jurídicas involucradas en el presente Reglamento; teniendo por objeto regular el funcionamiento y desarrollo de las giras que realicen las autoridades Municipales, recepción de visitantes y otorgamiento de distinciones y reconocimientos que conceda el Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez.

ARTICULO 2.

Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:

H. AYUNTAMIENTO: Al Honorable Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

COMISIÓN: A la Comisión de Relaciones y Protocolo del Ayuntamiento Constitucional.

DIRECCIÓN: A la Dirección de Protocolo, dependiente del Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

SESIÓN: Reunión de los integrantes que conforman el Ayuntamiento en la que sesionan, previa convocatoria para tratar, discutir y resolver, en su caso, cuestiones de interés común.

PROTOCOLO: Conjunto de reglas a seguir en el desarrollo de un acto público o privado al que asista la Autoridad Municipal.

RECONOCIMIENTOS Y/O DISTINCIONES: Declaraciones emanadas del Ayuntamiento, mediante la cual se considera el otorgamiento de pergaminos o distintivos a personalidades que se destacan por su actividad o desempeño, en cualquier ámbito de la Sociedad.

HUESPED: Persona que visita la ciudad por mas de 2 días, sin importar el motivo de si visita.

VISITANTE DISTINGUIDO: Personalidad que visita la ciudad por un tiempo menor a 48 horas, con un objetivo determinado.

ARTICULO 3.

La aplicación del presente Reglamento está encomendada a:

I.- Al H. Ayuntamiento;

II.- Al Presidente Municipal;

III.- A la Comisión de Relaciones y Protocolo; y,

IV.- A la Dirección de Protocolo.

ARTICULO 4.

Corresponde al H. Ayuntamiento a través de la Comisión de Relaciones y Protocolo, las siguientes atribuciones:

I.- Vigilar y hacer cumplir en la esfera de su competencia, la aplicación del presente Reglamento y demás disposiciones aplicables en la materia;

II.- Someter a la aprobación del Ayuntamiento, los funcionarios que integrarán la Comitiva de Recibimiento y Acompañamiento de la personalidad que visite la Ciudad;

III.- La designación de huéspedes o visitantes distinguidos, previo análisis del curriculum del personaje que se trate y del o los regalos con los que correrá la atención de la visita; y,

IV.- Las demás atribuciones que le confiere el presente Reglamento y demás disposiciones aplicables en la materia.

ARTICULO 5.

Corresponde al Presidente Municipal las siguientes facultades y atribuciones:

I.- Vigilar y hacer cumplir en el ámbito de su competencia, el presente Reglamento y demás disposiciones legales de la materia, por sí o por el órgano que designe;

II.- Otorgar los reconocimientos a las personalidades que se destacan por su desempeño; y,

III.- Las demás que señale este Reglamento y disposiciones legales de la materia.

ARTICULO 6.

Corresponde a la Dirección de Protocolo del H. Ayuntamiento:

I.- Vigilar, ejecutar y hacer cumplir en el ámbito de su competencia, el presente Reglamento y demás disposiciones legales de la materia conforme al manual de procedimientos que presente la propia Dirección;

II.- Asesorar en materia de protocolo, vestimenta, etiqueta, usos y costumbres, a las diversas instancias del Gobierno Municipal;

III.- Será el responsable y encargado de organizar y supervisar los eventos en los cuales tenga participación el Gobierno Municipal;

IV.- Prestar a los visitantes distinguidos, autoridades de otros Estados, personal diplomático que se encuentren de visita en la ciudad, las atenciones de que sean objeto;

V.- Las demás que señalen las leyes, Reglamento y disposiciones legales aplicables en la materia;

VI.- Someter a la consideración de la Comisión de Relaciones y Protocolo, las erogaciones que se efectuarán durante la organización y desarrollo de las visitas que se realicen dentro y fuera del municipio en cumplimiento a sus atribuciones; y,

VII.- Ser el responsable de tomar las medidas de seguridad necesarias para la autoridad municipal y los asistentes a los eventos que realice el Ayuntamiento de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

CAPITULO SEGUNDO.

DEL CEREMONIAL.

ARTICULO 7.

Se entenderá por ceremonial a las diversas manifestaciones de cortesía que tendrá la Autoridad Municipal en todas las ocasiones que en ella se den.

ARTICULO 8.

La Dirección de Protocolo será la encargada de la organización del ceremonial en los eventos en que intervenga la Autoridad Municipal, siendo obligatorio el apoyo de las áreas que considere necesario para el desarrollo del mismo.

Dentro del ceremonial se encontrará:

I.- La programación y organización de visitas oficiales que se realicen;

II.- Las precedencias que deban utilizarse en los actos públicos o privados entre los personajes representativos de diferentes estados;

III.- Las distinciones o presentes que se otorguen a las personalidades que visiten la ciudad; y,

IV.- La transmisión de poderes.

ARTICULO 9.

La Dirección de Protocolo tendrá acceso a la agenda del Presidente Municipal y de los Regidores para el eficaz cumplimiento de sus atribuciones.

ARTICULO 10.

Para efecto de la organización de las ceremonias en donde participe la Autoridad Municipal, la Dirección de Protocolo manejará una Agenda Cívica en la cual se respetarán los horarios, días y eventos en los cuales el Presidente Municipal debe asistir de manera personal, o en su caso, el Comité que haya sido designado.

Así mismo, coordinará a un grupo de edecanes capacitadas en materia de Protocolo, quienes se encargarán de la atención de la Autoridad Municipal y sus invitados.

La conducción de dichos actos estará a cargo de un maestro de ceremonias oficial dependiente de la Dirección de Protocolo.

ARTICULO 11.

La precedencia determinará el espacio que ocuparán los personajes que asistan a las ceremonias donde intervenga la autoridad municipal;

El lugar de honor será aquel que se ubica exactamente en el centro o el segundo que se encuentra a la derecha, mismo que estará expuesto a cambios por razones del acontecimiento al que se asiste.

Para determinar la precedencia se podrán adoptar los siguientes criterios:

a).- Distribución por jerarquías.

b).- Antigüedad en la función.

c).- Orden alfabético.

ARTICULO 12.

En caso de que alguna personalidad que tenga lugar asignado en el presidium no llegue al evento a la hora citada, se le sustituirá por otro.

ARTICULO 13.

El H. Ayuntamiento Constitucional otorgará reconocimientos y distinciones a:

I.- Huésped.

II.- Visitante Distinguido; y,

III.- Personalidades de Estado y/o Gobierno.

ARTICULO 14.

Será el Ayuntamiento el encargado de designar el o los regalos con los que correrá la atención de la visita, los cuales se designarán de acuerdo a la importancia y curriculum del visitante que se trate, y podrán ser:

I.- Pergamino de Huésped.

II.- Reconocimiento como Visitante Distinguido.

III.- Llave de la Ciudad.

ARTICULO 15.

En la transmisión de poderes, al asumir el mando la nueva Autoridad Municipal, deberá realizar un comunicado oficial a sus pares, autoridades diplomáticas y otras autoridades con los que mantiene relaciones el Ayuntamiento de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

CAPITULO TERCERO.

DE LA PAPELERIA OFICIAL Y LOS COMUNICADOS.

ARTICULO 16.

La papelería oficial que deberá manejar el Ayuntamiento Constitucional, contendrá las siguientes especificaciones:

I.- Se utilizará papel color blanco tamaño carta u oficio con el escudo del águila caligrafiada; y,

II.- Los comunicados y/o oficios llevarán la firma del Presidente Municipal refrendada por el Secretario del Ayuntamiento cuando así se requiera.

CAPITULO CUARTO.

DE LAS GIRAS DE LA AUTORIDAD MUNICIPAL.

ARTICULO 17.

En la realización de las giras de la Autoridad Municipal, la Dirección de Protocolo para el buen desarrollo del evento, deberá de tomar en cuenta lo siguiente:

a).- El tipo de acto en que participe la Autoridad Municipal, el cual puede ser público, privado o cívico;

b).- El lugar donde ha de realizarse el evento y la hora del mismo;

c).- Las necesidades de decoración interior o exterior del lugar en el cual se ejecutará el acto en el que participe la autoridad municipal, con el objeto de adecuarlos para el buen desarrollo del evento; y,

d).- Las personalidades y funcionarios que acompañarán a la Autoridad Municipal.

ARTICULO 18.

En las giras en las que intervenga la Autoridad Municipal y/o funcionarios de Gobierno Municipal, se integrará un equipo de avanzada que se encargará de la ubicación de los escenarios, logística, información a las autoridades e invitados de la ubicación que tendrán y el programa del evento.

ARTICULO 19.

Tomando en consideración el evento de que se trate, se nombrarán Comisiones de funcionarios que acompañarán a la Autoridad Municipal.

ARTICULO 20.

La Dirección de Protocolo, asesorará a la Autoridad Municipal y funcionarios en los discursos y en todas aquellas actitudes en las que se involucre la imagen municipal.

Los discursos deberán ser breves y su contenido se limitará al motivo del acto, evitando que éstos contravengan con la imagen municipal.

CAPITULO QUINTO.

DE LA RECEPCION DE VISITANTES DISTINGUIDOS.

ARTICULO 21.

Los desplazamientos de visitantes distinguidos y/o autoridades de otros Gobiernos, pueden ser privados o públicos.

ARTICULO 22.

En el caso de visitas privadas de personajes distinguidos y autoridades de otros Gobiernos, la autoridad municipal deberá realizar un despliegue de seguridad y cortesía que, sin violar el deseo de reserva del visitante, le evite riesgos desde el punto de vista de seguridad, así como cualquier posible tropiezo protocolario.

ARTICULO 23.

En el caso de visitas oficiales, la Dirección de Protocolo del H. Ayuntamiento Constitucional en coordinación con la Comisión de Relaciones y Protocolo, deberán:

1) Evitar tropiezos en el momento del encuentro del visitante con la autoridad Municipal.

2) Elaborar la materia de las conversaciones y la redacción de eventuales declaraciones o comunicados conjuntos.

3) Obtener las máximas garantías de seguridad y cortesía para el visitante y su comitiva.

ARTICULO 24.

El Ayuntamiento Constitucional a través de la Dirección de Protocolo, mantendrán contacto con el o las personas que visitarán la ciudad, para efecto de asesorarlos en materia de vestimenta, usos y costumbres locales, y ceremoniales que se aplican en la ciudad, con el propósito de que se enteren de lo que puedan cumplir.

ARTICULO 25.

En el caso de recepción de visitantes extranjeros que no dominen el idioma español, toda comunicación que se les haga llegar deberá ir acompañada de una traducción en el idioma de éste, con el fin de facilitar la correcta comprensión y el trámite del documento.

ARTICULO 26.

La Dirección de Protocolo, será la encargada de la organización del tratamiento, los honores y la precedencia de los visitantes distinguidos dependiendo de su investidura, en los actos oficiales, recepciones y banquetes.

ARTICULO 27.

Se integrarán comisiones para la recepción, atención y despedida de personajes nacionales o extranjeros que de manera oficial o privada visiten el Municipio y/o la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

ARTICULO 28.

La designación de precedencias para la recepción y eventos que se realicen con visitantes distinguidos, se sujetará a lo establecido en el Capítulo Segundo del presente Reglamento.

ARTICULO 29.

Durante la recepción de Visitantes Distinguidos en el Palacio Municipal, se designará una comisión para su recepción en la puerta principal, mismos que conducirán a las personalidades hacia el despacho del C. Presidente Municipal.

ARTICULO 30.

El Presidente Municipal y el o los visitantes distinguidos sostendrán conversaciones privadas y posteriormente se dirigirán al salón de cabildos "Batallón Hijos de Tuxtla", en donde se encontrará el resto de la comitiva de ambos.

ARTICULO 31.

Durante la reunión que sostendrá la autoridad municipal, con el visitante distinguido y la comitiva de ambos, éstos harán uso de la palabra y posteriormente se entregarán los reconocimientos y/o distintivos.

ARTICULO 32.

La autoridad municipal y el visitante distinguido previo acuerdo, procederán al concluir la reunión, a realizar un comunicado, el cual puede ser unilateral, bilateral o conjunto, para informar a la opinión pública de los logros obtenidos de la reunión.

El comunicado podrá realizarse de manera escrita o a través de una rueda de prensa.

CAPITULO SEXTO.

DE LAS SANCIONES.

ARTICULO 33.

El incumplimiento a las disposiciones del presente Reglamento, por parte de los obligados en el mismo, serán sancionados conforme a lo previsto en la Ley Orgánica Municipal del Estado de Chiapas.

T R A N S I T O R I O S:

ARTICULO PRIMERO.

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en los estrados del Palacio Municipal y en cinco lugares de mayor afluencia vecinal.

ARTICULO SEGUNDO.

Todas las disposiciones que contravengan lo establecido en este Reglamento, serán derogadas en la fecha en que entre en vigor y lo no previsto en el mismo, será resuelto por el Pleno del Ayuntamiento.

ARTICULO TERCERO.

Para su debido conocimiento publíquese el presente Reglamento en la Gaceta Municipal y remítase al Director del Periódico Oficial del Estado, para su publicación.

El Presidente Municipal dispondrá se publique, circule y se le dé debido cumplimiento.

Dado en el Salón de Sesiones de Cabildo del Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; celebrada en Sesión Ordinaria, Acta número ___, a los ____ días de Dos Mil.

De conformidad con el Artículo 150 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Chiapas y para su observancia, "PROMULGO el presente: "REGLAMENTO INTERNO DE PROTOCOLO Y RELACIONES PARA EL H. AYUNTAMIENTO DE TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS", en la Residencia del Ayuntamiento Constitucional de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL.
DR. FRANCISCO A. ROJAS TOLEDO.

SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO.
LIC. ELENA FARRERA CASTILLO. .