54. La comunicación y el protocolo.

La organización de un acto es tan compleja que no sólo hay que tener en cuenta los elementos propios del acto sino que a la hora de organizar el acto hay que conocer el objetivo del acto...

Manual de Protocolo Universitario. Universidad de Burgos.

 

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La comunicación y el protocolo.

La organización de un acto es tan compleja que no sólo hay que tener en cuenta los elementos propios del acto sino que a la hora de organizar el acto hay que conocer el objetivo del acto y en un porcentaje elevado llegaremos a la conclusión de que es necesario transmitir un mensaje con el acto, esta transmisión se conseguirá si conseguimos una trascendencia mediática.

El protocolo y la comunicación se necesitan mutuamente y deben trabajar de forma coordinada. Un acto de protocolo que no haya sido previamente dado a conocer a los medios de comunicación nunca tendrá éxito. Podrá tenerlo de puertas para adentro, hacia los invitados, pero no de puertas para fuera. Evidentemente, lo que más nos interesa es atraer la atención de los lectores, oyentes de radio y los telespectadores e internautas.

Nada mejor para ello que explicar a los periodistas todo lo concerniente a nuestra organización, el protocolo, sus fases, y detallarles de inicio a fin las partes del evento que hemos programado. Los periodistas saben poco de protocolo. Una gran mayoría de actos informativos que cubren se pueden denominar de protocolo. Un congreso, una presentación, una primera piedra, la visita de una autoridad, un acto académico, un encuentro de delegaciones políticas, un aniversario, una toma de posesión. La lista puede ser interminable, pero en todos estos casos la presencia de los medios y los periodistas es fundamental, y dicha convocatoria se hace mediante un acto concreto de protocolo.

En todos los actos hay ciertos elementos como la presidencia, los discursos, los invitados que generan declaraciones y, en definitiva, noticias. El buen jefe de protocolo debe conocer muy bien el trabajo de un jefe de prensa o debe trabajar muy unido a éste.

El proyecto previo de todo acto debe contar con la participación y opinión del jefe de prensa, a la hora de montar escenarios, iluminación, decoración nosotros somos los especialistas pero no por ello hay que olvidar a los jefes de prensa. Un buen jefe de protocolo tiene que pensar cuando organiza un acto, no sólo en los invitados sino también se debe pensar en los profesionales de los medios de comunicación como el cauce para que nuestro acto se proyecte hacia el exterior.

Es importante contar entre nuestros invitados con los directores, subdirectores o jefes de redacción y no menos con los que cubren las noticias diariamente. Posiblemente no asistan lo directivos de los medios pero el hecho de recibir la invitación dará pie a pensar que existe una buena organización en nuestra Institución.

A la hora de realizar el ensayo del acto no estaría mal que hiciéramos participar a los periodistas, ya que estaríamos contando con uno de los aspectos más importantes y es contar con una buena organización en cuanto a los medios de comunicación se trata.

Los medios de comunicación saben de la importancia de organizar los actos correctamente, sean de pequeña, mediana o gran magnitud.

Los medios de comunicación, según sea su categoría, deben contar siempre con un espacio específico dentro de todo acto de protocolo y con los medios técnicos de apoyo que se estimen necesarios.

Deberemos distinguir entre redactores, gráficos, cámaras, ayudantes de televisión y periodistas radiofónicos que necesitan básicamente el sonido del acto. Desde el punto que les situemos deberán tener una visibilidad completa hacia el escenario y las tribunas de invitados. No todos los edificios y escenarios cuentan con esta posibilidad, pero por nuestra parte deberemos estudiar las mejores fórmulas que faciliten su trabajo.

Las emisoras deberán contar con la posibilidad de recoger el sonido desde donde estén ubicados y tener un lugar sentado para poder tomar notas. Las televisiones deberán contar con una pequeña plataforma para que los invitados no les impidan captar imágenes sin interferencias. Si fuera necesario para la cobertura de nuestro acto contaremos con la opinión de los técnicos y entre todos intentaremos buscar otras ubicaciones que no perjudique ni a invitados y se encuentren un poco separados del público.

Es importante acordar junto con el jefe de prensa las ubicaciones y los lugares y momentos en que los fotógrafos podrán tomar sus instantáneas. Es imprescindible para la buena organización de un acto que los periodistas y fotógrafos pululen por la presidencia o se coloquen delante de un invitado, hay que facilitar su trabajo pero sin desmerecer nuestro acto.

Un buen trabajo en común y unos acuerdos adoptados de antemano entre el jefe de protocolo, el jefe de comunicación y los profesionales que cubrirán el acto es la clave para que el acto sea todo un éxito. Es de suma importancia que las relaciones con los medios recaigan en una sola persona, si lo hubiere, qué mejor que sea el jefe de comunicación. De esta manera, se garantiza la unidad de los mensajes y se evita el riesgo de que los medios perciban la sensación de falta de claridad o confusión. La multiplicidad de portavoces facilita la distorsión del significado.

 

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