Protocolo empresarial. Relaciones con los proveedores. Negociación, equilibrio y respeto. Comportarse bien con los proveedores
Tratamos siempre de conseguir una buena compra para nuestra empresa, en las mejores condiciones posibles
Reglas de cortesía y buenos modales con los proveedores
Reglas de cortesía para relacionarse con los proveedores
Un proveedor es una persona o empresa que proporciona o abastece a otra de un producto o servicio. Los proveedores, junto con los clientes, son uno de los pilares básicos de cualquier empresa. Por esta razón, tener un buen trato y llegar a buenos acuerdos es algo fundamental para el éxito o fracaso de una compañía o negocio.
Las relaciones con los proveedores suelen ser unas relaciones bastante elásticas. Suelen consistir en un 'constante tira y afloja'. Es decir, en una continua negociación para obtener las mejores condiciones para hacer una buena compra para la empresa -buen precio, buenas condiciones de pago, etcétera-.
Conseguir unas buenas condiciones de compra para la empresa solo se pueden lograr dominando las técnicas de negociación. La clave en este tipo de relaciones -al igual que en las relaciones con los clientes- es la negociación. Negociar no es una tarea sencilla, pero si se ha demostrado que se logra un mejor resultado si el proveedor confía en nosotros y le damos un trato cordial y educado. Este buen comportamiento nos abrirá muchas puertas para ganarnos esa confianza. Tener un comportamiento grosero o agresivo no quiere decir ser un buen negociador, sino ser una persona maleducada.
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Puntualidad, imagen y otros reglas a tener en cuenta para relacionarse con los proveedores
1. Ser puntuales. El tiempo es oro para todo el mundo, pero en los negocios aún más. El tiempo es un 'bien' limitado, por este motivo no podemos ni desperdiciarlo ni hacer que los demás lo pierdan por la impuntualidad. Siempre es mejor llegar cinco minutos antes que un minuto tarde. Si hay que anular una cita debe hacerse con la mayor antelación que sea posible.
2. Imagen y aspecto personal. Causar una buena primera impresión es muy importante. La apariencia de una persona es lo primero que se ve antes de decir ni una sola palabra. Esa primera impresión, como no sea buena, va a ser muy difícil cambiarla -aunque se puede-. Además, tener una buena imagen personal es importante porque también es la imagen de la empresa. Esa persona está representando a su empresa y, por lo tanto, es 'su tarjeta de visita'.
3. Los tratamientos. Las reglas de cortesía indican que se debe tratar de usted a una persona que no se conoce. Salvo que ya hayamos tenido algún contacto con esa empresa y con la persona o personas con las que negociamos, nada de tomarse confianzas y tutear. Hasta que nos indiquen lo contrario no debemos cambiar el tratamiento a lo largo de toda la conversación.
4. Conversación. Durante el encuentro cuidado con los temas de los que se habla. Pueden influir de forma negativa en nuestros objetivos, aunque no lo parezca. Tampoco es una buena técnica de venta hablar mal de la competencia o de otros compañeros del sector. Descalificar a la competencia nos deja en mal lugar y, por lo tanto, nos descalifica a nosotros mismos. Es mejor contar y destacar las bondades de nuestro producto o servicio.
Puntualidad: es mejor llegar 5 minutos antes que 1 minuto tarde
5. Comidas de negocios. El proveedor suele ser el que paga la cuenta porque invita al cliente. Salvo algunas excepciones, como cuando es el propio cliente el que quiere tener ese detalle de invitar por las razones que sea -personales o profesionales-. En las comidas de negocios es mejor socializar que negociar.
6. Saludos y presentaciones. Los detalles más pequeños son importantes. No saludar al entrar, no presentar a una persona que nos acompaña, etcétera, pueden dar una mala imagen de nosotros. Este momento de las presentaciones es una buena oportunidad para ofrecer la tarjeta de visita.
7. Ir al grano. Como hemos comentado el tiempo es muy limitado, por lo que tenemos que ser breves y concisos. Lo que popularmente se conoce como 'ir al grano'. Debemos evitar caer en detalles superfluos. Solo hay que matizar y remarcar las partes más relevantes. Si quieren saber más detalles sobre cualquier producto o servicio, nos los pedirán.
8. Actitud. Además de mostrarnos como una persona educada y con buenos modales, debemos mostrar siempre una actitud positiva y abierta, sea cual sea el rumbo de la negociación. Nunca hay que dar muestras de pesimismo o desánimo.