La Casa Real en la Universidad. La presencia de La Familia Real Española en los actos celebrados en la Universidad: Consideraciones Generales.

Segundo Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

En los últimos años y, particularmente, en la presente década de los 90, los miembros de la Familia Real española están presentes en un número cada vez mayor de actos -académicos o no celebrados en las universidades españolas: actos culturales, de carácter nacional o internacional, entrega de premios, Doctorados "Honoris Causa", etc.

Esta realidad tiene una doble explicación. Por un lado, la Familia Real ha aumentado significativamente su participación en actos de indudable trascendencia social o cultural, actos que, por otra parte, se han multiplicado con la aparición o la revitalización de instituciones de la llamada "sociedad civil" -asociaciones, fundaciones y entidades, de naturaleza pública y privada- en el territorio nacional y, sobre todo, en los ámbitos autonómicos (donde estas instituciones, antiguas o de nueva creación, han adquirido una gran repercusión social en muy poco tiempo).

Por otro lado, está a la vista de todos que las universidades españolas, tanto por su crecimiento en número como por su progresiva inserción en los intereses, actividades e inquietudes de su entorno -local, regional, nacional e internacional- no sólo han dinamizado sus estructuras, sus objetivos e, incluso, sus comportamientos, sino que, de forma paralela, han incrementado consecuentemente el número de actos protocolarios organizados, o celebrados en sus espacios por otras instituciones y asociaciones.

Así pues, lo que se pretende en las líneas que siguen es trazar algunos criterios o pautas de actuación que puedan resultar útiles para los servicios de protocolo de cualquier universidad española a la hora de organizar o de ser anfitriones de actos a los que acuda algún miembro de la Familia Real española.

Normalmente los responsables de protocolo de una institución y, en nuestro caso, de una universidad, tienen conocimiento de la asistencia de algún miembro de la Familia Real con dos o tres meses de antelación. En lo que sí es preciso insistir es en no darlo por hecho hasta que esta asistencia haya sido confirmada por escrito, puesto que sólo en ese caso podrá ser efectiva -salvo casos de fuerza mayor, como acontecimientos imprevistos que afecten a su agenda de compromisos institucionales.

Una vez fijada la fecha y conocida la persona o personas de la Real Familia que estarán presentes, no hay que olvidar que tanto el texto de las invitaciones que vayan a ser distribuidas a los invitados, como los contenidos y la redacción del ceremonial y protocolo que corresponda a un acto dado, han de ponerse en conocimiento de la jefatura de protocolo de la Casa Real; y no únicamente por obligación o deferencia, sino porque, en muchos casos, sus indicaciones serán de gran utilidad para nosotros.

De un modo general, son dos las grandes áreas de actuación que todo responsable de protocolo de una universidad debe tener en cuenta a la hora de organizar cualquier tipo de acto -académico o no- con la Casa Real: la seguridad y el desarrollo del acto en sí mismo.

1. ASPECTOS RELATIVOS A LA SEGURIDAD.

Por lo que respecta a la seguridad, son varios los aspectos a considerar. En primer lugar, sus responsables en la Casa Real se pondrán en contacto con nosotros para solicitarnos un listado de los nombres de las personas que, por un motivo u otro, se encontrarán ese día, en algún momento, en el lugar donde se desarrollará el acto, en los posibles accesos al mismo, o bien en su entorno: edificios, patios, despachos, salas o aulas, etc. En este sentido, además de facilitar los nombres de los invitados a ese acto, será necesario disponer de los nombres -con su D.N.I.- de las personas que presten servicios en los lugares indicados: desde alumnos, becarios y docentes, hasta personal de administración y servicios -incluyendo limpieza y cafetería.

En segundo lugar, y sobre todo si se trata de un acto que no tiene un carácter periódico -como podría ser la entrega anual del "Premio Cervantes" por S.S.M.M. los Reyes, en el Paraninfo de la Universidad de Alcalá- será preciso facilitar a los responsables de seguridad un plano o planos del recorrido y del lugar donde se celebrará el acto (o los actos). De tal manera que, incluso, nos pedirán, habitualmente, que les acompañemos para realizar, con cierto detenimiento, dicho recorrido, con el objeto de identificar, por ejemplo, puertas de acceso al mismo, posibles vías de salida de emergencia o de recorridos alternativos, por si se presentara esa necesidad, en algún momento, durante el desarrollo del acto (o al finalizar el mismo). Además, si, en el entorno o cercanía del recorrido o lugar donde se celebrarán los actos, se está realizando alguna obra de infraestructura -de la propia Universidad, Ayuntamiento o instituciones, o por parte de algún particular- hay que tener en cuenta que se debe paralizar o solicitar su paralización temporal, con la antelación suficiente.

De manera también habitual, la seguridad de la Casa Real se pone en contacto, por su propia iniciativa, con las fuerzas de seguridad del Estado o cuerpos autonómicos, para coordinar la vigilancia del lugar o lugares donde se celebrará el acto, estableciendo turnos de vigilancia y control, normalmente desde la noche anterior y siempre en colaboración con los servicios de administración y gerencia de la Universidad, para no entorpecer las costumbres existentes en cuanto a horarios de apertura y cierre de espacios, normas de acceso, etc.

Es recomendable, en ocasiones, en las horas previas al inicio del acto (o actos), hacer un repaso conjunto de aquellos temas o aspectos del desarrollo del "orden del día" previsto que pueden requerir un perfecto entendimiento o sincronización con el equipo de seguridad desplegado por la Casa Real, para evitar posibles situaciones de desconcierto como, por ejemplo, la presencia, a última hora, de algún invitado que ha perdido u olvidado su invitación. De ahí que -siguiendo el ejemplo utilizado- un repaso final a la lista de asistentes y un reparto de la misma a varios responsables entre la Universidad y Casa Real soluciona más de un problema o nerviosismo de último momento.

Por último, es normal que, inmediatamente antes de la llegada de los invitados, el servicio de seguridad de la Casa Real, realice un repaso del recorrido y espacios circundantes -incluso despachos de trabajo- así como del lugar donde se celebrará el acto, con la ayuda de algún perro, que también emplean para "repasar" los equipos de mano de los medios gráficos.

2. CUESTIONES RELACIONADAS CON EL DESARROLLO DE LOS ACTOS.

En todo lo relacionado con la preparación material de los actos (uso de banderas, reposteros, sillones, o, incluso, instalación de tarimas), podemos siempre contar con la ayuda inestimable del "departamento" de Actos Públicos del Ministerio de Asuntos Exteriores y servicios de Protocolo del Estado (desde mediados de 1996, unido al servicio de Protocolo de Presidencia Del Gobierno).

En cuanto al desarrollo del acto, en sí mismo, es aconsejable, primero, poner por escrito todo el programa u "orden del día" previsible y no solamente las secuencias o distintas ceremonias protocolarias del acto propiamente dicho; esto es, debe, al menos, recoger:

a) La hora de llegada conocida -y normalmente escalonada- de las diversas autoridades que han confirmado su asistencia, quién o quiénes les reciben y dónde esperan la llegada de la Familia Real -en el caso de que no se las acompañe directamente al lugar que van a ocupar durante el acto. En pura lógica, esto ocurrirá con las autoridades de los cargos más elevados (Ministros o Presidentes de Comunidades Autónomas, por ejemplo).

b) Quién o quiénes reciben -y en qué orden- a pie de coche, a la persona o personas de la Familia Real que llegan para participar en el acto. Por ejemplo, en muchos casos, el Alcalde de la población, quien hace entrega al Rey de su Bastón Municipal de mando.

c) Quién o quiénes esperan, habitualmente con el Rector de la Universidad, a la entrada de la Universidad.

d) Tener previsto (conjuntamente con seguridad) en qué lugar se revestirán del traje académico, si ha sido decidida su utilización, lógicamente en caso de tratarse de un acto universitario de carácter académico.

e) En el caso anterior, además, si se va a formar comitiva académica y en qué lugar.

f) Es preciso tener preparado siempre un cuarto de baño, lo más cercano, a ser posible, al lugar donde se celebrará el acto o actos.

g) El desarrollo del propio acto o actos, con los tiempos previstos de sus distintas partes (si así procede) y la hora aproximada de finalización. En este sentido, es aconsejable ensayar con anterioridad, si es preciso, la celebración del acto con sus protagonistas o quiénes van a participar directamente en él -sobre todo, si son varios actos consecutivos- para evitar los tiempos muertos, siempre tan comprometedores por el desasosiego que producen, a veces, particularmente a los invitados (en general).

h) Quién o quiénes despiden a los miembros de la Familia Real y al resto de las autoridades presentes -quiénes, a su vez, normalmente no se retiran con anterioridad a ellos.

En esta línea de actuación, por ejemplo, se recomienda evitar o, al menos, controlar las posibles aglomeraciones que se pueden producir en lugares de paso y, sobre todo, en espacios donde se prestan servicios abiertos al público como el "registro", la portería del edificio o la misma cafetería. En estos casos, es preferible anunciar y proceder a su cierre, con suficiente antelación, aunque sea con carácter transitorio.

En segundo lugar, y por lo que se refiere al acto, en su propia organización y desarrollo, los responsables de protocolo de la Casa Real no ponen ningún reparo a la hora de distribuir y colocar a los invitados al mismo. Sí exigen, por regla general, que nadie se sitúe detrás de la mesa o zona destinada para la presidencia del acto, y que se reserven varios asientos, en un lugar preferente, para el personal de la Casa que estará presente, como pueden ser el Jefe de la Casa, el Jefe de Protocolo o de Prensa, entre otros.

Así mismo, aconsejan, con frecuencia, tener previsto un lugar destinado, específicamente, para los medios de comunicación y, en particular, para los reporteros gráficos, con el objeto de que no se produzca, en ningún momento, durante el desarrollo de los actos, alguna interrupción, retraso o impedimento en su prevista evolución. A este respecto, para calmar la lógica ansiedad de la prensa gráfica, es también aconsejable que, en colaboración con los servicios de seguridad, se tenga previsto algún momento y lugar estratégico en el recorrido hacia el lugar donde se celebrará el acto para que puedan hacer su trabajo con cierta garantía y comodidad. En este sentido, dada la ya "tradicional" y lógica afluencia de medios, es aconsejable su acreditación -también los locales- centralizada en la oficina de prensa de la Casa Real.

Finalmente, hay que cuidar, de manera especial, la composición de la presidencia. Es sumamente recomendable, y a pesar del enorme interés y expectación que despierta, entre las autoridades asistentes, la posibilidad de sentarse o situarse cerca de cualquier persona de la Familia Real -y, en especial de S.S.M.M. los Reyes- reducir el número de sus miembros a un máximo de 5 ó 6 (seis en el caso de que asistan el Rey y la Reina), particularmente en los actos académicos, dónde el orden de precedencias es prioritariamente académico. En este caso, por ejemplo, es preferible organizar la presidencia de acuerdo con el criterio del protocolo académico habitual -el que tradicionalmente rija, en cada universidad- y aplicar el criterio del orden de precedencias del Estado para el resto de las autoridades públicas que están fuera de la mesa o del sitio que ocupa la presidencia, si bien, lógicamente, en lugares preferentes.

¿Quiénes presiden los actos? Los miembros de la Familia Real; esto es, SS.MM. los Reyes, el Príncipe de Asturias y SS.AA.RR. las Infantas de España y no, por tanto (salvo casos excepcionales) los miembros de las familias del Rey, de la Reina, o de los Príncipes. En este orden de cosas, dada su especial relevancia, se sugiere que los actos universitarios de carácter académico sean presididos por SS.MM. los Reyes o el Príncipe de Asturias; por lo que, a este respecto, se recomienda que se solicite con exclusividad, su presencia, al Jefe de la Casa de S.M. el Rey.