J. ANEXOS. COMPONENTES A TENER EN CUENTA PARA LA ORGANIZACION DE UN CERTAMEN.
Instalaciones, recursos necesarios, tanto físicos como técnicos, humanos, etc. Y cualquier servicio , tanto interno como externo, necesario.
1. INSTALACIÓN FÍSICA:
- Local apropiado a los requerimientos técnicos.
- Ambiente principal.
- Ambientes de reuniones conexas.
- Ambiente para coffee break.
- Ambiente para recepciones. Cocktails, etc.
- Ambiente para reunión previa.
- Ambiente para Secretaría con servicio telefónico.
- Estacionamiento. Reserva de espacios.
2. RECURSOS FÍSICOS:
- Paneles y vitrinas de exhibición.
- Sillas para asistentes (sillas, carpetas, mesas, etc).
- Papel, sobres, cartulinas, etc. para administración y difusión.
- Pizarra acrílica. Utiles.
- Papelógrafo.
- Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores).
3. RECURSOS TÉCNICOS:
- Micrófonos. Con cable e inalámbricos.
- Parantes.
- Amplificadores y equipos conexos.
- Grabadoras.
- Cassettes /cintas de sonido/CDs.
- Equipo de video. Cámaras. Cintas, Baterías.
- Televisoresü VHS.
- Retroproyector.
- Proyector de slides.
- Proyector de Multimedia.
- Ecrans (tamaño standard /pantalla gigante).
- Computadoras / Servidores para proyección multimedia.
- Equipo para teleconferencias.
- PCs. Para reproducción de ponencias.
- PC para elaboración de materias.
- Impresoras.
- Fotocopiadoras.
- Artes Gráficas. Fotolitos.
4. SERVICIOS EXTERNOS:
- Difusión periodística.
- Agencia de publicidad.
- Servicio de mensajería (courier).
- Agencia de viajes.
- Servicio de anfitrionas.
- Servicio de buffet.
- Restaurantes para almuerzos / cenas de homenaje.
- Curadores.
- Seguros.
- Imprenta.
- Servicio de Interpretación simultánea.
- Servicio de alquiler de toldo y estrado.
- Servicio de iluminación y efectos especiales.
- Servicio de decoración.
5. RECURSOS HUMANOS:
- Artistas gráficos.
- Periodistas.
- Redactoresü Publicistas (difusión externa e interna).
- Mecanógrafos.
- Camarógrafos.
- Sonidistas.
- Personal para promoción y venta.
- Personal de protocolo (diversos servicios).
- Expositores.
- Moderador /relator.
- Oficial de sala.
- Responsables de talleres (facilitador).
- Secretarias.
6. SEGURIDAD:
- Sistema de seguridad (interno /externo).
- Servicio de asistencia médica.
7. ADMINISTRACIÓN DE ASISTENCIA:
- Relación de asistentes. Inscritos, etc.
- Mesa de Recepción.
- Paño o tapete.
- Sillas.
- Materiales para entregar.
- Credenciales.
- Folders. Maletines.
- Separatas.
- Papel en blanco.
- Lapiceros.
- Programas.
- Material promocional.
- Materiales para inscripción.
- Hojas de control de ingreso.
- Utiles de escritorio.
- Tacho.
8. MARKETING:
- Bases de datos de públicos.
- Directorio actualizado.
- Punto de informes e inscripción. Personal, teléfonos, faxes, INTERNET.
9. DIFUSIÓN:
- Folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc).
- Afiches.
- Avisos pagados.
- Notas de prensa.
- Especiales en medios.
- Cartas de difusión.
- Banderolas.
10. CONTENIDO DEL CERTAMEN:
- Programa.
- Textos a entregar.
- Expositores.
- Materiales a exhibir.
- Temas para paneles, talleres, etc.
11. SERVICIOS PROTOCOLARES - ANTES DEL EVENTO:
- Definición del Programa de Inauguración.
- Tarjetas para recepción en Aeropuerto.
- Alojamientos.
- Itinerario de llegadas.
- Personal de recepción y/o acompañamiento en Aeropuerto.
- Relación de invitados. Folders.
- Lista de confirmaciones de asistencia.
- Orden de precedencia para mesa de honor.
- Guión protocolar de ceremonia.
- Carteles de separación de asientos.
- Tarjetas de reserva de asientos.
- Tarjetas de invitación.
- Oficios a personalidades.
- Transporte para organizadores.
- Transporte para participantes.
- Transporte para recursos físicos y técnicos.
- Transporte para materiales a exhibir.
12. SERVICIOS PROTOCOLARES - DURANTE EL EVENTO:
- Inaugurador y Clausurador oficiales.
- Integrantes de Mesa.
- Maestro de Ceremonias.
- Equipo de recepción protocolar en evento. Útiles.
- Fotochecks de equipo humano de apoyo.
- Celulares o Nexteles.
- Coffee Break.
- Cocktail.
- Transporte para participantes.
- Transporte para expositores.
- Transporte asignado a personalidades invitadas.
- Transporte para visitas turísticas. Guía.
13. SERVICIOS PROTOCOLARES - DESPUÉS DEL EVENTO:
- Obsequios /flores.
- Placas, platos, etc. de reconocimiento.
- Cajas y/o papel para regalo.
- Almuerzos.
- Diplomas.
14. SERVICIOS PROTOCOLARES - LOGÍSTICA PARA ASPECTOS PROTOCOLARES:
- Mesa Principal.
- Paño, mantel.
- Sillas.
- Jarra con agua.
- Vasos.
- Servilletas.
- Tarjetas de mesa (rótulos).
- Folders con agenda, nombres de invitados especiales, etc.
- Banderines de mesa.
- Estandartes.
- Placas, bustos, etc.
- Telas para cubrir placas.
- Botella de champagne /pisco.
- Cintas, tijeras, etc. para inauguraciones.
15. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:
- Refrigerios para personal.
- Caja chica para gastos varios.