En el documento figura el escudo de la ciudad, en su parte superior la leyenda "República de Colombia" y en la parte inferior "Santiago de Cali". En nombre de la Alcaldía, el Secretario General, expone la decisión tomada en el Consejo de Gobierno, por la que se nombra Alcalde Honorario a una determinada persona. Al final del texto, se indica la fecha del acuerdo. Y al pie el visto bueno (VºBº) del Alcalde con su firma y la del Secretario General.
Las principales características que deben tener estos documentos, para seguir unas normas de uniformidad en cuanto a tamaños, tipos de letra, etc. son las siguientes:
Contiene modelos de la papelería propia para correspondencia protocolar y modelos de documentos que pueden servir por sí mismos o pueden servir de modelos para redactar otros.
El papel debe ser bond o lino de alta blancura, con excepción de los diplomas que pueden ser en pergamino o en papel pergamino.
La letra para cartas hechas en computador será la Times New Roman, número 12.
La letra para documentos protocolarios hechos en computador, será la English Vivaldi.
La letra para papelería impresa en tipografía será la English Vivaldi.