Libros rituales: El libro de oro de honores, condecoraciones y tomas de posesión.

Primer Encuentro de Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de Universidad.

Buenos días:

Queridos amigos y amigas asistentes al I Encuentro de responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Españolas.

Al dirigirme a vosotros quisiera hacer dos observaciones antes de entrar en el tema que se me ha encargado acerca de libros rituales: el libro de oro, honores, condecoraciones y tomas de posesión.

La primera observación es la de que, no sin cierto rubor, abordaré en mi intervención algunas reflexiones personales sobre el tema propuesto, debido a que tendré que hacer la exposición ante un auditorio que está formado por verdaderos entendidos sobre esta materia que, además de su experiencia profesional, han participado ya en distintos encuentros especializados.

La segunda de las observaciones atañe a que, sin llegar a remedar a Ortega con el "yo soy yo y mi circunstancia", el hecho de que sea amigo personal de Manoli Suárez, Mely Palacios, Ana, Teresa y Marga me ha impedido negarme al encargo que me han hecho de que os hable, cuando, y enlazo con la idea anterior, entre vosotros hay opiniones más autorizadas que la mía.

De todos modos, con vuestra benevolencia trataré de hacer esas reflexiones sobre el tema propuesto.

Partiré de la idea de que en relación al Protocolo, del que nos venimos ocupando en estas sesiones se encarga su jefatura o su ordenación en la práctica totalidad de los Estatutos de las Universidades a los Secretarios Generales. El que os habla lo es y es el único título, y no suficiente, que tengo para hablaros, y por ello no está de más recordar en este ámbito universitario, que, basándose en la educación y la cortesía, el protocolo, constituye unas reglas básicas y sencillas, teóricas y a veces oficialmente establecidas, que nos marcan procedimientos y nos ayudan a saber estar en determinadas circunstancias.

A pesar de existir aún hoy día personas que no le dan importancia al protocolo, en el ámbito universitario son menos los que sostienen que es una complicación innecesaria o un conjunto de reglas que sirven para entorpecer las relaciones entre personas o que sirven para el pavoneo de determinadas personas. Decía que se da menos en este ámbito universitario esta opinión negativa porque la comunidad universitaria es un claro ejemplo de grupo social que se reconoce en sus tradiciones, que reconoce su origen ya en la Edad Media de las Universidades y que ha ido acumulando ciertas pautas de comportamiento, usos, costumbres, trajes, actos propios que nos diferencian de otros grupos sociales.

Y no se piense que esto es una opinión conservadora, todo lo contrario, desde distintas opiniones de científicos sociales y yo lo comparto, se ha sostenido que solo pueden ser modernos e innovadores aquellos que parten de la asunción plena de su historia, de sus tradiciones y sus peculiaridades.

Y esto es lo que mantiene también en su reciente Tratado de Protocolo Felio Vilarrubias cuando dice que este es la transcripción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio en fórmulas reglamentadas. Inspirándose en los conceptos claves de sociabilidad, civilidad, educación y conducta social el citado autor piensa que cuando se organiza un acto público, aplicando reglas protocolarias, no se pretende exhibir la vanidad humana, ni formar acomodadores distinguidos, sino que se ejerce una manifestación de justicia al dar a cada uno su puesto.

Los libros rituales universitarios, entre ellos los que recogen determinadas Actas de Tomas de Posesión, Libro de Oro, Honores y Distinciones, constituyen una serie de documentos que junto a otros se encarga de confeccionar, custodiar y expedir certificaciones a los Secretarios Generales.

Pues bien, quisiera recordar que, aparte de que constituyan parte del Archivo Histórico o Administrativo dependiendo de su antigüedad, (algunas Universidades fijan en 20 años la frontera entre uno y otro), son un elemento básico para conocer la historia de nuestras instituciones universitarias. En ellos se recoge la vida misma de nuestras Instituciones y se legan a las generaciones futuras. Estos libros rituales son ante todo documentos que normalmente están compuestos por distintos escritos y que reflejan pensamientos a través del lenguaje; son documentos que con facilidad se puedan transportar de un lugar a otro y que, en su caso, pueden servir de elementos probatorios de lo que aconteció en un momento y en un lugar.

Todos estos libros como se sostiene en el Código Civil en su artículo 1216 y en el art. 596 de la Ley de Enjuiciamiento Civil son documentos públicos al estar autorizados por empleado público competente (en el ejercicio de sus funciones), con las solemnidades requeridas por la ley (entendida en sentido lato Estatutos, Resoluciones, Acuerdos y no solo Ley formal).

Respecto a libros rituales hay que diferenciar, por un lado, los actos universitarios en sí que se celebran en un momento, en un lugar dado y con un contenido concreto y su reflejo documental, por otro lado, en el correspondiente libro, el cual contendrá en esencia lo acontecido en estos actos universitarios.

No voy a entrar en estos últimos y si voy a hacerlo más en el contenido que se deberá reflejar en el libro ritual.

Al abordar este apartado lo primero que quiero llevarles a su reflexión es que debido a las autonomías de las universidades recogida en la Constitución en su art. 27.10 (y que se manifiesta a través de los Estatutos que elaboran nuestros Claustros) y debido también a la existencia de nuevas Universidades tanto públicas como privadas en los últimos años, no he podido encontrar muchos datos de todas las Universidades y obviamente ello no supone que no existan.

En el ámbito estatutario son muy escasas las Universidades que en sus Estatutos dedican unos artículos a abordar el tema de honores, medallas, distinciones e incluso festividades, la precedencia en los actos universitarios, etc.

Ello no quiere decir que luego las Universidades no lo contemplen en otras normas de desarrollo estatutario y probablemente muchas lo tendrán, como decía hace poco.

Si no he errado, creo que solo la Universidad Complutense, la Universidad de Santiago y la de Salamanca regulan estos temas en sus Estatutos.

Probablemente, si lo estiman pertinente, creo que a través del coloquio podríamos intercambiar opiniones y sobre todo, aparte de la información podríamos llegar a algunas conclusiones, por mínimas que fuesen, para plantear, como dicen los juristas, proposiciones delege gerenda que podrían sernos útiles en cada una de nuestras Universidades.

Otro aspecto, que puede llegar a formar parte de los libros rituales es aparte de los obvios libros de actas, y otra documentación regular que confeccionan, custodian o facilitan su publicación los Secretarios Generales, es el de los convenios universitarios.

A este tema, la práctica totalidad de nuestros Estatutos dedican parte de su articulado como no podía ser menos, debido, por un lado, a convenios con multitud de instituciones, colectivos o empresas dada nuestra apertura a la sociedad (que ha sido más intensa desde la promulgación de la Ley de Reforma Universitaria), pero, por otro lado, debido a nuestra propia esencia de institución universitaria dedicada a la creación y transmisión de la ciencia, la técnica y la cultura que no tiene fronteras y que nos lleva a firmar convenios con otras Universidades ya españolas ya extranjeras ( y en este caso está suponiendo una presencia de nuestras Universidades en el mundo de las relaciones internacionales, ya sea para intercambio de información, de profesores, de estudiantes, de líneas de investigación conjuntas, en proyectos de investigación) y siendo nuestro carácter de instituciones autónomas sin precisar la autorización previa de las autoridades nacionales, como por desgracia sucede aún hoy en muchos países y que tuve la ocasión de comprobar con un país árabe en fechas recientes.

No voy a entrar en el acto universitario en sí, de firma del Convenio que como en cualquier otro acto universitario, el protocolo a respetar ya ha sido abordado, o en el contenido de las cláusulas del convenio, la firma simultánea de las copias originales del convenio, etc.

Si debo hacer constar que todo ello debe quedar correctamente protocolizado sin entrar en detalles de si debe conformar un libro paginado, de carácter singular, en que textura de papel pergamino con qué portada, de piel o no, con la preceptiva diligencia acerca del contenido del libro, etc. Obviamente páginas en blanco, posiblemente nervios en el centro, cintas nobles, libro de tipo artesanal, etc.

Otro aspecto, sería el de actos universitarios que, aunque se produzcan esporádicamente deben ser tratados con toda la formalidad y solemnidad que nuestras instituciones requieren. Con escasa traducción económica, pero sí de colecciones bibliográficas, me estoy refiriendo a las donaciones o legados, las menos de las veces lamentablemente bibliográficas, manuscritos, donacciones de obras pictóricas, obras musicales y artísticas en general.

Todos estos actos deberían ser igualmente protocolizados tanto en su realización como en su consignación en libros correspondientes a efectos de que quede clara circunstancia de ello, del agradecimiento al donante y que en su momento pase a formar parte del Archivo universitario correspondiente.

Ya se ha remarcado en otras intervenciones la existencia de Universidades de reciente creación en nuestro país en las dos últimas décadas. Pero no solo a ellas sino también a las de más tradición les son de aplicación en algunos casos, a un modo de ver, la necesidad de contar con determinados documentos para que se protocolicen en las universidades y en su momento pasen a formar parte de nuestros Archivos.

Algunas son importantes como las actas fundacionales de las nuevas Universidades contenidas en sus respectivas Leyes de Creación de las que no queda constancia en las Universidades sino solo en los órganos estatales o autonómicos que las han elaborado.

No estaría de más contar con documentos originales y/o auntenticados de tales disposiciones.

De igual modo me posiciono a favor de contar en nuestras Universidades con los correspondientes Decretos de nombramiento de Rector, de creación modificación y supresión de Facultades, Escuelas Universitarias o Institutos de Investigación, que en el futuro ayudarían a que se conociese mejor la historia y la evolución de la Universidad. Y no quiero entrar, por polémico, en el tema del lugar en el que se debe proceder al acto de toma de posesión del nuevo Rector que en algunas Comunidades Autónomas se hace fuera de la Universidad, más concretamente en la sede de la Presidencia de la Comunidad Autónoma.

Abordaré finalmente el tema de los libros de Actas de Toma de Posesión, tema en el que a diferencia de los casos anteriores pasaré a hablar no solo del libro ritual sino también del acto universitario en sí mismo.

De entrada, debo indicaros que de nuevo en nuestros Estatutos a los Secretarios Generales se les mandata a que los confeccionen.

En segundo lugar, que algunos Estatutos como los de la Complutense, determinan que en la Apertura de curso, tomen posesión los nuevos Catedráticos y Profesores Titulares; en otros se dice muy poco al respecto de los Profesores pero nada respecto a otras toma de posesión.

- De Rector.

- De Miembros del Equipo de Gobierno.

- De Directores de Departamento, Centros.

- De Funcionarios de Administración y Servicios.

Probablemente, como en otro momento he indicado, la ausencia de regulación estatutaria no es equivalente a falta de regulación y probablemente en muchas de vuestras Universidades lo estará.

Antes de seguir, para algunos renuentes, que no son obviamente los de esta Sala, no estaría de más recordar el porqué de estos Actos de Toma de Posesión.

Primero, porque así lo establece el ordenamiento jurídico general para el acceso a cargos y funciones públicas. Por tanto nos es de aplicación el art. 9.1 y 23.2, de la Constitución Española y específicamente el art. 1 del Decreto de 5 de Abril de 1979, que establece "En el acto de toma de posesión de cargos o funciones públicas en la Administración, quien haya de dar posesión formulará al designado la siguiente pregunta: ¿Juráis o prometéis por vuestra conciencia y honor cumplir fielmente las obligaciones del cargo... con lealtad al Rey, y guardar y hacer guardar la Constitución como norma fundamental del Estado?.

Esta pregunta será contestada por quien haya de tomar posesión con una simple afirmativa. La fórmula anterior podrá ser sustituida por el juramento o promesa prestado personalmente por quien va a tomar posesión, de cumplir fielmente las obligaciones del cargo con lealtad al Rey y de guardar y hacer guardar la Constitución como norma fundamental del Estado".

En segundo lugar, porque ni incluso en el caso de más reciente incorporado funcionario docente o de administración y servicios, la toma de posesión se debe hacer como a hurtadillas, solos delante del Jefe de Servicio de Personal.

En tercer lugar, porque no son tantas las ocasiones en la vida de un funcionario en las que se ve inmerso en estos actos y en el caso de que sean muchos los que deben tomar posesión, se puede resolver haciendo actos con tomas múltiples, por categorías o programándolos con periodicidad.

En cuanto al acto de toma de posesión, la presidencia corresponde al Rector. Ahora bien, si es inexcusable su presencia en tomas de posesión de órganos unipersonales de gobierno del propio Rectorado, Departamentos y Centros; en los casos de otros entes o funcionarios podría delegar en el correspondiente Vicerrector de Profesorado o incluso para PAS en el Gerente que es por delegación del Rector, Jefe de Personal.

La presencia del Secretario General es de todo punto inexcusable acompañado del correspondiente Jefe de Servicio de Personal y/o del Oficial mayor (y a no ser que se trate de amigo o familiar del que va a tomar posesión no es necesaria la presencia del Presidente del Consejo Social).

En cuanto al desarrollo del acto debiera comenzar después de una breve salutación, por la lectura de la Resolución Rectoral publicada o no en el BOE; a continuación invitándosele al cargo a funcionario que preste la promesa o juramento.

Se firma en el libro de Actas por el funcionario, el Secretario General y por último el Rector.

Como cierre del acto, la persona que haya presidido podrá dirigir una locución tanto a los funcionarios como a compañeros, amigos o familiares del mismo que han asistido al acto.

A este respecto, debo indicaros que en algunas Universidades se introduce en la fórmula del juramento, el guardar y hacer guardar los Estatutos de Autonomía de la Comunidad y los Estatutos de la Universidad.

Finalizado el acto, que habrá tenido lugar en alguna estancia apropiada del Rectorado, sobre todo en el caso de funcionarios docentes o no docentes, los restantes trámites administrativos de aportación de documentos, declaraciones de no incompatibilidad, altas en MUFACE, y demás trámites se formalizarían en las dependencias del Servicio de Personal.

Unas muy breves ideas respecto del libro ritual de tomas de posesiones de funcionarios docentes que aparte de tener un carácter singular, sin llegar a estar entre los más nobles y distinguidos de los libros rituales, que no contenga mención a que el docente pertenece a una Facultad o Centro determinado como por inercia de nuestro pasado a veces hemos hecho.

Quisiera finalizar resumiendo en los datos el significado que se pueda dar, y yo por supuesto se la doy, a los libros rituales:

- Uno, que son documentos relevantes que dan prueba en cada momento de la viveza y dinamismo de nuestras Universidades, reflejan nuestra propia historia y son o llegarán a ser parte esencial del Archivo histórico y/o administrativo.

- Dos, que son libros que en la mayoría de las ocasiones dan fé de actos que nos dan una singularidad especial como institución y, en cuanto miembros de la comunidad universitaria, aumentan nuestra conciencia de grupo y refuerzan legítimamente nuestra cohesión.

A lo anterior, debería en estricta justicia, y tal como iniciaba esta intervención al tener el protocolo elementos relacionados con ella, reconocer una vez más que tanto los libros rituales como los actos universitarios que ellos contienen no podrían realizarse sin el esfuerzo, la abnegación y la superación continua de imprevistos que realizáis las personas de protocolo y relaciones institucionales.

Y por ello a todos debo dejaros públicas muestras de agradecimiento.