J. ANEXOS. COMPONENTES A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACION DE UN CERTAMEN.

Instalaciones, recursos necesarios, tanto físicos como técnicos, humanos, etc. Y cualquier servicio , tanto interno como externo, necesario.

Oficina de Comunicaciones Ministerio de Salud del Perú

 

Imagen Protocolo y Etiqueta protocolo.org

1. INSTALACIÓN FÍSICA:

- Local apropiado a los requerimientos técnicos.

- Ambiente principal.

- Ambientes de reuniones conexas.

- Ambiente para coffee break.

- Ambiente para recepciones. Cocktails, etc.

- Ambiente para reunión previa.

- Ambiente para Secretaría con servicio telefónico.

- Estacionamiento. Reserva de espacios.

2. RECURSOS FÍSICOS:

- Paneles y vitrinas de exhibición.

- Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc).

- Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y difusión.

- Pizarra acrílica. Utiles.

- Papelógrafo.

- Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores).

3. RECURSOS TÉCNICOS:

- Micrófonos. Con cable e inalámbricos.

- Parantes.

- Amplificadores y equipos conexos.

- Grabadoras.

- Cassettes /cintas de sonido/CDs.

- Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías.

- Televisoresü VHS.

- Retroproyector.

- Proyector de slides.

- Proyector de Multimedia.

- Ecrans (tamaño standard /pantalla gigante).

- Computadoras / Servidores para proyección multimedia.

- Equipo para teleconferencias.

- PCs. Para reproducción de ponencias.

- PC para elaboración de materias.

- Impresoras.

- Fotocopiadoras.

- Artes Gráficas. Fotolitos.

4. SERVICIOS EXTERNOS:

- Difusión periodística.

- Agencia de publicidad.

- Servicio de mensajería (courier).

- Agencia de viajes.

- Servicio de anfitrionas.

- Servicio de buffet.

- Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje.

- Curadores.

- Seguros.

- Imprenta.

- Servicio de Interpretación simultánea.

- Servicio de alquiler de toldo y estrado.

- Servicio de iluminación y efectos especiales.

- Servicio de decoración.

5. RECURSOS HUMANOS:

- Artistas gráficos.

- Periodistas.

- Redactoresü Publicistas (difusión externa e interna).

- Mecanógrafos.

- Camarógrafos.

- Sonidistas.

- Personal para promoción y venta.

- Personal de protocolo (diversos servicios).

- Expositores.

- Moderador /relator.

- Oficial de sala.

- Responsables de talleres (facilitador).

- Secretarias.

6. SEGURIDAD:

- Sistema de seguridad (interno /externo).

- Servicio de asistencia médica.

7. ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA:

- Relación de asistentes. Inscritos, etc.

- Mesa de Recepción.

- Paño o tapete.

- Sillas.

- Materiales para entregar.

- Credenciales.

- Folders. Maletines.

- Separatas.

- Papel en blanco.

- Lapiceros.

- Programas.

- Material promocional.

- Materiales para inscripción.

- Hojas de control de ingreso.

- Utiles de escritorio.

- Tacho.

8. MARKETING:

- Bases de datos de públicos.

- Directorio actualizado.

- Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes, INTERNET.

9. DIFUSIÓN:

- Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc).

- Afiches.

- Avisos pagados.

- Notas de prensa.

- Especiales en medios.

- Cartas de difusión.

- Banderolas.

10. CONTENIDO DEL CERTAMEN:

- Programa.

- Textos a entregar.

- Expositores.

- Materiales a exhibir.

- Temas para paneles, talleres, etc.

11. SERVICIOS PROTOCOLARES - ANTES DEL EVENTO:

- Definición del Programa de Inauguración.

- Tarjetas para recepción en Aeropuerto.

- Alojamientos.

- Itinerario de llegadas.

- Personal de recepción y/o acompañamiento en Aeropuerto.

- Relación de invitados. Folders.

- Lista de confirmaciones de asistencia.

- Orden de precedencia para mesa de honor.

- Guión protocolar de ceremonia.

- Carteles de separación de asientos.

- Tarjetas de reserva de asientos.

- Tarjetas de invitación.

- Oficios a personalidades.

- Transporte para organizadores.

- Transporte para participantes.

- Transporte para recursos físicos y técnicos.

- Transporte para materiales a exhibir.

12. SERVICIOS PROTOCOLARES - DURANTE EL EVENTO:

- Inaugurador y Clausurador oficiales.

- Integrantes de Mesa.

- Maestro de Ceremonias.

- Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles.

- Fotochecks de equipo humano de apoyo.

- Celulares o Nexteles.

- Coffee Break.

- Cocktail.

- Transporte para participantes.

- Transporte para expositores.

- Transporte asignado a personalidades invitadas.

- Transporte para visitas turísticas. Guía.

13. SERVICIOS PROTOCOLARES - DESPUÉS DEL EVENTO:

- Obsequios /flores.

- Placas, platos, etc. de reconocimiento.

- Cajas y/o papel para regalo.

- Almuerzos.

- Diplomas.

14. SERVICIOS PROTOCOLARES - LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES:

- Mesa Principal.

- Paño, mantel.

- Sillas.

- Jarra con agua.

- Vasos.

- Servilletas.

- Tarjetas de mesa (rótulos).

- Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc.

- Banderines de mesa.

- Estandartes.

- Placas, bustos, etc.

- Telas para cubrir placas.

- Botella de champagne /pisco.

- Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones.

15. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

- Refrigerios para personal.

- Caja chica para gastos varios.

 

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