Protocolo de los actos. El orden del acto
Cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia al orden del acto (contenido) y a la colocación de invitados
El orden en los actos. Colocar a los participantes - invitados
Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a dos cuestiones esenciales:
- orden del acto (contenido),
- y colocación de invitados.
Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y las características del local donde se celebre.
Orden de acto
Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los programas.
En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales (a los que nos referiremos en otro capítulo).
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Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que preside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.
Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su puesto, aunque los demás intervengan desde un atril.
El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conducción del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido.
Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía con voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelación de los intervinientes fuera muy similar.
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Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra..." . Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etcétera.