Visitas de empresa. Cómo ser un buen anfitrión
En las relaciones entre empresas es algo habitual realizar visitas por el motivo que sea. Presentaciones de nuevos productos o servicios, renovar o negociar nuevos acuerdos, ver las instalaciones, asistir a la inauguración de una nueva línea de producción o de un nuevo punto de venta, etcétera.
Si recibimos la visita de algún ejecutivo o empleado de otra compañía debemos cumplir con unas cuantas reglas de cortesía para quedar como un perfecto anfitrión empresarial.
Reglas a tener en cuenta para las visitas de empresa
1. Si el visitante no viaja en su coche particular es un buen detalle esperarle en la estación de tren, autobús o irle a recoger al aeropuerto. Si viene en su propio automóvil, es correcto ofrecerle un coche guía para que le lleve hasta su punto de destino -nuestras instalaciones o el hotel donde se alojará-.
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2. Si le buscamos en el punto de llegada le podemos acompañar en un vehículo de la empresa, alquilado o en un taxi, hasta su hotel o hasta las oficinas de la empresa, si tenemos que hablar de negocios o acudir a un determinado evento -como una presentación o una inauguración, por poner un ejemplo-.
3. Si ya conoce a alguien de nuestra empresa, la mejor opción es que sea esta persona la que vaya a recibirle. Es una buena forma de establecer un 'enlace' entre la empresa y esta persona.
4. Si el invitado ha tenido un viaje muy largo, es correcto ofrecerle algo para tomar, o bien invitarle a almorzar o a cenar. También le podemos preguntar si prefiere descansar y evitarle cualquier compromiso "social" durante algunas horas.
5. Tanto en nuestro despacho como si vamos al despacho u oficina de otra persona, es correcto salir de detrás de la mesa para saludar.
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6. Si el cliente viene acompañado y somos buenos previsores, podemos tener un programa "alternativo" para su acompañante -sea hombre o mujer, da lo mismo-. Este programa puede correr a cargo de personal de la empresa o incluso puede ser alguien de nuestra propia familia, o bien un profesional contratado para tal fin -un cicerone profesional-.
7. A la hora de partir también es correcto facilitarle un medio de transporte para llegar al aeropuerto o a la estación de tren o de autobús, si no ha viajado en su propio vehículo.
En los casos que hemos mencionado anteriormente el pago por cualquier servicio debe correr a cargo del anfitrión -transporte, invitaciones a comer, hotel, etcétera-. No se deben pagar los gastos personales como tabaco, revistas o periódicos, regalos, etcétera, o bien gastos de actividades privadas del invitado.
Hemos hablado de visitas de empresa, pero referidas a clientes. En los casos de visitas de autoridades o personalidades importantes, como el ejemplo mostrado en la foto de la portada del artículo, los servicios de protocolo se pondrán de acuerdo para organizar todos los detalles de la visita.