Las 4 Aes que todo buen organizador de eventos debería tener en cuenta
Los eventos bien organizados no dejan nada al azar. Todo está previsto, hasta los 'imprevistos'
Características esenciales para organizar un evento de éxito
Antes de nada indicar que organizar un evento es una labor compleja que requiere un arduo trabajo para su preparación. Aquí os ofrecemos unos consejos generales como base para el desarrollo de un evento de éxito, aparte de las muchas cuestiones técnicas que son imprescindibles en la organización de cualquier evento.
La puesta en escena de un evento debe ofrecer a todos los participantes un entorno apropiado, amable, agradable y animado para sentirse cómodos y perfectamente integrados. Lo que hemos denominado las cuatro 'Aes'.
La importancia de tener en cuenta las 4 'Aes'.
Un organizador de eventos debería tener en cuenta todos estos puntos cuando organice un evento. Cuando se falla en alguno de estos puntos, es posible que la experiencia de los participantes no sea tan positiva como se esperaba. Vamos a ver, de una manera resumida, estas 4 'Aes' tan importantes a tener en cuenta para generar un buen evento.
1. Entorno apropiado.
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Elección de lugar adecuado donde se garantice la accesibilidad, la seguridad, la capacidad, la iluminación, etcétera. Todo para lograr una producción de calidad. Por ejemplo, un espacio demasiado grande o demasiado pequeño puede ofrecer una imagen muy desvirtuada del evento a los participantes.
2. Entorno amable.
Crear una atmósfera respetuosa donde los participantes se sientan cómodos y, en cierta medida, un poco protagonistas del evento. Los asistentes tienen que notar que son tratados con respeto. Para ello hay que tener el personal adecuado para garantizar una buena atención. El personal debe ser muy profesional y se les debe proveer de todo lo necesario para brindar la mejor experiencia posible a los participantes.
3. Entorno agradable.
La decoración, la comodidad, los servicios de apoyo y cualquier otro 'valor añadido' son puntos positivos para hacer más agradable la estancia de los participantes. No solo el programa cuenta. Un hermoso entorno hace mucho más agradable cualquier tipo de encuentro. Genera actitudes mucho más positivas y participativas.
4. Entorno 'animado'.
Actividades dinámicas, pero no únicamente relacionadas con el evento, sino con otras actividades sociales que ayuden a participar y a relacionarse entre los participantes. Además de hacer networking, se debe tener un tiempo de relax y ocio para desconectar temporalmente de las programaciones 'oficiales' del evento.
Adicionalmente, a estas 4 importantes 'Aes' vamos a dar dos sugerencias más.
Ofrecer la posibilidad de una participación virtual
La 'sombra' de la pandemia ha dejado a muchas personas con una cierta desconfianza e incluso miedo a participar en eventos presenciales. Sería oportuno ofrecer la opción de una participación virtual para aquellas personas que están interesadas en el programa del evento, pero que no desean asistir de forma presencial.
Paneles informativos. Información clara y precisa
Diseñar un mapa claro del lugar donde tiene lugar el evento. Se deben colocar estos mapas o paneles informativos en lugares bien visibles. Estos mapas garantizan que todos los asistentes y todo el personal está informado sobre dónde se encuentran las salas de conferencias, los baños, las salidas de emergencia, los espacios donde hay comida y bebida, las salas de descanso, etcétera, lo que hace que la experiencia sea perfecta y positiva.
Para terminar, debemos recordar que si los asistentes a un evento sienten que sus necesidades están siendo bien atendidas y cubren sus expectativas, entonces los organizadores del evento han hecho un buen trabajo.