55. Infraestructura.

Elementos necesarios para llevar a cabo los actos.

Universidad Tecnológica de Pereira - Facultad de Ingeniería Industrial.

 

Imagen Protocolo y Etiqueta protocolo.org

6.4 Infraestructura.

Para llevar a cabo un acto se tendrán en cuenta los siguientes elementos:

- Época del año en que se realiza.

- Cantidad de personas que participarán.

- Accesos desde aeropuerto y avenidas.

- Tiempo que se tarda en llegar al lugar.

- Ventilación, calefacción.

- De acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad ó en las cercanías de la misma (por ejemplo, en un lugar alejado de la ciudad).

- Qué actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado.

- Con que recursos y/o servicios se disponen en el lugar que se selecciona y que lo circundan.

- Con respecto al acceso al lugar, debe ser de fácil ubicación, con diversas posibilidades de ingreso, ya sea por calles, avenidas, etc.

- Que sea un lugar conocido, no necesariamente por los que participarán, sino, en caso de ser necesario consultar a alguien, éste pueda indicar correctamente el lugar.

- Puede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma más fácil de llegar al lugar.

- Baños públicos: Debe tener un fácil acceso, de rápida identificación (bien señalizado) y bien presentado.

- La ambientación y decoración del lugar da el clima, el marco a la ceremonia ó evento, estos dos elementos acompañan a quienes participan de la reunión. Es la adecuación del espacio donde se aplicará el protocolo. Ambientación y decoración conforman el ceremonial.

Los elementos que debe incluir este punto son:

a. Ornamentación.
b. Banderas.
c. Pendones.
d. Arreglos florales, etc.

La iluminación y el sonido son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno de ellos generará el deslucimiento de todo lo organizado.

Las luces y sonido serán chequeados con antelación antes del comienzo de la ceremonia. Un discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posición de una luz, generará, no solamente descontento en el público, sino a quien sé este perjudicando.

Las herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el máximo de eficacia en las comunicaciones son:

a. Micrófonos.
b. Equipo audiovisual.
c. Video Beam.
d. Grabadoras.
e. Pantalla.
f. Circuito cerrado de televisión.
g. Circuito cerrado para grabación de sonido.
h. Poseer diversos lugares de toma corrientes (120 - 240 volts)
i. Es relevante tener cerca acceso a teléfonos, fax, internet.
j. Instalaciones y equipos para traducciones simultáneas.

 

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