Romain Serman: consejos de etiqueta para la era digital
No solo es una cuestión de no hacer perder el tiempo a la gente con textos muy extensos. Es una cuestión práctica ...
Comunicaciones efectivas en la era digital
En un estupendo artículo del señor Romain Serman (ex-cónsul de Francia en San Francisco) hemos podido leer que aboga, con bastante acierto, por darle un importante grado de pragmatismo a las comunicaciones electrónicas. Hay que dejarse de amplios dossiers y extensos correos electrónicos 'e-mails', afirma el señor Serman. El tiempo es oro y no lo podemos malgastar.
Romain nos ofrece una serie de pautas para tratar de tener una comunicación mucho más eficaz. Este "método" se basa en tres sencillas preguntas que debemos hacernos antes de escribir un correo electrónico -email- o cualquier otro tipo de comunicación electrónica:
¿Qué hacemos y quienes somos? - Debemos emplear solamente dos líneas para contestar a esta pregunta. Es una forma de 'identificarnos' de una forma rápida.
¿Por qué es interesante o atractivo el tema? - Podemos escribir dos o tres líneas con las explicaciones oportunas para contar el proyecto u objetivo del correo o propuesta, no se necesita más.
¿Qué queremos? - Una o dos simples líneas serán más que suficientes para hacer una solicitud o una petición de recursos, apoyos, contactos, etcétera, para lograr el objetivo propuesto.
Romain indica, que si redactamos un correo interno, para un jefe o un superior, la primera pregunta incluso la podríamos eliminar. Si nuestro jefe no sabe lo que hacemos y quienes somos tiene un problema muy grande. Mucho mayor que el de tener que leer un extenso correo electrónico, afirma con cierta ironía Romain Serman.
3 puntos importantes para tener una buena comunicación en los negocios
Estas tres simples preguntas, que bien utilizadas sirven para tener una comunicación eficaz y sencilla, las podríamos trasladar al mundo de los negocios. ¿Cuáles serían las tres preguntas que podrían funcionar a la perfección en el mundo de los negocios? Para Romain Serman serían:
¿Qué pretendemos? ¿A qué aspiramos?
Hay que escribir acerca de lo que uno quiere. Hay que transmitir a los receptores de un mensaje la pasión por un proyecto o una idea. Hay que tratar de conectarse emocionalmente con las metas que perseguimos de una forma tan apasionante como lo sentimos o como lo vivimos nosotros mismos.
"La forma más efectiva de involucrarse con la gente y crear conciencia es 'tocar' su lado más emocional. Es la mejor manera de vender".
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¿Por qué es importante lo que proponemos?
Expresar nuestros deseos es una forma de involucrar a las personas en nuestro proyecto, pero tiene que haber algo más. Resaltar lo valioso que es el plan o la idea propuesta; hacer ver lo interesante que puede ser para un determinado sector o mercado; ofrecer una confianza y una seguridad. La importancia de un proyecto no solo se mide en términos económicos. También es muy conveniente tener en cuenta otros factores como los beneficios sociales, ambientales, culturales, etc. que pueden verse potenciados por un determinado proyecto.
¿Qué medidas hay que tomar para llevar a cabo esa idea?
Si las dos primeras preguntas: "qué pretendemos" y "por qué es importante" han quedado bastante claras y sus respuestas bien definidas, solo queda abordar el tercer punto: "qué medidas tomar", lo que se tiene que hacer. Lograr que una idea o un proyecto salga adelante tiene una relación muy directa con dar los pasos adecuados para ejecutar el plan trazado.
La etiqueta en las reuniones de negocios
Ser breves en nuestras comunicaciones, no solo es una cuestión para no hacer perder el tiempo a la gente con textos muy extensos. Es una cuestión práctica, debido al constante aumento en el uso de dispositivos móviles en los que el espacio es muy importante.
En una pequeña pantalla debe ser posible ver, de un solo vistazo, lo más importante de un mensaje. Tener que realizar acciones adicionales para ver el resto del texto pueden llegar a colmar nuestra paciencia, sobre todo cuando le sobra mucha "literatura" al mensaje.
La puntualidad tan importante como la brevedad de un mensaje
Si no queremos que la gente pierda el tiempo leyendo mensajes muy extensos, podemos convocar una reunión. Pero en estos casos, tampoco es correcto hacer esperar a la gente que asiste a una reunión. Por eso la puntualidad es tan importante en cualquier ámbito. La puntualidad además de ser "obligatoria" es una forma de proyectar una imagen más profesional y seria de una persona y de la empresa a la que representa.
El señor Serman, cita como ejemplo una conocida empresa de capital riesgo americana que ha informado que multará a los empleados que lleguen tarde. Se multará por cada minuto que lleguen tarde a una reunión o cita.
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Ahora bien, una vez "metidos en harina" la brevedad anteriormente aludida no tiene nada que ver con la parquedad en palabras y explicaciones. Debemos ofrecer todo tipo de explicaciones y aportaciones que sean buenas para un proyecto o idea, pero hay que desarrollarlas en el momento apropiado. Puede que en un correo electrónico o en cualquier otro tipo de comunicación electrónica no sea la forma más apropiada de hacerlo, en algunas ocasiones.
Tener en cuenta estos sencillos consejos de cuasi-etiqueta pueden ayudar a una persona o equipo a triunfar, no solamente en Silicon Valley sino en cualquier otro lugar del mundo.