Reuniones de trabajo exitosas. Claves para tener reuniones de trabajo exitosas (con vídeo)
Las nuevas tecnologías permiten hacer reuniones no presenciales, aunque una reunión, sea presencial o virtual, tiene sus propias características
Gestos que comunican en las reuniones de trabajo
Comunicar con la mirada y los gestos
La comunicación no verbal en las reuniones presenciales es muy importante. La actitud de los participantes, su posición o colocación dentro de la reunión, la forma de colocar las mesas, la postura que tienen sentados, etcétera, son informaciones que pueden dar una idea muy clara del tipo de reunión y del tipo de participación que los organizadores quieren de sus asistentes.
La tecnología hoy en día nos permite tener muchas reuniones virtuales sin tener que desplazarnos de nuestro lugar de trabajo o de nuestro domicilio. Pero hay empresas que siguen apostando por las reuniones presenciales porque aportan una "relación social" que no se da en las reuniones virtuales.
Participar o escuchar en una reunión de trabajo
Simplemente observando como están colocadas las sillas ya podemos determinar o intuir cómo va a ser la reunión. Cuando las sillas o asientos están en fila, se presupone una reunión más para escuchar que para intervenir.
Por el contrario, si las sillas están colocadas en círculo, semicírculo o en forma de "U", la reunión será mucho más participativa.
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¿Dónde colocar al moderador?
Al moderador o la persona que hace "árbitro" en esa reunión de trabajo hay que darle un sitio destacado para que pueda ver y "controlar" a todos los participantes, para que les pueda escuchar bien, para que les pueda dar los turnos de palabra, etcétera. Es la "autoridad" en esa reunión y debe ser respetado.
¿De pie o sentado? Curiosamente, las personas que están o hablan de pie, suelen tener más "autoridad" -se las percibe como más poder- y más capacidad de expresión.
Cuando una persona o un grupo de personas hablan entre ellos, cuchicheos, comentarios, etcétera pueden molestar a los demás. Un buen truco es que la persona que habla mire fijamente a la persona o personas que están hablando y hacer una pequeña pausa. Eso hará que se fije la atención de los presentes en esa persona o grupo de personas y seguramente se callarán. Si este método no funciona, no hay inconveniente en pedirles por favor que se callen o se vayan.
Participar o no en la reunión de trabajo
La participación puede ser pasiva, cuando solamente quieren que los asistentes escuchen; o bien, puede ser una participación más activa, cuando se quiere que los asistentes participen de forma más eficiente en la reunión, con algunas preguntas o con pequeñas intervenciones.
Teresa Baró, colaboradora habitual del programa de RTVE "Para todos la 2" nos da algunos consejos para tener una reunión de trabajo más exitosa.
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