Logística en las Reuniones. La mesa de reuniones
Es importante preparar la sala de reuniones, cuyo elemento principal es la mesa de reuniones, alrededor de la cual tiene lugar la reunión
Principales elementos a disponer en una mesa de reuniones
Debemos tener en cuenta lo importante que es preparar la sala de reuniones. Es el elemento principal es la mesa de reuniones. Si la mesa es de materiales nobles no debe cubrirse, si por el contrario, nos viéramos obligados a cubrirla lo haremos con una tela de color con el escudo o logotipo de la universidad y que llegue hasta el suelo.
Sobre la mesa se han de disponer los siguientes elementos:
- Un letrero con el nombre y cargo de los participantes, en tamaño fácilmente legible para el resto de participantes.
- Una carpeta con la documentación, hojas en blanco y encima el orden del día.
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- A la derecha un vaso ancho y un botellín de agua con sus correspondientes posavasos, el vaso estará más cercano y el botellín un poco más alejado, en diagonal, con el fin de que al coger el vaso no tirar el botellín.
- Si hubiera un regalo, y sus dimensiones son pequeñas en la parte derecha, se colocará en paralelo a la documentación. Si es de gran tamaño, se dispondrá de una mesa auxiliar en algún lugar de la sala cercano a la salida para que al final de la reunión cada uno pueda cogerlo.
- Si la mesa fuera muy grande se dispondrá micrófonos.
- Alargaderas si la mesa no dispone de conexiones para el ordenador portátil.
- Si fuera necesario colocar una pantalla para medios audiovisuales, esta se colocará en un sitio visible para todos.
Si se ofreciera un café es bueno preverlo al inicio de la misma, para lo cual se preparará un pequeño catering en una mesa auxiliar, al mismo tiempo nos servirá como momento de espera mientras van llegando todos los invitados y con el objeto de intercambiar impresiones antes de la reunión. Si fuera por la mañana es aconsejable que se acompañe de unas pastas, zumos y aguas. Si es una reunión de tarde se acompañará de unos chocolates pequeños o bombones.
Si la reunión se prevé larga, se puede disponer el servicio buffet en una sala contigua con el fin de que puedan tomarse un descanso puntual. Si así fuera, estaría bien que este buffet estuviera atendido por un camarero y que se sirva algún canapé que pueda cogerse con la mano. Si el descanso se hiciera todos al mismo tiempo, se aprovechará este tiempo para airear la sala, cambiar los botellines de agua y eliminar cualquier residuo que se haya podido originar.