F. CAPÍTULO V. ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL.

A. CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR.

La primera atingencia es que la correspondencia protocolar de carácter institucional es diferente a la correspondencia de estilo embajadas y consulados. A nivel institucional se tiene principalmente:

- Tarjetas de Saludo, se redactan en cartulinas tamaño A-5 (mitad de A-4).

- Deben contener el logotipo y nombre de la institución.

- El texto incluye la presentación ("El Viceministro de Salud, Dr. ....., saluda atentamente a .....", el destinatario, al que generalmente nos referimos sólo por su nombre y no por su rango o cargo, el motivo del saludo ("y se complace en hacerle llegar su más cordial saludo con motivo de haber sido designado/nombrado/elegido ....."), el colofón ("formulando votos por el éxito de su gestión en esa importante responsabilidad pública para beneficio del país"), la despedida ("nombre de quien envía el saludo, aprovecha la oportunidad para testimoniarle .....") y la fecha (es mejor colocar sólo el mes y el año más no el día).

Los comunicados, oficios, cartas y otros documentos que son enviados externamente constituyen nuestra correspondencia institucional. Por ello, estas comunicaciones escritas deben tener una impecable presentación pues constituyen uno de los elementos formadores de la imagen del MINSA.

Por ello debe observarse los detalles de redacción, ortografía y concordancia en las ideas. Es importante tener en cuenta la claridad en los conceptos.

Si no existe papel membretado de la institución, deberá hacerse en papel blanco (A4). De acuerdo a la normatividad vigente (Decreto Supremo N° 091 - 2002 - PCM) se debe colocar el Escudo Peruano en la parte superior izquierda de la hoja, con la frase "República del Perú" y la denominación Ministerio de Salud, a la derecha el logo de institución y al lado inferior derecho el nuevo logo del Gobierno del Perú. Debe figurar además, como pie de página, todos los datos de la institución: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y página web.

El nombre del año debe consignarse en la parte superior, la fecha deberá aparecer como primera línea en la parte superior, pudiendo variar su ubicación (derecha o izquierda). Tres líneas abajo se deberá consignar los datos del destinatario en la parte superior izquierda (nombre completo, cargo e institución).

Deberá considerarse un saludo de encabezado. Las fórmulas son diversas, pero dependen del grado de amistad y confianza que se tenga o no con el destinatario, así tenemos algunos ejemplos como: Estimado señor, Apreciado señor, Distinguido señor, De mi mayor consideración.

Ya en el cuerpo del Oficio, expondremos el motivo de la misma de forma clara y sencilla. Expondremos los puntos fundamentales por los cuales se escribe la correspondencia (reclamación de un pago, saludo por aniversario, realización de un pedido, etc). En caso de que sean varios los asuntos a abordar, se tratará cada uno de ellos en párrafos separados. La "justificación" de los párrafos hacen un documento más elegante y presentable.

En la despedida y cierre de la carta, se debe utilizar una fórmula acorde con la utilizada en la cabecera. Frases como: "Dios guarde a Usted", "Quedo a sus órdenes", etc, son expresiones obsoletas. Puede utilizar frases como: "En espera de sus gratas noticias", "Sin otro particular y agradeciendo su atención", "Se despide atentamente", "Un saludo", etc. No olvide que unas líneas (tres o cuatro) por debajo de esta fórmula deberá ir el nombre, cargo y firma del remitente. Se debe tomar en cuenta las siguientes indicaciones para una óptima presentación de la correspondencia institucional:

1. Evitar faltas de ortografía, tachones, manchas, arrugas, etc.

2. Escribir las cartas por una sola cara del papel.

3. Si se escribe varias hojas, se deben numerar.

4. Insertar una línea en blanco entre párrafos.

5. Insertar tabulaciones para hacer más claro el contenido de la carta.

6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra.

7. El papel membretado sólo se usa en la primera hoja.

No olvidar el aspecto relacionado con los sobres de la correspondencia. El logo institucional también debe aparecer en el sobre. El lugar puede variar pudiendo colocarse en la parte superior o inferior, derecha o izquierda. Deben aparecer además los datos principales de la institución: nombre, dirección, código postal y ciudad. En algunos casos también los teléfonos.

B. LA VESTIMENTA.

El uso del uniforme institucional, constituye uno de los elementos que ayudan a fortalecer la imagen e identidad de una institución, de ahí la importancia de estandarizar la presentación y los colores de los uniformes empleados por el personal del MINSA.

El uso del uniforme institucional otorga a los miembros de una organización una identidad única y distintiva acorde con la institución que representan. El uniforme institucional distingue e identifica a las personas como miembros de una organización, por ello debe ser portado por el personal de la institución, obligatoriamente en actos oficiales (donde asiste en representación de la Institución) o en actos institucionales de índole interno.

Los colores corporativos del MINSA, son azul y blanco color predominante es el azul, pudiendo ser combinado con otros colores derivados del azul, por lo tanto los uniformes deberán tener los colores establecidos.

El diseño podrá variarse de acuerdo a la moda imperante y la estación climática, siendo lo ideal en las damas, el uso de sastres. Tanto en caballeros como en damas debe evitarse la combinación disonantes de colores.

En el caso de las faldas, éstas deben tener un alto moderado, considerando que se trata de una tenida de trabajo y no para una reunión social.

De preferencia se debe bordar el logotipo institucional en el bolsillo superior del saco, en caso contrario debe considerarse el uso de pines con el logotipo institucional.

C. ACTOS SOCIALES.

Como actividades sociales de una organización entenderemos aquellas referidas a Almuerzos de Camaradería, Reuniones por Fiestas de Fin de Año, Celebración de días especiales como el Día del Padre, Día de la Madre, Cumpleaños del Mes y otras, en las que participa todo el personal de la Institución y otros invitados externos.

Los actos o reuniones sociales son parte de las actividades que se organizan para promover la integración entre el personal de una institución y/o para fortalecer las relaciones interinstitucionales.

En cada una de estas actividades el personal deben conducirse bajo ciertas normas que establecen la etiqueta y los buenos modales.

Durante un almuerzo de camaradería, jamás se debe fumar. Los hábitos perjudiciales, están totalmente desterrados de la mesa. El Protocolo indica que nunca se debería fumar hasta terminados los postres. Si aún así se fuma, al menos se pedirá permiso a los integrantes de la mesa.

Si un funcionario o trabajador asiste como representante de su institución a algún acto social, conviene informarse sobre el quehacer de la Institución a la cual acude. Esto le dará las bases de los temas de conversación, y en general de la forma de comportarse.

Tener una presencia agradable es un punto favorable para todos. Debe tenerse en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarse en cuanto ademanes y buenas maneras. Tampoco se debe ir al otro extremo forzando algunos modales hasta el límite de lo ridículo. Se debe ser sencillo, educado y natural.

Ante cualquier tipo de situación hay que saber guardar la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. "Hágalo por usted y por la institución que representa en ese momento" es un pensamiento que nos debe orientar.

El tratar con respeto a las personas permitirá dejar en buen lugar a la institución que representa y al MINSA, pero lo más importante, seremos considerados como unas personas educadas, elegantes y que saben comportarse, con lo cual se contribuye a la buena imagen de la institución.

En las celebraciones sociales debe guardarse el siguiente protocolo:

- La más alta autoridad de la institución preside la reunión y estará ubicado en la Mesa principal junto su segundo, invitados especiales y Directores Generales, según sea el caso

- La ubicación de la Mesa Principal debe estar frente a la puerta de ingreso y el lugar de honor es siempre mirando hacia la zona de ingreso. En el caso de asistir la esposa del Ministro, Vice-Ministro, Director o Jefe Institucional deberá ser ubicada en la Mesa Principal frente a su esposo. Por normas de protocolo jamás se sientan los esposos juntos.

En el caso de los de los cónyuges de los Directores Generales y otros funcionarios se les ubicará en la misma mesa donde se encuentra su esposo (a) pero no en asientos contiguos.

1. ETIQUETA.

a. COMPORTAMIENTO EN LA MESA DE HONOR.

- No hacer señas ni gestos de entendimiento con alguna persona que se encuentre al otro extremo de la mesa.

- Son los alimentos los que se llevan a la boca y no la boca a los alimentos, no se agache al comer, permanecer ligeramente inclinado es lo correcto.

- Si al servir los alimentos se cae algo al mantel, recójalo con el cuchillo y póngalo a la orilla del plato, lo que no se debe hacer es comérselo o recogerlo con la mano.

- Mostrar ansiedad frente a un plato de comida -porque gusta mucho o porque tenemos mucha hambre- es de mal gusto. Unos minutos de espera en nada perjudican y la naturalidad es el mejor principio de la educación.

- Levantar ligeramente la cabeza cuando se tome líquidos, pues el borde del vaso o la tasa no debe tocar la nariz.

- No empine las botellas ni los vasos con el fin de tomar hasta la última gota. Y es mejor mostrarse mesurados que ansiosos.

- Cuando pongan o retiren el plato, apartar amablemente el brazo para facilitar el servicio y lo que es más importante, seamos atentos con la persona que sirve.

- No tomar líquidos en pequeños sorbos, sino una vez que se necesite, es una mala costumbre hacerlo después de cada bocado.

- Una de las faltas más graves que puede cometer es tomar líquidos cuando se tiene la comida en la boca.

- No girar el plato para comer lo del otro extremo, se debe comer lo que se tenga al frente.

- Evitar las carcajadas en una reunión, pues denotan mal gusto.

Es conveniente que en los establecimientos de salud, para actividades de aniversario y Fin de Año, se forme una Comisión Especial de funcionarios y trabajadores su conformación se establecerá a través de una resolución.

Dadas las disposiciones de racionamiento presupuestal, es conveniente coordinar conSub-Cafae el manejo presupuestal, para lo cual deberá acreditar en la Comisión un representante. Debemos recordar que todo gasto debe ajustarse a las disposiciones vigente a fin de evitar sanciones posteriores.

La organización de otras actividades sociales estarán bajo la coordinación de la Oficina de Comunicaciones.

b. USO DE LOS CUBIERTOS.

La correcta utilización de los cubiertos denota, en gran medida, la buena educación de una persona. Como regla general todos los cubiertos se cogen por el mango en su parte superior. El tenedor, utilizado en solitario se coge con la mano derecha y con las púas hacia arriba. Se utiliza para llevar los alimentos a la boca, y para trozar alimentos blandos como verduras, tortillas y huevos. Si se utiliza con el cuchillo, el tenedor de coge con la mano izquierda y las púas hacia abajo, siendo su misión llevar los alimentos a la boca.

La cuchara, se toma con la mano derecha y la concavidad hacia arriba. Es utilizada para alimentos líquidos (sopas), pastosos (cremas, puré) y otros platos como legumbres y platos caldosos. El cuchillo se coge con la mano derecha y el filo hacia abajo. Y se utiliza haciendo una ligera presión con el dedo índice, por la parte opuesta al filo.

El cuchillo nunca se lleva a la boca. La función del cuchillo es cortar o trocear los alimentos. La regla general para la utilización de los cubiertos es: la comida se lleva a la boca y no la boca a la comida.

La cuchara se puede utilizar con el tenedor sólo para servir ensalada. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben reposar en el plato y no, sobre el mantel o la servilleta. Los alimentos se cortan a medida que se van comiendo y solamente se trocea entero un alimento a los niños y personas incapacitadas o muy mayores.

c. EL BRINDIS.

A la hora de brindar no se chocan la copas, como solemos pensar, sólo se levantan las copas (a la altura de los ojos), se mira a todos los presentes y se bebe (o se hace el ademán de beber, si la persona es abstemia).

Nunca se hace chin - chin con las copas, ni se dice nada como suerte, o similar. Nunca se brinda con agua; siempre con vino o similar y como se ha dicho, si no bebe, se hará un ademán.

En el caso de un brindis luego de una ceremonia, se mantendrá la misma ubicación que en la Mesa de Honor. Los caballeros deberán mantener el saco cerrado y sólo desabotonar el primer botón al momento de sentarse.

d. USO DEL TELÉFONO CELULAR.

Antes de entrar a una ceremonia protocolar o a alguna reunión debe apagar el celular o ponerlo en función "vibrador" para evitar alterar y distraer al auditorio. Si está esperando una llamada urgente, notifíquelo con antelación, recíbala o responda pero inmediatamente después apague el aparato.

Es una falta de respeto recibir o hacer llamadas cuando se está sentado comiendo, tanto en un restaurante como en una comida privada.

En los carros es preferible hacer uso de los celulares "manos libres", pues de lo contrario podemos originar un accidente provocado por el manejo y manipulación simultáneo de la conducción del carro y atención al celular.

Por favor, apague su teléfono celular en los teatros, cines, iglesias, salas de espera, bibliotecas, bancos, restaurantes y en general, en aquellos lugares, no sólo donde está reglamentariamente prohibido sino donde se sabe que el uso del mismo puede interrumpir, alterar y perturbar.

e. IMAGEN PERSONAL.

Al hablar de imagen personal estamos refiriéndonos a como luce una persona ante los demás.

Cada persona tiene que cuidar su apariencia física ya que es lo primero que aprecian los ojos de las personas.

Si la imagen personal es lo que una persona refleja como primera impresión, se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Modo de hablar y Tono de voz: la voz forma parte de la personalidad, edúquela, vocalice bien, no hablar en susurros que obliguen a los oyentes a pedir que se repita lo que se ha dicho.

- Educación: Mantenerse informado de lo que pasa en el mundo, en el país y con los últimos avances científicos. Ayudará a que se pueda mantener conversaciones agradables e interesantes.

- Buenos modales: Los buenos modales vienen de la cuna, pero también se aprenden. Las normas de urbanidad y buen comportamiento tienen más de dos siglos y muchas continúan vigentes.

- Maquillaje: Se debe utilizar un maquillaje discreto, evitando en lo posible los excesos.

- Aseo: Es importante el cuidado de la piel, dientes, uñas, otros. Usar el cabello ordenado. En el caso de las damas llévelo de preferencia recogido y los caballeros con un buen corte.

- Vestuario: Usar ropa de acuerdo a su contextura y tamaño. Cada persona debe crear su propio estilo al vestir. Dentro de lo posible se debe tratar de mantener una apariencia saludable, es preciso hacer ejercicios, caminar, practicar deportes y dormir las horas necesarias.

2. HONORES FÚNEBRES.

El Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de su Dirección de Protocolo, ha normado los honores fúnebres de las altas autoridades públicas de nuestro país.

Así por ejemplo, en el caso del fallecimiento de un Presidente de la República norma lo siguiente:

Se anuncia el fallecimiento con 21 cañonazos, se ordena izar el pabellón Nacional a media asta en todos los edificios públicos, se declara por Decreto Supremo días de duelo nacional y tanto el velatorio como el entierro se efectúa con protocolo especial, en el que se considera la velación, los honores públicos y el traslado del féretro en un carruaje jalado por caballos, etc.

Igualmente se han normado los honores en caso del fallecimiento del Presidente del Congreso, el Presidente de la Corte Suprema, del Cardenal etc.

a. PROTOCOLO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN COMPAÑERO DE TRABAJO DEL MINISTERIO DE SALUD.

- Conocida la noticia, se debe coordinar la visita del responsable de bienestar de personal o del jefe de personal o quienes hagan sus veces a la casa de la familia.

- Conocida la ubicación del local donde se velarán los restos, la Institución envía uno o varios aparatos florales.

- Disponer una publicación en un diario.

- Asistencia al velatorio.

- Protocolo del pésame: El Ministro y Vice-Ministro deberán personalmente expresar el pésame en caso de fallecimiento de un Director General o un Asesor de Despacho y estarán acompañado de el o la Directora de Comunicaciones.

- Cuando sea el caso de un trabajador de los Órganos Desconcentrados y Organismos Descentralizados los Directores Generales y Jefes Institucionales deben personalmente expresar el pésame a los familiares, acompañado de su Director de Comunicaciones.

- El personal que desee podrá asistir al velatorio, debiendo asegurar que la institución esté permanentemente representada, para lo cual se pueden formar comisiones por turnos, controladas por la Dirección de Personal.

- Una comisión acompañará del féretro hasta el camposanto, para lo cual podrán asistir todos los que deseen previa autorización de su jefe inmediato superior quien velará por no dejar abandonado el servicio.

- Disponer el alquiler de la movilidad para el traslado de personas.

b. PROTOCOLO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN FAMILIAR DE UN COMPAÑERO DE TRABAJO.

- Enviar aparato floral y corona de misa. (Si es pariente directo: esposa, esposo, padre, madre, hijo).

- Enviar corona de misa si el familiar es hermano o abuelos.

- En el velatorio, el Director de Comunicaciones deberá expresar el pesar a nuestro compañero en nombre del Director o Jefe Institucional.