03. Procedimientos.

La UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los procedimientos para sus actos protocolares, permitió que éstos fueran utilizados prevaleciendo los criterios personales...

Universidad de Oriente. Dirección de información y comunicación.

 

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4. Procedimientos.

Al presentar al Consejo Universitario de la Universidad de Oriente este Proyecto, es de resaltar que es el producto de una minuciosa investigación realizada por la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, Asesora de Relaciones y Protocolo, adscrita a la Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado, la cual se basó, entre otras, en la propia experiencia de la Institución, que desde sus primeros años desarrolló su Protocolo y Ceremonial tomando como ejemplo el de la Universidad Central de Venezuela, la más antigua del país y la más allegada a esta Casa de Estudios, pues casi todas sus autoridades provenían, en los primeros tiempos, de sus aulas y/o de su cuerpo profesoral.

La UDO, al no normar ni reglamentar en su respectiva oportunidad los procedimientos para sus actos protocolares, permitió que éstos fueran utilizados prevaleciendo los criterios personales ante el deber ser que implica el Protocolo.

En el año 1986, el Rector Pedro Augusto Beauperthuy instruyó para que fuese elaborado un Instructivo para la Organización de Actos Solemnes de la Institución. Basándose en dicha solicitud, la Licenciada Nancy Jiménez de Trujillo, como Jefe de Relaciones Públicas de la Oficina de Información y Relaciones Públicas del Rectorado, elaboró un Manual para esa oficina, referido a las Relaciones Públicas y Protocolo, como trabajo de ascenso para optar a la Categoría de Profesional Administrativo III, en el año 1987. Este material desde entonces ha venido utilizándose en la Universidad como guía para la realización de los actos académicos.

Dos años después, en 1988, y como complemento a lo anterior, la Licenciada Guadalupe Berrizbeitia, Directora de Servicios Estudiantiles en esa fecha, presentó un programa destinado a impartir cursos sobre Protocolo y Ceremonial Universitario a los estudiantes que colaboraban en esa área. Se les denominaba: Edecanes Universitarios, y hoy en día son los ayudantes técnicos y ordinarios que cumplen con esa actividad protocolar en todos los Núcleos de la Institución.

Surge, ese mismo año, como consecuencia de las ideas anteriores, el Grupo de Protocolo del Núcleo de Nueva Esparta, el cual en poco tiempo consigue destacarse y consolidarse, dada la responsabilidad y efectividad manifestada en el área, logrando motivar a las autoridades para que, en el año 1998, por Resolución CU-023-98, se aprobara la creación de la Coordinación de Protocolo para el Núcleo de Nueva Esparta, extensiva a los demás Núcleos, teniendo en cuenta las particularidades que, en esta materia, corresponde a cada Núcleo.

Es de destacar que, aún cuando la Universidad cuenta con un personal profesional idóneo, que maneja el área de Protocolo a través de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa del Rectorado y de las Delegaciones de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, no es menos cierto que la dinámica de gerenciar eventos ha sorprendido a este personal por la carencia de un instrumento legal que le permita aplicar las normativas de Protocolo bajo un criterio uniforme.

De allí la necesidad de la aprobación de un proyecto de esta naturaleza, que sería la respuesta al planteamiento de la Rectora Veridiana González Contreras, para desarrollar con éxito la realización de los ceremoniales de la Institución, y contribuir a la proyección de una positiva imagen de la Universidad. No hay que olvidar que la imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa, que se forman las audiencias con relación a personas o instituciones.

Por otra parte, en atención a lo anteriormente planteado y como complemento a los procedimientos previamente citados, la Dirección de Información y Comunicación Corporativa efectuó reuniones en distintas ocasiones con las Autoridades Rectorales, especialmente con la Rectora y el Secretario, Decanos, y los Delegados de Información y Comunicación Corporativa de los Núcleos, para intercambiar experiencia, revisar y agregar nuevos conocimientos al contenido del texto del Proyecto de Manual de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de Oriente.

Hoy, al entregar a las máximas instancias de decisión de la Universidad de Oriente el producto final de la investigación, hay que resaltar que la estructura del mismo fue sugerida por el Licenciado Francisco Zapata Manrique, Profesor Titular jubilado de la Universidad de Oriente, Especialista en Metodología de Investigación de las Ciencias Sociales, a quien se agradece su cooperación.

Igualmente hay que destacar que la revisión y corrección de este trabajo recayó en la Licenciada Doris Poreda de Sánchez, profesora de la Escuela de Humanidades y Educación del Núcleo de Sucre de la Universidad de Oriente, a quien reconocemos su dedicación y colaboración.

El Proyecto quedó conformado de la siguiente manera:

I. Introducción, que contiene resumidamente: Situación estudiada, Motivos y Justificaciones del trabajo; Procedimientos utilizados para su estructuración y Objetivos que con él se persiguen.

II. El Manual de Protocolo propiamente y algunas definiciones conceptuales que se creyó conveniente destacar para facilitar la comprensión al lector.

III. Aspectos Fundamentales que deben ser considerados en el Protocolo Universitario

y IV. Algunas Recomendaciones que se estimaron pertinentes hacer; cerrando el trabajo con información complementaria anexa.

Planteada la situación, establecidas las justificaciones pertinentes al caso, e indicados los procedimientos hechos a lo largo de esta Introducción, se trazaron los objetivos buscados en este trabajo, los cuales se indican a continuación:

 

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