Protocolo mesas negociación. Tipos de posiciones para negociar. Mesas de negociación o de trabajo
Las mesas de negociación pueden 'decirnos' muchas cosas en función de su forma y la distribución de sus sitios
Posiciones de los participantes en una mesa de negociación o de trabajo
Protocolo empresarial mesas de negociación o trabajo
Las reuniones de trabajo, bien sean con personal de la empresa o con participantes de otras empresas o instituciones, son muy importantes. Por esta razón, la elección de la mesa y la ubicación de sus participantes pueden ser claves.
Crear un buen clima para el desarrollo de una negociación antes de sentarse a la mesa es muy relevante para su éxito. Demostrar una buena educación, una correcta atención hacia los participantes y poner en práctica los buenos modales son una estupenda base para crear este buen ambiente de trabajo.
Una buena organización no debe dejar que los participantes se sienten a su libre elección. Un buen anfitrión debe indicar a cada persona dónde tiene que sentarse.
Te puede interesar: Negociar de forma correcta y educada. Etiqueta en los negocios
Dependiendo de lo que se quiera 'transmitir' la mesa se organizará de una otra manera. También, como hemos dicho, va a influir bastante la forma de la mesa.
Dos aspectos muy importantes a tener en cuenta antes de una reunión de trabajo o mesa de negociación serían:
1. Conocer el motivo de la reunión. Hay personas que acuden a una reunión sin saber muy bien cuál es objetivo de esa reunión.
2. Quién es quién. Se deben saber los nombres y algunos otros datos de interés de las personas con las que se van a sentar a la mesa. No es muy apropiado ni aconsejable sentarse con 'desconocidos' a una mesa de trabajo o negociación.
La distribución de asientos suele tener su base en el organigrama de la empresa o institución. Pero pueden darse ciertas condiciones o aspectos -de interés para el anfitrión u organizador del encuentro- que pueden establecer otros criterios para ordenar a los participantes.
Tipos de posiciones en una mesa de negociación o de trabajo
1. Posición colaborativa.
Se coloca a la otra persona a la derecha, con independencia del tipo de mesa que sea. Es la posición que demuestra predisposición a negociar. Indica que se está dispuesto a cooperar. Puede ser una posición que se tome después de unos días de negociación. Cuando se acercan las posturas se puede pasar de la posición defensiva-competitiva a la posición colaborativa. O bien, se puede pasar a la posición conversacional.
2. Posición defensiva o competitiva.
Los participantes se sientan uno frente a otro. A mayor distanciamiento mayor demostración de competitividad y rivalidad. Habitual en las negociaciones con delegaciones de empresas o instituciones oficiales. También se la conoce como una posición de confrontación.
3. Posición conversacional o semicolaborativa.
Facilita la comunicación. Una persona se coloca en ángulo recto con respecto a la otra. Es una forma de colaborar, pero dejando que se pueda mirar a la otra persona a intervalos. Puede desviar la mirada en algunos momentos para relajar ciertas tensiones que se pueden dar durante la jornada. Es la mejor posición a tomar cuando se come con un cliente. Colocarse uno frente al otro -aunque se hace muy a menudo- genera demasiada 'intensidad' al tenerse que mirar con mayor insistencia, que en la posición que hemos indicado de ángulo recto.
4. Posición independiente o diagonal.
Es la posición que se adopta cuando se quiere pasar desapercibido o no ser molestado. Se busca el aislamiento. Es una posición muy típica que podemos ver en grandes espacios, como bibliotecas o ferias con largas mesas, donde la gente suele optar por tomar esta posición. Según los expertos, es una acción que hacemos de forma inconsciente.
5. Posición única jerarquizada.
Se suele dar en mesas rectangulares y ovaladas donde solo hay una presidencia. Habitual en los consejos de administración, comités de dirección, reuniones con asociados o delegaciones, etcétera. Suelen ser las mesas 'más formales'. Se trata de transmitir autoridad y poder.
Es posible, si se quiere transmitir más 'igualdad' que autoridad, que se elija una presidencia francesa. Es decir, que la persona de mayor relevancia se coloque en el centro la mesa.
La mesa redonda es la mejor elección para una mesa de trabajo o negociación colaborativa. Todos los participantes se ven, pueden hablar mirándose a la cara y transmite una sensación de mayor igual entre los participantes. Es ideal, también, para las comidas de negocios de varias personas.
Por último, no hemos hablado de mesas con formas especiales como las poligonales, forma de peine, etcétera que suelen ser utilizadas para negociaciones o reuniones más complejas cuando participan varias delegaciones o grupos de personas de diferentes empresas o instituciones.